TaakberekeningPO
De planner en de tools
Stap 1 – de Lesurenberekening van de school
Stap 2 – het Formatieoverzicht van alle teamleden
Stap 3 – de Teamlidbladen met de ingeroosterde jaartaak (3a) en de geplande activiteiten (3b)
Wat kun je nog meer met deze planner doen?
Groepsplanner (gratis tool)
Activiteitenkalender (gratis tool)
Stap 1: De Lesurenberekening van de school
Toelichting: alleen op de gekleurde cellen kun je gegevens invullen. Alle overige vermelde uren worden automatisch berekend.
In deze rubriek vul je het wekelijks lesrooster in. Je kunt de groepen in maximaal 3 bouwen met verschillende lestijden verdelen. Bij gelijke lestijden in alle groepen, zoals in dit voorbeeld, vul je alleen de kolommen onder lestijden 1 in (denk eraan de groepsnummers erboven in te vullen). Het totaal, nog zonder rekening te houden met vakanties en losse vrije dagen of studiedagen, wordt berekend. De lesuren van resterende eventuele extra mee te tellen dagen (29 -schrikkeljaar- en 30 september) worden automatisch berekend. Omdat 2023 geen schrikkeljaar is en 30 september op een zaterdag valt, worden er dit schooljaar van deze dagen geen uren bijgeteld.
De berekeningsperiode loopt van 1 oktober t/m 30 september, zodat alle vakanties allemaal in hun geheel binnen deze periode vallen en elk berekeningsjaar ongeveer evenveel lesuren telt.
Deze school heeft gelijke lestijden in alle groepen.
Eerst kies je je vakantieregio waarna de landelijke vakantiedata automatisch zijn ingevuld. Je kunt het aantal hele vakantieweken aanpassen, evenals de eerste maandag van een vakantie. Er kan nog één extra vakantie worden toegevoegd mits deze minimaal één hele week duurt.
Hier vul je alle losse feest- en overige vakantiedagen in. Bij studiedagen verander je de ‘v‘ van vakantie in een ‘s‘ van studiedag. Hierdoor weet de planner dat op de teamlidbladen de lesuren van de studiedagen niet meetellen, maar de arbeidsuren wél (want een studiedag is geen lesdag, maar wél een werkdag).
Let op: vrije dagen of studiedagen die in augustus of september vallen (dus vóór 1 oktober) vul je hier om praktische redenen wél in. Wanneer je dit elk jaar consequent zo doet, heeft dit geen gevolgen voor de berekening van de netto onderwijstijd in 8 leerjaren, en worden deze dagen bij de teamleden gewoon meegeteld in de berekening van het betreffende schooljaar. Klik hier voor meer informatie.
Uit te roosteren uren of dagdelen kunnen hier worden ingevuld. Wanneer je in rubriek C regels te kort kwam, kun je de betreffende dagen ook hier invullen. Je moet hier wel de betreffende uit te roosteren lesuren en eventuele arbeidsuren (wanneer het ook voor de teamleden een vrije dag is) handmatig invullen. In dit voorbeeld is de vrijdagmiddag vóór de zomervakantie uitgeroosterd.
Omdat de teamleden die middag wél op school zijn, zijn de arbeidsuren niet ingevuld. Wanneer het team die middag ook vrij zou zijn, zouden hier de arbeidsuren van de vrijdagmiddag zijn ingevuld. Op de teamlidbladen worden deze arbeidsuren dan automatisch niet meegeteld bij de teamleden die op vrijdag hun vaste werkdag hebben. Als je in D regels te kort komt, kun je de dagen die op eenzelfde weekdag vallen op één regel clusteren.
In rubriek E wordt de netto lestijd en het aantal lesweken (netto lestijd/wekelijkse lestijd) berekend. Onderaan wordt deze geëxtrapoleerd over 8 leerjaren om te zien of de dit jaar gerealiseerde lestijd over 8 jaar de minimale lestijd van 7520 uur oplevert. Een jaarlijkse marge voor calamiteiten van ongeveer 10 uur is voldoende.
In rubriek F is een handig eeuwigdurend overzicht van de feestdagen.
In deze rubriek vul je een aantal vaste gegevens en instellingen in op basis waarvan de berekeningen worden gemaakt en bepaalde onderdelen op de teamlidbladen wel of niet worden getoond.
standaardverdeling arbeidsuren over de weekdagen
Bij de zelfgekozen standaardverdeling van de 40 arbeidsuren over de weekdagen kies je 5 x 8 uur bij 5 gelijke lesdagen en doorgaans 4 x 8:30 en 1 x 6:00 uur bij een kortere leswoensdag.
instellingen jaartaakberekening
De maximale lestaak volgens de CAO-PO is 940 uur. Wanneer met het team een hoger maximum is afgesproken, kun je dat hier invullen.
