De planner Taakberekening-PO

Het inroosteren van het team gebeurt in drie stappen:

Als eerste vul je het eerste werkblad (Lesurenberekening) in.

Op het tweede werkblad (Formatieoverzicht) voer je de teamleden met hun gegevens in.

De ingeroosterde les- en arbeidsuren zijn nu van elk teamlid berekend. Op de teamlidbladen kunnen nog les- en/of arbeidsuren extra worden in- of uitgeroosterd, er kan een individuele opslagfactor worden toegepast en op de tweede pagina kunnen de activiteiten duurzame inzetbaarheid, professionalisering en overige taken worden ingevuld.

Stap 1 – de Lesurenberekening
Stap 2 – het Formatieoverzicht
Stap 3 – de Teamlidbladen
Wat kun je nog meer met deze planner doen?

1. De Lesurenberekening

Toelichting: alleen op de gekleurde cellen kun je gegevens invullen. Alle overige vermelde uren worden automatisch berekend.

Rubriek A - het lesrooster

In deze rubriek vul je het wekelijks lesrooster in. Je kunt de groepen in maximaal 2 bouwen met verschillende lestijden verdelen. Bij gelijke lestijden in alle groepen vul je alleen de kolommen onder lestijden 1 in. Het totaal zonder vakanties en losse vrije dagen of studiedagen wordt berekend. De lesuren van resterende eventuele extra mee te tellen dagen (29 -schrikkeljaar- en 30 september) worden automatisch berekend.

De berekeningsperiode loopt van 1 oktober t/m 30 september, zodat alle vakanties allemaal in hun geheel binnen deze periode vallen en elk berekeningsjaar ongeveer evenveel lesuren telt.

Rubriek B - de héle vakantieweken

Eerst kies je je vakantieregio en klik je ernaast op de knop ‘bevestig regio’; de landelijke vakantiedata zijn nu automatisch ingevuld. Je kunt het aantal vakantieweken aanpassen, evenals de eerste maandag van een vakantie. Er kan nog één extra vakantie worden toegevoegd mits deze minimaal één hele week duurt.

Rubriek C - de losse vakantie- en studiedagen

Hier vul je alle losse feest- en overige vakantiedagen in. Bij studiedagen verander je de ‘v‘ van vakantie in een ‘s‘ van studiedag. Hierdoor weet de planner dat op de teamlidbladen de lesuren van de studiedagen niet meetellen, maar de arbeidsuren wél (want een studiedag is geen lesdag, maar wél een werkdag).

Let op: vrije dagen of studiedagen die in augustus of september vallen (dus vóór 1 oktober) vul je hier om praktische redenen wél in. Wanneer je dit elk jaar consequent zo doet heeft dit geen gevolgen voor de berekening van de netto onderwijstijd in 8 leerjaren en kunnen deze dagen bij de teamleden gewoon worden meegeteld in de berekening voor het betreffende schooljaar. Klik hier voor meer informatie hierover.

Rubriek D - overige uit te roosteren dagdelen en uren

Uit te roosteren uren of dagdelen kunnen hier worden ingevuld. Wanneer je in rubriek C regels te kort kwam, kun je de betreffende dagen ook hier invullen. Je moet hier wel de betreffende uit te roosteren lesuren en eventuele arbeidsuren (wanneer het ook voor de teamleden een vrije dag is) handmatig invullen. In dit voorbeeld is de vrijdagmiddag vóór de voorjaarsvakantie uitgeroosterd.

Omdat de teamleden die middag wél op school zijn, zijn de arbeidsuren niet ingevuld. Wanneer het team die middag ook vrij zou zijn, zouden hier de arbeidsuren van de vrijdagmiddag zijn ingevuld. Op de teamlidbladen worden deze arbeidsuren dan automatisch niet meegeteld bij de teamleden die op vrijdag hun vaste werkdag hebben.

