TaakberekeningPO

De planner en de tools

Je vult de planner in 3 stappen in:

 

Stap 1 – de Lesurenberekening van de school

Stap 2 – het Formatieoverzicht van alle teamleden

Stap 3 – de Teamlidbladen met de ingeroosterde jaartaak (3a) en de geplande activiteiten (3b)

 

Wat kun je nog meer met deze planner doen?

Groepsplanner (gratis tool)

Activiteitenkalender (gratis tool)

Stap 1: De Lesurenberekening van de school

In deze rubriek vul je het wekelijks lesrooster in. Je kunt de groepen in maximaal 3 bouwen met verschillende lestijden verdelen. Bij gelijke lestijden in alle groepen, zoals in dit voorbeeld, vul je alleen de kolommen onder lestijden 1 in (denk eraan de groepsnummers erboven in te vullen). Het totaal, nog zonder rekening te houden met vakanties en losse vrije dagen of studiedagen, wordt berekend. De lesuren van resterende eventuele extra mee te tellen dagen (29 -schrikkeljaar- en 30 september) worden automatisch berekend. Omdat 2023 geen schrikkeljaar is en 30 september op een zaterdag valt, worden er dit schooljaar van deze dagen geen uren bijgeteld.

De berekeningsperiode loopt van 1 oktober t/m 30 september, zodat alle vakanties allemaal in hun geheel binnen deze periode vallen en elk berekeningsjaar ongeveer evenveel lesuren telt.

 

Tip:
Heb je gelijke lestijden in alle groepen, maar heb je een aantal vrije dagen of studiedagen die niet voor alle bouwen geldt, vul dan de (gelijke) lestijden van twee of drie bouwen in. Vermeld deze dagen of dagdelen dan in rubriek D met de uit te roosteren lesuren in de betreffende bouw (lestijd 1, 2 of 3). De eventueel ingevulde arbeidsduren van deze dagen wordt alleen in mindering gebracht bij de teamleden van de betreffende bouw. Zie ook bij D.

 

Deze school heeft gelijke lestijden in alle groepen.

Eerst kies je je vakantieregio waarna de landelijke vakantiedata automatisch zijn ingevuld. Je kunt het aantal hele vakantieweken aanpassen, evenals de eerste maandag van een vakantie. Er kan nog één extra vakantie worden toegevoegd mits deze minimaal één hele week duurt.

Hier vul je alle losse feest- en overige vakantiedagen in. Bij studiedagen verander je de ‘v‘ van vakantie in een ‘s‘ van studiedag. Hierdoor weet de planner dat op de teamlidbladen de lesuren van de studiedagen niet meetellen, maar de arbeidsuren wél (want een studiedag is geen lesdag, maar wél een werkdag).



Let op: vrije dagen of studiedagen die in augustus of september vallen (dus vóór 1 oktober) vul je hier om praktische redenen wél in. Wanneer je dit elk jaar consequent zo doet, heeft dit geen gevolgen voor de berekening van de netto onderwijstijd in 8 leerjaren, en worden deze dagen bij de teamleden gewoon meegeteld in de berekening van het betreffende schooljaar. Klik
hier voor meer informatie.

Uit te roosteren uren of dagdelen kunnen hier worden ingevuld. Wanneer je in rubriek C regels te kort kwam, kun je de betreffende dagen ook hier invullen. Je moet hier wel de betreffende uit te roosteren lesuren en eventuele arbeidsuren (wanneer het ook voor de teamleden een vrije dag is) handmatig invullen. In dit voorbeeld is de vrijdagmiddag vóór de zomervakantie uitgeroosterd.

Omdat de teamleden die middag wél op school zijn, zijn de arbeidsuren niet ingevuld. Wanneer het team die middag ook vrij zou zijn, zouden hier de arbeidsuren van de vrijdagmiddag zijn ingevuld. Op de teamlidbladen worden deze arbeidsuren dan automatisch niet meegeteld bij de teamleden die op vrijdag hun vaste werkdag hebben. Als je in D regels te kort komt, kun je de dagen die op eenzelfde weekdag vallen op één regel clusteren.