Ook de afgesproken opslagfactor wordt hier ingevuld (deze kan indien nodig op de teamlidbladen individueel worden aangepast).
Wanneer je de arbeidsuren van alle teamleden verhoudingsgewijs even lang wilt inroosteren als bij voltijders, vul je hier het inroosterpercentage van de voltijders in.
weergave inroosterverschil
Hier kun je aangeven of het verschil tussen de maximale les- en/of arbeidsduur volgens de aanstelling enerzijds en de ingeroosterde les- en/of arbeidsuren anderzijds, moet worden getoond op de berekening op het teamlidblad (zie hieronder bij het teamlidblad).
Met behulp van de op dit werkblad ingevulde gegevens kunnen nu van elk teamlid OP en OOP met lesondersteunende taken op basis van slechts enkele gegevens per teamlid de ingeroosterde les- en arbeidsuren worden berekend. Op het volgende werkblad Formatieoverzicht kun je deze teamgegevens invullen.
Stap 2: Het Formatieoverzicht van alle teamleden
Op dit werkblad overzie je de hele formatie: 100 teamleden OP en (onderaan) maximaal 20 teamleden OOP. Naast de naam en aanstelling zie je achtereenvolgens hoe de uren van de duurzame inzetbaarheid zijn ingezet, de vaste werkdagen (OP-groen, OOP met lesondersteunende taken – blauw, of ambulant – bruin), de meer of minder ingeroosterde les- en arbeidsuren en tenslotte de mate van invulling van de uren voor de overige taken in een percentage en een kleur (van lichtgeel – weinig, tot donkergroen – veel)
Op dit werkblad kun je niets rechtstreeks invullen. De invoer van de teamgegevens gebeurt met een apart invoerformulier (zie hieronder) waarop je van elk teamlid maar een paar gegevens hoeft in te vullen.
Het invoerformulier invullen
Door op het betreffende nummer in de blauwe nummerrij links op het Formatieoverzicht te klikken, verschijnt dit invoerformulier. Op dit formulier hoef je per teamlid maar een paar gegevens in te vullen. Op dit formulier kunnen alleen gegevens worden ingevoerd in de witte vakjes. Nadat de ingevoerde gegevens zijn opgeslagen, is het resultaat van de ingeroosterde les- en arbeidsuren in de blauwe vakken rechts onmiddellijk zichtbaar, evenals de opbouw van de ingeroosterde jaartaak. Dit is vooral handig wanneer je snel de gevolgen voor de inroostering wilt kunnen beoordelen van een wijziging van een aanstelling of een inzet van het verlof duurzame inzetbaarheid.
de teamgegevens importeren uit de oude planner
Je hoeft deze teamgegevens niet elk jaar opnieuw in te vullen. Bij het ingebruiknemen van een nieuwe planner kun je de teamgegevens met enkele muisklikken importeren uit je vorige planner.
Op het invoerformulier vul je de gegevens van elk teamlid in.
In rubriek 1 de naam en de werktijdfactor van de aanstelling.
In rubriek 2 kies je de categorie van de duurzame inzetbaarheid waartoe het teamlid behoort. in dit geval dus een teamlid van 57 jaar of ouder binnen de reguliere regeling voor de duurzame inzetbaarheid.
Wanneer er meerdere bouwen met verschillende lestijden zijn, klik je hier de betreffende bouw aan.
Hier klik je de vaste wekelijkse werkdagdelen van het teamlid aan.
In de eerste kolom klik je de lesdagdelen van het OP aan, en in de middelste kolom die van het OOP met lesondersteunende taken. Ambulante dagdelen van het OP klik je in de derde kolom aan.
Wanneer een teamlid op een dag korter werkt dan de standaard lestijd en arbeidsduur van die dag, kan dat hier gecorrigeerd worden door hier de in mindering te brengen lesuren en/of arbeidsuren in te vullen.
Wanneer een teamlid bijv. de woensdag om en om met een duopartner werkt, kun je hier de helft van de les- en arbeidsduur van de woensdag invullen.
Bij teamleden die een verlof sparen of opnemen, kun je hier de verlofopname of het te sparen aantal uren invullen.
