Handig invullen, afdrukken en verzenden
Door meerdere teamlidbladen te selecteren kun je meerdere bladen tegelijk invullen, afdrukken en verzenden. Om meerdere werkbladen gelijktijdig te bewerken, moet je ze eerst selecteren. Lees hieronder hoe je dat doet en over andere tips die het werken met de planner gemakkelijker maken.
Het selecteren van werkbladen
Het selecteren van aaneengesloten werkbladen
Selecteer de tab van het eerste werkblad dat je wilt bewerken. Selecteer vervolgens met ingedrukte Shift-toets de tab van het laatste werkblad dat je wil bewerken. De tabs van de geselecteerde werkbladen zijn nu wit – zie voorbeeld hierboven.
Het selecteren van verspreide werkbladen
Selecteer de tabs van de verspreide werkbladen die je wilt bewerken met ingedrukte Ctrl-toets.
Het opheffen (deselecteren) van een selectie
De selectie hef je weer op door op een willekeurige nietgeselecteerde tab te klikken. Heb je alle tabs geselecteerd, rechtsklik dan op een willekeurige tab en kies in het snelmenu dat dan verschijnt op de optie ‘Groepering bladen opheffen’.
Meerdere geselecteerde werkbladen afdrukken
Geselecteerde werkbladen afdrukken op papier
Selecteer de werkbladen die je wilt afdrukken en klik in het snelmenu op een icoon* of linksboven in de menubalk op ‘Bestand‘. Kies in het laatste geval in het menu dat nu verschijnt ‘Afdrukken‘ en kies dan je printer en eventuele andere afdrukopties als bijvoorbeeld dubbelzijdig afdrukken**, enz..
*Zie hieronder bij ‘Welke icoontjes zijn handig in het snelmenu?’
**Dubbelzijdig afdrukken is handig bij teamlidbladen. Selecteer in dat geval alleen teamlidbladen, anders loop je kans dat de voor- en achterkanten van de afgedrukte teamlidbladen niet bij elkaar passen.
Geselecteerde werkbladen afdrukken als PDF 
- Bij de eerste optie worden de geselecteerde werkbladen als aparte PDF-bestanden opgeslagen. Elk bestand krijgt automatisch de naam van het werkblad voorafgegaan door het betreffende schooljaar.
- Met de tweede optie kun je meerdere geselecteerde werkbladen als één PDF-bestand afdrukken. Je kiest zelf de naam voor het bestand en de plaats in je documentenmap waar het bestand moet worden opgeslagen.
- Met de derde optie worden de werkbladen WVP, lesurenberekening, formatieoverzicht, groepsverdeling en activiteitenoverzicht als één PDF-bestand afgedrukt.
PDF-bestanden (of andere bestanden) naar geselecteerde teamleden sturen
- Met de vierde optie kun je naar de geselecteerde teamleden een al bestaand PDF- of willekeurig ander bestand sturen. Deze optie is dus niet alleen handig als je meerdere teamleden de PDF van een bepaald werkblad of het WVP wil sturen, maar kun je ook gebruiken als je een willekeurig ander bestand in één keer naar meerdere teamleden wilt versturen.
- Bij de vijfde optie wordt per geselecteerd teamlid automatisch een PDF van het teamlidblad gemaakt en onmiddellijk naar het betreffende emailadres* verstuurd. Elk teamlid ontvangt dus alleen de PDF van het eigen jaartaakoverzicht. De hierbij gemaakte PDF-bestanden blijven in deze optie na verzending niet bewaard.
Deze twee laatste opties zijn uiteraard alleen mogelijk bij geselecteerde teamlidbladen waarop het emailadres is vermeld. Een ontbrekend emailadres leidt tot een foutmelding. De twee verzendopties werken alleen wanneer Outlook op je pc of laptop is geïnstalleerd.
Welke icoontjes zijn handig in het snelmenu?
Werkbalk snelle toegang aanpassen – klik hierop voor het kiezen of verwijderen van de onderdelen van het snelmenu.
Opslaan – Klik hierop om de ingevoerde tussentijds gegevens op te slaan of vóór het afsluiten.