Tip:
Gebruik rubriek D ook om dagdelen of héle dagen uit te roosteren die niet voor alle bouwen gelden. Vul dan alleen de uit te roosteren uren in de betreffende bouw (lestijd 1, 2 of 3) in. Als de teamleden van die bouw ook vrij zijn, vul je ook de bijbehorende arbeidsuren in; deze wordt dan alleen bij de teamleden van de betreffende bouw(en) uitgeroosterd. Zie ook bij A.

 

In rubriek E wordt de netto lestijd en het aantal lesweken (netto lestijd/wekelijkse lestijd) berekend. Onderaan wordt deze geëxtrapoleerd over 8 leerjaren om te zien of de dit jaar gerealiseerde lestijd over 8 jaar de minimale lestijd van 7520 uur oplevert. Een jaarlijkse marge voor calamiteiten van ongeveer 10 uur is voldoende.

In rubriek F is een handig eeuwigdurend overzicht van de feestdagen.

In deze rubriek vul je een aantal vaste gegevens en instellingen in op basis waarvan de berekeningen worden gemaakt en bepaalde onderdelen op de teamlidbladen wel of niet worden getoond.

standaardverdeling arbeidsuren over de weekdagen
Bij de zelfgekozen standaardverdeling van de 40 arbeidsuren over de weekdagen kies je 5 x 8 uur bij 5 gelijke lesdagen en doorgaans 4 x 8:30 en 1 x 6:00 uur bij een kortere leswoensdag.

instellingen jaartaakberekening
De maximale lestaak volgens de CAO-PO is 940 uur. Wanneer met het team een hoger maximum is afgesproken, kun je dat hier invullen.

Ook de afgesproken opslagfactor wordt hier ingevuld (deze kan indien nodig op de teamlidbladen individueel worden aangepast).

Wanneer je de arbeidsuren van alle teamleden verhoudingsgewijs even lang wilt inroosteren als bij voltijders, vul je hier het inroosterpercentage van de voltijders in.

weergave inroosterverschil
Hier kun je aangeven of het verschil tussen de maximale les- en/of arbeidsduur volgens de aanstelling enerzijds en de ingeroosterde les- en/of arbeidsuren anderzijds, moet worden getoond op de berekening op het teamlidblad (zie hieronder bij het teamlidblad).

Met behulp van de op dit werkblad ingevulde gegevens kunnen nu van elk teamlid OP en OOP met lesondersteunende taken op basis van slechts enkele gegevens per teamlid de ingeroosterde les- en arbeidsuren worden berekend. Op het volgende werkblad Formatieoverzicht kun je deze teamgegevens invullen.

Stap 2: Het Formatieoverzicht van alle teamleden

Op dit werkblad overzie je de hele formatie: 100 teamleden OP en (onderaan) maximaal 20 teamleden OOP. Naast de naam en aanstelling zie je achtereenvolgens hoe de uren van de duurzame inzetbaarheid zijn ingezet, de vaste werkdagen (OP-groen, OOP met lesondersteunende taken – blauw, of ambulant – bruin), de meer of minder ingeroosterde les- en arbeidsuren en tenslotte de mate van invulling van de uren voor de overige taken in een percentage en een kleur (van lichtgeel – weinig, tot donkergroen – veel)

Op dit werkblad kun je niets rechtstreeks invullen. De invoer van de teamgegevens gebeurt met een apart invoerformulier (zie hieronder) waarop je van elk teamlid maar een paar gegevens hoeft in te vullen.