Na het opslaan van de gegevens, zie je in dit vak onmiddellijk de ingeroosterde arbeidsuren en lesuren, en de opbouw van de ingeroosterde jaartaak.
Door in rubriek 4 verschillende dagdelen aan te klikken, is snel te zien welke keuze aan vaste werkdagdelen het beste bij de aanstelling past. Of, omgekeerd, welke aanstelling het beste past bij een beoogd aantal lesdagen.
Wanneer op het eerste werkblad lesurenberekening in rubriek G het inroosterpercentage van een voltijder op deze school is ingevuld, is in dit blauwe vak te zien hoeveel arbeidsuren deze leerkracht moet worden ingeroosterd om verhoudingsgewijs even lang plaats - en tijdgebonden te zijn ingeroosterd als een voltijder.
Deze voltijder die een verlof d.i. opneemt, is op basis van deze vaste werkdagen verhoudingsgewijs 29 arbeidsuren méér ingeroosterd dan een voltijder en 34 lesuren meer dan de maximale lestaak. Op het teamlidblad (in rubriek E) zouden dus nog ongeveer 3 á 4 hele dagen echt vrij kunnen worden geroosterd. Er blijven dan nog ongeveer 19 á 14 teveel ingeroosterde lesuren over die kunnen worden uitgeroosterd - dit zijn dan geen vrije dagen.
Door op deze pijl te klikken ga je naar het teamlidblad van deze leerkracht, waarop de berekende inroostering op een navolgbare wijze is uitgewerkt - zie hieronder bij Jaartaak.
Na op Opslaan te hebben geklikt, wordt de ingeroosterde jaartaak berekend en is deze in het rechtervak onmiddellijk te zien.
Door rechtsonder via de pijl naar het teamlidblad te gaan, zie je een gedetailleerd overzicht van de jaartaakberekening (zie hieronder).
Na invulling worden de gegevens opgeslagen, heeft de planner de jaartaak en de ingeroosterde les- en arbeidsuren berekend en is de eerste inroostering klaar. Het resultaat zien we zowel op het invoerformulier (zie afbeelding hierboven) als op het betreffende teamlidblad dat nu zichtbaar is geworden en waarvan de tab met het regelnummer van deze leerkracht onderaan de werkbladen ook is verschenen.
Je navigeert naar dit teamlidblad door op het invoerformulier op de pijl naast de knop Sluiten te klikken, of wanneer het invoerformulier gesloten is, op het Formatieoverzicht helemaal rechts in de groen nummerrij op het betreffende regelnummer te klikken. Je kunt het teamlidblad tenslotte ook tonen door onderaan op de tab van het teamlidblad te klikken.
Stap 3a: De teamlidbladen - 1e pagina: ingeroosterde jaartaak
Na invulling van de Lesurenberekening en het Formatieoverzicht zijn de berekeningen op de teamlidbladen op basis van de vaste werkdagen klaar. We noemen dit ‘de eerste inroostering‘. In de linkerkolom staat het overzicht van de ingeroosterde les- en arbeidsuren en in de rechterkolom van de inzet van het budget duurzame inzetbaarheid en de verdere opbouw van de jaartaak.
Omdat in rubriek G (instellingen) van de lesurenberekening het inroosterpercentage van de (volledig ingeroosterde) voltijder is ingevuld, is op het scherm naast rubriek H het aantal arbeidsuren te zien dat deze leerkracht zou moeten worden in- of uitgeroosterd om verhoudingsgewijs net zo lang als een voltijder op deze school te zijn ingeroosterd (95,4%).
Als deze voltijder die het verlof duurzame inzetbaarheid opneemt verhoudingsgewijs even lang als een voltijder zou worden ingeroosterd, zou deze (ongeveer) 1421 arbeidsuren moeten worden ingeroosterd, en dat is ongeveer 68 uur minder dan de netto arbeidsduur van 1489 uur. Deze leerkracht zou dus nog ongeveer 29 arbeidsuren kunnen worden uitgeroosterd. Merk op dat wanneer de verhoudingsgewijze inroostering niet zou worden toegepast, van het verlof van 170 uur in werkelijkheid slechts 94 uur* overblijft!
*) Van 1659 uur wordt bij elke voltijder op deze school 95,4% plaats- en tijdgebonden ingeroosterd ( = 1583 uur)
Wanneer de netto jaartaak na aftrek van het verlof van 170 uur ( = 1489 uur) volledig zou worden ingeroosterd, is het resterend verlof in werkelijkheid nog maar 1583 – 1489 = 94 uur.