Rubriek E - netto lestijd

Na invulling van de voorgaande rubrieken is nu per bouw de netto lestijd van de leerlingen berekend. Onderaan wordt deze geëxtrapoleerd over 8 leerjaren, zodat je kunt zien of het rooster over 8 jaar voldoet aan de minimale urennorm (7520 uur) en hoeveel marge-uren er gemiddeld per jaar overblijven. Een jaarlijkse marge voor calamiteiten van ongeveer 10 lesuren is gebruikelijk (over 8 jaar dus 80 uur).

Bij gelijke lestijden in alle groepen volstaat een jaarlijkse lestijd van 940 uur. Inclusief een marge van 10 uur duurt een schooljaar dus idealiter ongeveer 950 uur. Aan de overblijvende marge kun je dus zien of het lesrooster voldoet aan de minimale lestijd van 7520 uur in 8 jaar. Deze marge is een indicatie en zal elk jaar enigszins verschillen.

Hoe meer lesuren je boven de 950 uur inroostert, hoe meer lesuren leerkrachten bij eerste inroostering boven hun maximale lestaak zullen worden ingeroosterd, hoe meer lesuren je dan zult moeten uitroosteren en vervangen en hoe duurder je formatie dus wordt!

Rubriek F - settings

In deze rubriek staan een paar kengetallen waarop de planner de berekeningen uitvoert. De maximale lestaak van 940 uur en het opslagpercentage (de opslagfactor) kun je in overleg met het team eventueel aanpassen aan de schoolafspraken. Met een eventuele grotere lestaak moet elke leerkracht individueel instemmen. De opslagfactor wordt door het team vastgesteld.

Wanneer je het inroosterpercentage van de arbeidsuren van de voltijders (na volledige inroostering) invult, wordt op elk teamlidblad het aantal in te roosteren arbeidsuren getoond waarmee de deeltijder verhoudingsgewijs even lang plaats – en tijdgebonden zou zijn ingeroosterd als een voltijder. Als je van deze mogelijkheid geen gebruik maakt, laat je dit vakje leeg.

Rubriek G - feestdagen

Hier vind je data van de gebruikelijke feestdagen. Door het bovenstaande jaartal te veranderen zie je de data in andere jaren.

Rubriek H - info versie en activeren

Hier zie je het versienummer van de planner en kun je de planner activeren met de ontvangen activeersleutel.

Rubriek I - verdeling arbeidsuren over weekdagen

Onderaan het werkblad vul je de afgesproken standaardverdeling van de arbeidsuren over de weekdagen in. Bij 5 gelijke lesdagen is dat 5 x 8:00 uur en bij een kortere leswoensdag (zoals in dit voorbeeld) bijv. 4 x 8:30 en 1 x 6:00. De arbeidsuren van alle teamleden OP en OOP met lesondersteunende taken worden volgens deze verdeling ingeroosterd.

Met behulp van de op dit werkblad ingevulde gegevens kunnen nu van elk teamlid OP en OOP met lesondersteunende taken op basis van slechts enkele gegevens per teamlid de ingeroosterde les- en arbeidsuren worden berekend. Op het volgende werkblad Formatieoverzicht kun je deze teamgegevens invullen.

2. Het Formatieoverzicht

Op dit werkblad overzie je de hele formatie: 100 teamleden OP en (onderaan) maximaal 20 teamleden OOP. Naast de naam en aanstelling zie je achtereenvolgens hoe de uren van de duurzame inzetbaarheid zijn ingezet, de vaste werkdagen (OP-groen, OOP met lesondersteunende taken – blauw, of ambulant – bruin), de meer of minder ingeroosterde les- en arbeidsuren en tenslotte de mate van invulling van de uren voor de overige taken in een percentage en een kleur (van lichtgeel – weinig, tot donkergroen – veel)

Op dit werkblad kun je niets rechtstreeks invullen. De invoer van de teamgegevens gebeurt met een apart invoerformulier waarop je van elk teamlid maar een paar gegevens hoeft in te vullen.