Opslaan als– Klik hierop als je de planner onder een andere naam wilt opslaan. Na het opslaan werk je automatisch verder in het nieuwe bestand; de planner onder de oude bestandsnaam blijft behouden. Maak een nieuwe snelkoppeling als je voortaan met het nieuwe bestand verder wilt werken.
Snel afdrukken – Klik hierop als je het actieve werkblad of de geselecteerde werkbladen wilt afdrukken.
Afdrukvoorbeeld en afdrukken – Je ziet hoe de afdruk er uit komt te zien en je kunt uit alle afdrukopties kiezen.
Typen ongedaan maken of herhalen – De pijl naar links maakt het laatst getypte ongedaan en de pijl naar rechts herhaalt dit weer. Het ongedaan maken (pijl naar links) is handig als er iets verkeerd is gegaan.
Meerdere teamlidbladen tegelijk invullen
Wanneer op meerdere teamlidbladen hetzelfde moet worden ingevuld, bespaar je enorm veel tijd door dit in één keer in te vullen op meerdere geselecteerde teamlidbladen tegelijk.
Dit werkt alleen bij gelijksoortige teamlidbladen, dus óf bij nr. 1 t/m 100, óf bij nr. 101 t/m 120.
Kies dus nooit teamlidbladen van 1 t/m 100 en 101 t/m 120 nooit door elkaar.
Het maken van dezelfde opmerking in het opmerkingenvak
- Selecteer de betreffende teamlidbladen;
- Vul de opmerking in het opmerkingenvak in;
- Deselecteer tenslotte de geselecteerde teamleden weer.
Denk er aan dat eventueel eerder ingevulde opmerkingen op de geselecteerde teamlidbladen overschreven worden. Vul dus eerst de opmerkingen in die op alle of meerdere teamlidbladen moeten komen en vul deze daarna eventueel individueel aan.
Selecteer ook in dit geval de teamlidbladen van nummer 1 t/m 100 en 101 t/m 120 altijd apart!
Het invullen van extra uit of in te roosteren les- en/of arbeidsuren in rubriek E of F op de teamlidbladen
Wanneer bij meerdere teamleden les- en/of arbeidsuren extra uit- of ingeroosterd moeten worden, selecteer je de betreffende teamleden en vul je de gegevens in de betreffende rubriek E of F in.
Wanneer bijvoorbeeld is afgesproken dat alle teamleden in de zomervakantie een aantal dagen op school zijn, vul je op deze wijze bij alle teamleden (dus 1 t/m 100 óf 101 t/m 120) in één keer de omschrijving en de arbeidsuren van deze dagen in in rubriek F.
Doe dit alleen op de eerste regel van deze rubriek als er nog bij geen enkel teamlid in deze rubriek iets is ingevuld, anders wordt dit overschreven. Als er bij sommige teamleden in de betreffende rubriek al iets is ingevuld, kies je, als deze nog bij iedereen leeg is, beter de onderste regel.
Het invullen van eenzelfde PDI- of Overige takenactiviteit op de 2e pagina van meerdere teamlidbladen
Bij het invullen van eenzelfde activiteit op de tweede pagina van meerdere teamlidbladen tegelijk, kan geen gebruik worden gemaakt van het invoerformulier. De activiteit moet daarom in dat geval handmatig worden ingevoerd. Zorg er voor dat de betreffende activiteit(en) ook is/zijn opgenomen in de PDI- of o.t.-lijst en dat deze identiek gespeld zijn (dit is belangrijk i.v.m. het maken van overzichten, want alleen activiteiten die (identiek gespeld) zijn opgenomen in de lijst PDI of Overige taken, worden opgenomen in de overzichten).
Ga als volgt te werk:
- Selecteer de betreffende teamlidbladen;
- Vul op de onderste* regel van de betreffende rubriek de activiteit in én het bijbehorend aantal uren;
- Deselecteer tenslotte de geselecteerde teamlidbladen weer.
Wanneer de activiteit nog niet in één van de twee lijsten was opgenomen, voer je deze daar alsnog (identiek gespeld!) in.
*) Door de activiteit op de onderste regel van de rubriek in te vullen (aangenomen dat deze bij iedereen nog leeg is) voorkom je dat al ingevulde activiteiten overschreven worden. Na het verder invullen of sluiten en weer openen van de planner, worden deze rubrieken A en B automatisch gesorteerd.