Door de verhoudingsgewijze inroostering van 1421 uur wél toe te passen, wordt het verlof nu 1583 – 1421 = 162 uur (in werkelijkheid wordt dan 238 uur niet plaats- en tijdgebonden ingeroosterd: 1659 – 1421 = 238) Lees hier meer over het verhoudingsgewijs inroosteren.
Op het teamlidblad wordt in rubriek A t/m D dezelfde berekening gemaakt als in rubriek A t/m D op het werkblad Lesurenberekening, maar nu alleen op basis van de vaste werkdagdelen van dit teamlid.
Van dit berekende totaal aan ingeroosterde les- en arbeidsuren, worden dan de uitgeroosterde uren van rubriek B t/m D afgetrokken.
Het resultaat hiervan is te zien in rubriek H (arbeidsuren) en I (lesuren) te zien.
In rubriek E en F kunnen voor dit teamlid extra les- en/of arbeidsuren worden uit- of ingeroosterd.
Net als bij alle andere teamleden zijn er 4 dagen extra ingeroosterd in de zomervakantie ter voorbereiding van het nieuwe schooljaar.
In rubriek J zie je de opbouw van de jaartaak op basis van de ingeroosterde lesuren, de opslagfactor en een eventuele verlofinzet duurzame inzetbaarheid.
Achter het voor- en nawerk kan voor dit teamlid desgewenst een afwijkende individuele opslagfactor worden ingevuld.
Wanneer onderaan de rubriek de uren van een tijdelijke verlofopname (bijv. ouderschapsverlof of ander overig verlof) worden ingevuld, worden de uren voor de professionalisering, duurzame inzetbaarheid en overige taken op basis van de door de verlofopname kleinere jaartaak, opnieuw berekend.
Dit vakje laat je leeg bij een verlofopname duurzame inzetbaarheid omdat de jaartaak dan al juist is berekend!
In deze rubriek zie je in één oogopslag in welke mate de taakonderdelen duurzame inzetbaarheid, professionalisering en overige taken op de tweede pagina van het teamlidblad - zie hieronder - al met activiteiten zijn gevuld.
Omdat in rubriek G (instellingen) op het eerste werkblad lesurenberekening ervoor is gekozen het inroosterverschil tussen de uren volgens de aanstelling en de ingeroosterde uren, bij de les- en arbeidsuren wél te tonen, worden deze verschillen wél getoond.
Deze leerkracht is dus 39 arbeidsuren minder ingeroosterd dan zijn/haar jaarlijkse arbeidsduur, en 34 lesuren méér ingeroosterd dan de maximale lestaak volgens de aanstelling en na verlofopname.
Stap 3b: De teamlidbladen - 2e pagina: activiteiten
Op de tweede pagina van elk teamlidblad kunnen de activiteiten worden ingevuld van de duurzame inzetbaarheid, de professionalisering en de overige taken. Er kunnen in de planner drie lijsten van deze activiteiten worden aangelegd, zodat je elke activiteit maar één keer hoeft te typen. Door op de nummerrij te klikken verschijnt een handig invoerscherm waarmee je uit deze lijsten een activiteit kunt kiezen om op het teamlidblad in te voegen.
Klik hierop voor een overzicht van alle teamleden met eenzelfde ingeplande activiteit als de geselecteerde.
Kies hier de lijst waaraan je een nieuwe activiteit wilt toevoegen, of waaruit je een al ingevoerde activiteit wilt selecteren.
Kies hier de rubriek A, B of C waaraan je bij dit teamlid de nieuwe of geselecteerde activiteit wilt toevoegen.
Klik op het pijltje voor een overzicht van de activiteiten in de geselecteerde lijst, of vul hier in de regel een nieuwe activiteit in met het bijbehorend aantal uren.
Klik daarna in het vak linksonder op Toevoegen... om de activiteit toe te voegen aan de gekozen rubriek op het teamlidblad, en klik eventueel ook in het vak linksboven op Toevoegen... als je in de lege regel een nieuwe activiteit hebt ingevuld en deze aan de lijst wilt toevoegen.
Je kunt dus een nieuwe activiteit in één keer zowel aan de lijst als aan het betreffende teamlidblad toevoegen!
In de meeste gevallen zal het echter het handigst zijn om eerst alle activiteiten + uren rechtstreeks op de drie lijstwerkbladen in te vullen.
Er kunnen drie lijsten worden aangelegd met activiteiten in het kader van de duurzame inzetbaarheid, de professionalisering en de overige taken. Met behulp van het invoerscherm kan uit deze lijsten bij het invullen van het activiteitenoverzicht op de teamlidbladen een keus worden gemaakt.