Het invoerformulier invullen

Door op het betreffende nummer in de blauwe nummerrij links op het Formatieoverzicht te klikken, verschijnt dit invoerformulier. Op dit formulier hoef je per teamlid maar een paar gegevens in te vullen. Ook op dit formulier kunnen alleen gegevens worden ingevoerd in de gekleurde vakken. Nadat de ingevoerde gegevens zijn opgeslagen, is het resultaat van de ingeroosterde les- en arbeidsuren in de blauwe vakken rechts onmiddellijk zichtbaar, evenals de opbouw van de ingeroosterde jaartaak. Dit is vooral handig wanneer je snel de gevolgen voor de inroostering wilt kunnen beoordelen van een wijziging van een aanstelling of een inzet van het verlof duurzame inzetbaarheid.

de teamgegevens importeren uit de oude planner
Je hoeft deze teamgegevens niet elk jaar opnieuw in te vullen. Bij het ingebruiknemen van een nieuwe planner kun je de teamgegevens met enkele muisklikken importeren uit je vorige planner.

Let op: In de planner 2021/2022 kunnen alleen de teamgegevens uit de planner van vorig schooljaar (2020/2021) worden geïmporteerd. Het importeren vanuit een planner 2021/2022 naar een lege planner van hetzelfde jaar (2021/2022), is dit jaar door een formatwijziging van het Formatieoverzicht niet mogelijk.

1. Naam en aanstelling

Hier vul je de naam en wtf in. Voer de namen op een consequente manier in: dus altijd eerst de voornaam of altijd eerst de achternaam. Dit is handig voor het snel vinden van een teamlid.

2. Categorie duurzame inzetbaarheid

Klik hier de betreffende categorie aan.

3. Duurzame inzetbaarheid - sparen en verlof

Afhankelijk van de gekozen categorie in rubriek 2, verschijnen hier de betreffende invulvakken. Na het invullen of wijzigen van gegevens in rubriek1, 2 of 3 klik je op de brede herberekeningsknop om de invoer te herberekenen.

4. Vaste werkdagen

Hier klik je de betreffende vaste werkdagdelen aan. De werkdagdelen van OOP’ers met lesondersteunende taken (zoals een klassenassistent, leraarondersteuner) klik je in de middelste kolom aan. OOP’ers zonder lesondersteunende taken (zoals een administratief medewerker, conciërge) staan onderaan op de laatste 20 regels van het Formatieoverzicht en hebben een apart invoerformulier.

De ambulante werkdagen van het OP klik je in de laatste kolommen aan. In bovenstaand voorbeeld geeft de leerkracht OP op maandag en dinsdag les en is zij op woensdag en donderdag ambulant.

Na invulling worden de gegevens opgeslagen, heeft de planner de jaartaak en de ingeroosterde les- en arbeidsuren berekend en is de eerste inroostering klaar. Het resultaat zien we zowel op het invoerformulier (zie afbeelding hierboven) als op het betreffende teamlidblad dat nu zichtbaar is geworden en waarvan de tab met het regelnummer van deze leerkracht onderaan de werkbladen ook is verschenen.

Je navigeert naar dit teamlidblad door op het invoerformulier op de pijl naast de knop Sluiten te klikken, of wanneer het invoerformulier gesloten is, op het Formatieoverzicht helemaal rechts in de groen nummerrij op het betreffende regelnummer te klikken. Je kunt het teamlidblad tenslotte ook tonen door onderaan op de tab van het teamlidblad te klikken.

3. De teamlidbladen - 1e pagina

Na invulling van de Lesurenberekening en het Formatieoverzicht zijn de berekeningen op de teamlidbladen op basis van de vaste werkdagen klaar. We noemen dit ‘de eerste inroostering‘. In de linkerkolom staat het overzicht van de ingeroosterde les- en arbeidsuren en in de rechterkolom van de inzet van het budget duurzame inzetbaarheid en de verdere opbouw van de jaartaak.

Rubriek A

In rubriek A worden de les- en arbeidsuren berekend wanneer op de vaste werkdagen van het teamlid het hele jaar zonder vakanties of vrije dagen wordt doorgewerkt.

Rubriek B t/m D

In rubriek B t/m C zijn de les- en arbeidsuren berekend van de vakantieweken, de losse vakantiedagen, studiedagen en dagdelen. De planner rekent alleen de dagen mee die op de vaste werkdagen van het teamlid vallen.

Rubriek E en F

Hier kunnen nog les- en arbeidsuren extra worden in- of uitgeroosterd. Wanneer is afgesproken dat alle teamleden een aantal dagen in de zomervakantie op school zijn, kunnen de arbeidsuren hiervan in één keer bij alle teamleden tegelijk worden ingevuld door alvorens het in te vullen eerst de betreffende teamlidbladen te selecteren.

Rubriek G t/m K

In de rechterkolom is te zien hoe de uren voor de duurzame inzetbaarheid zijn ingezet, de ingeroosterde jaartaak is opgebouwd en hoeveel les- en arbeidsuren er op basis van de vaste werkdagen ( en de eventueel extra uit- of ingeroosterde uren in rubriek E en F) meer of minder zijn ingeroosterd dan er volgens de aanstelling beschikbaar zijn. De ingeroosterde uren worden ook als percentage hiervan weergegeven.

Of in rubriek H en I het inroosterverschil en de inroosterpercentages getoond worden is optioneel. Je kunt dit op het eerste werkblad (Lesurenberekening) voor alle teamlidbladen OP aan- of uitzetten.

Op het werkblad Lesurenberekening kun je het tonen van bovengenoemde gegevens aan- of uitzetten

In dit voorbeeld is het tonen van het inroosterverschil en het inroosterpercentage bij de arbeidsuren uitgezet en bij de lesuren aangezet.

In rubriek J is de opbouw van de ingeroosterde jaartaak te zien. Achter het voor- en nawerk kan eventueel een afwijkende individuele opslagfactor worden ingevuld. Vanaf versie 5.10.x kan in rubriek J het aantal opgenomen uren van een een ouderschapsverlof of overig verlof worden ingevuld. Omdat de jaarlijkse arbeidsduur door een verlof wordt verkleind, worden daardoor ook de uren voor de duurzame inzetbaarheid, professionalisering en overige taken naar verhouding minder. Dit wordt automatisch berekend en aangepast op de tweede pagina van het teamlidblad.

In rubriek J kan eventueel een individuele opslagfactor voor het voor- en nawerk worden ingevuld.

In rubriek K kun je zien hoeveel uren er met activiteiten zijn ingepland voor de duurzame inzetbaarheid, de professionalisering en de overige taken. Op de tweede pagina van het teamlidblad kunnen deze activiteiten worden ingevuld.

3. De teamlidbladen - 2e pagina

Op de tweede pagina van elk teamlidblad kunnen de activiteiten worden ingevuld van de duurzame inzetbaarheid, de professionalisering en de overige taken. Er kunnen in de planner drie lijsten van deze activiteiten worden aangelegd, zodat je elke activiteit maar één keer hoeft te typen. Door op de nummerrij te klikken verschijnt een handig invoerscherm waarmee je uit deze lijsten een activiteit kunt kiezen om op het teamlidblad in te voegen.

Er kunnen drie lijsten worden aangelegd met activiteiten in het kader van de duurzame inzetbaarheid, de professionalisering en de overige taken. Met behulp van het invoerscherm kan uit deze lijsten bij het invullen van het activiteitenoverzicht op de teamlidbladen een keus worden gemaakt. Bij het in gebruik nemen van een nieuwe planner kun je de al aangelegde lijsten uit je oude planner met enkele muisklikken overnemen naar je nieuwe planner.

Wat kun je nog meer met deze planner doen?

Scenario's groepsverdeling en teaminzet

Met het werkblad Groepsverdeling maak je snel een opzet van een groepsindeling voor het nieuwe schooljaar of voor de inzet van het team. De overzichten zijn behulpzaam tijdens het werkverdelingsoverleg.