Hieronder zie je een voorbeeld van een zelf aangelegde lijst overige taken waaruit met behulp van bovenstaand invoerformulier een keus kan worden gemaakt. Achter elke activiteit staat het afgesproken aantal uren voor deze activiteit en het aantal deelnemers. Een dergelijke lijst kun je ook maken voor de activiteiten duurzame inzetbaarheid en professionalisering. Bij het ingebruiknemen van een nieuwe planner, kun je deze aangelegde lijsten met enkele muisklikken importeren uit je oude planner.
Wanneer alle taken zijn verdeeld kan er een totaaloverzicht worden gemaakt waarop bij elke activiteit te zien is welke teamleden daarbij zijn ingedeeld. Aan het begin van het werkverdelingstraject kan een leeg overzicht met alleen de activiteiten + uren en het aantal deelnemers, worden afgedrukt als intekenlijst.
Wat kun je nog meer met deze planner doen?
Met het werkblad Groepsverdeling maak je snel een opzet van een groepsindeling voor het nieuwe schooljaar of voor de inzet van het team. De overzichten zijn behulpzaam tijdens het werkverdelingsoverleg.
Met behulp van de planner kun je de overige taken eerlijk en transparant verdelen over het team. Van de ingeplande activiteiten overige taken kunnen twee overzichten worden gemaakt: per activiteit en alle activiteiten met de daarbij ingedeelde teamleden. Laatstgenoemde lijst kan tijdens het werkverdelingsoverleg ook als intekenlijst worden gebruikt.
Op het activiteitenoverzicht zijn de teamleden per activiteit te zien. De blauwe uren zijn de geplande uren per teamlid, de rode de standaarduren voor de activiteit en in de laatste kolom staat het afgesproken aantal deelnemers per activiteit.
Een lege lijst kan ook als intekenlijst worden afgedrukt
Met de werkbladen Overig verlof bereken je eenvoudig een ouderschapsverlof en het overig verlof. Met dit werkblad kan ook het totaal opgenomen ouderschapsverlof worden bijgehouden.
Op het werkblad Overig verlof wordt het opgenomen ouderschapsverlof bijgehouden en een nieuw verlof berekend. In dit voorbeeld wordt voor twee kinderen 323 arbeidsuren betaald verlof opgenomen. Na de berekening wordt een afdruk bewaard, zodat bij een nieuwe verlofopname de gegevens van de vorige opnamen kunnen worden overgenomen in rubriek B. Het aantal opgenomen verlofuren wordt ingevuld in rubriek J van het teamlidblad.
De bovengenoemde scenario’s voor de groepsindeling en -verdeling zijn verhelderend tijdens het traject van de werkverdeling. Daarnaast vind je in deze planner de beschrijving van een werkverdelingstraject dat met de afdrukken van enkele werkbladen resulteert in een kant-en-klaar werkverdelingsplan ter goedkeuring door de P-MR.
De Groepsplanner - gratis tool
Met de groepsplanner maak je handige overzichten van de personele bezetting per groep gedurende het gehele schooljaar. Naast de geplande vaste bezetting houd je er heel gemakkelijk alle mutaties en incidentele inzet zoals de vervanging gedurende het schooljaar mee bij. Je gebruikt de planner bij de opzet van de werkverdeling zodat iedereen aan het begin van het schooljaar een duidelijk rooster heeft. Daarna gebruik je de planner om er gedurende het schooljaar alle mutaties mee bij te houden, zodat je een perfect overzicht hebt op het verloop van de bezetting in elke groep.
Naast de jaaroverzichten per groep is er een weekoverzicht van alle groepen onder elkaar per gekozen week. Op dat weekoverzicht zie je in één keer de vaste en incidentele personeelsinzet van elke groep in een bepaalde week. Je kunt de groepsplanner gratis downloaden vanaf de pagina Downloads.
Meer informatie over de Groepsplanner vind je hier.
De Activiteitenkalender - gratis tool
Met de Activiteitenkalender maak je een overzicht van alle schoolactiviteiten gedurende het schooljaar. Je bepaalt zelf de startdatum en de betekenis van de kleurenlegenda. Je kunt de planner gratis downloaden en éénmalig gebruiken. De kalender is voor elk schooljaar te gebruiken en is vanaf deze website altijd in de nieuwste versie gratis te downloaden. Op het werkblad staat een gebruiksaanwijzing.