Overzichten verdeling overige taken

Met behulp van de planner kun je de overige taken eerlijk en transparant verdelen over het team. Van de ingeplande activiteiten overige taken kunnen twee overzichten worden gemaakt: per activiteit en alle activiteiten met de daarbij ingedeelde teamleden. Laatstgenoemde lijst kan tijdens het werkverdelingsoverleg ook als intekenlijst worden gebruikt.

Op het activiteitenoverzicht zijn de teamleden per activiteit te zien. De blauwe uren zijn de geplande uren per teamlid, de rode de standaarduren voor de activiteit en in de laatste kolom staat het afgesproken aantal deelnemers per activiteit.

Een lege lijst kan ook als intekenlijst worden afgedrukt

Verlofberekening

Met de werkbladen Overig verlof bereken je eenvoudig een ouderschapsverlof en het overig verlof. Met dit werkblad kan ook het totaal opgenomen ouderschapsverlof worden bijgehouden.

Op het werkblad Overig verlof wordt het opgenomen ouderschapsverlof bijgehouden en een nieuw verlof berekend. In dit voorbeeld wordt voor twee kinderen 323 arbeidsuren betaald verlof opgenomen. Na de berekening wordt een afdruk bewaard, zodat bij een nieuwe verlofopname de gegevens van de vorige opnamen kunnen worden overgenomen in rubriek B. Het aantal opgenomen verlofuren wordt ingevuld in rubriek J van het teamlidblad.

Werkverdelingsplan

De bovengenoemde scenario’s voor de groepsindeling en -verdeling zijn verhelderend tijdens het werkverdelingsoverleg. Daarnaast vind je in deze planner de beschrijving van een werkverdelingstraject dat met de afdrukken van enkele werkbladen resulteert in een kant-en-klaar werkverdelingsplan ter goedkeuring door de P-MR.

De Groepsplanner

Met de groepsplanner maak je handige overzichten van de personele bezetting per groep gedurende het gehele schooljaar. Naast de geplande vaste bezetting houd je er heel gemakkelijk alle mutaties en incidentele inzet zoals de vervanging gedurende het schooljaar mee bij. Je gebruikt de planner bij de opzet van de werkverdeling zodat iedereen aan het begin van het schooljaar een duidelijk rooster heeft. Daarna gebruik je de planner om er gedurende het schooljaar alle mutaties mee bij te houden, zodat je een perfect overzicht hebt op het verloop van de bezetting in elke groep.

Naast de jaaroverzichten per groep is er een weekoverzicht van alle groepen onder elkaar per gekozen week. Op dat weekoverzicht zie je in één keer de vaste en incidentele personeelsinzet van elke groep in een bepaalde week. Je kunt de groepsplanner gratis downloaden vanaf de pagina Downloads.

Meer informatie over de Groepsplanner vind je hier.

De Activiteitenkalender

Met de Activiteitenkalender maak je een overzicht van alle schoolactiviteiten gedurende het schooljaar. Je bepaalt zelf de startdatum en de betekenis van de kleurenlegenda. Je kunt de planner gratis downloaden en éénmalig gebruiken. De kalender is voor elk schooljaar te gebruiken en is vanf deze website altijd in de nieuwste versie te downloaden. Op het werkblad staat een gebruiksaanwijzing.

Taakberekening PO

De planner Taakberekening-PO

Het inroosteren van het team gebeurt in drie stappen:

Stap 1 – de Lesurenberekening

Stap 2 – het Formatieoverzicht

Stap 3 – de Teamlidbladen

Wat kun je nog meer met deze planner doen?

1. De Lesurenberekening

2. Het Formatieoverzicht

Het invoerformulier invullen

3. De teamlidbladen - 1e pagina

3. De teamlidbladen - 2e pagina

Wat kun je nog meer met deze planner doen?

De Groepsplanner

Meer informatie over de Groepsplanner vind je hier.

De Activiteitenkalender

TaakberekeningPO gebruikt alleen cookies voor statistische gegevens over het websitebezoek