Het invoerformulier invullen

Door op het betreffende nummer in de blauwe nummerrij links op het Formatieoverzicht te klikken, verschijnt dit invoerformulier. Op dit formulier hoef je per teamlid maar een paar gegevens in te vullen. Op dit formulier kunnen alleen gegevens worden ingevoerd in de witte vakjes. Nadat de ingevoerde gegevens zijn opgeslagen, is het resultaat van de ingeroosterde les- en arbeidsuren in de blauwe vakken rechts onmiddellijk zichtbaar, evenals de opbouw van de ingeroosterde jaartaak. Dit is vooral handig wanneer je snel de gevolgen voor de inroostering wilt kunnen beoordelen van een wijziging van een aanstelling of een inzet van het verlof duurzame inzetbaarheid.

De teamgegevens importeren uit de oude planner
Je hoeft deze teamgegevens niet elk jaar opnieuw in te vullen. Bij het ingebruiknemen van een nieuwe planner kun je de teamgegevens met enkele muisklikken importeren uit je vorige planner.
 

Na invulling worden de gegevens opgeslagen, heeft de planner de jaartaak en de ingeroosterde les- en arbeidsuren berekend en is de eerste inroostering klaar. Het resultaat zien we zowel op het invoerformulier (zie afbeelding hierboven) als op het betreffende teamlidblad dat nu zichtbaar is geworden en waarvan de tab met het regelnummer van deze leerkracht onderaan de werkbladen ook is verschenen.

Je navigeert naar dit teamlidblad door op het invoerformulier op de pijl naast de knop Sluiten te klikken, of wanneer het invoerformulier gesloten is, op het Formatieoverzicht helemaal rechts in de groen nummerrij op het betreffende regelnummer te klikken. Je kunt het teamlidblad tenslotte ook tonen door onderaan op de tab van het teamlidblad te klikken.

Stap 3a: De teamlidbladen - 1e pagina: ingeroosterde jaartaak

Na invulling van de Lesurenberekening en het Formatieoverzicht zijn de berekeningen op de teamlidbladen op basis van de vaste werkdagen klaar. We noemen dit ‘de eerste inroostering‘. In de linkerkolom staat het overzicht van de ingeroosterde les- en arbeidsuren en in de rechterkolom van de inzet van het budget duurzame inzetbaarheid en de verdere opbouw van de jaartaak

Omdat in rubriek G (instellingen) van de lesurenberekening het inroosterpercentage van de (volledig ingeroosterde) voltijder is ingevuld, is op het scherm naast rubriek H het aantal arbeidsuren te zien dat deze leerkracht zou moeten worden in- of uitgeroosterd om verhoudingsgewijs net zo lang als een voltijder op deze school te zijn ingeroosterd (95,4%).

Als deze voltijder die het verlof duurzame inzetbaarheid opneemt verhoudingsgewijs even lang als een voltijder zou worden ingeroosterd, zou deze (ongeveer) 1421 arbeidsuren moeten worden ingeroosterd, en dat is ongeveer 68 uur minder dan de netto arbeidsduur van 1489 uur. Deze leerkracht zou dus nog ongeveer 29 arbeidsuren kunnen worden uitgeroosterd. Merk op dat wanneer de verhoudingsgewijze inroostering niet zou worden toegepast, van het verlof van 170 uur in werkelijkheid slechts 94 uur* overblijft!
*) Van 1659 uur wordt bij elke voltijder op deze school 95,4% plaats- en tijdgebonden ingeroosterd ( = 1583 uur)
Wanneer de netto jaartaak na aftrek van het verlof van 170 uur ( = 1489 uur) volledig zou worden ingeroosterd, is het resterend verlof in werkelijkheid nog maar 1583 – 1489 = 94 uur.
Door de verhoudingsgewijze inroostering van 1421 uur wél toe te passen, wordt het verlof  nu 1583 – 1421 = 162 uur.
Van de jaartaak van 1489 uur wordt dus 1421 plaats- en tijdgebonden in werkdagen ingeroosterd.
Let op: deze verhoudingsgewijze inroostering verandert niets aan de oorspronkelijke jaartaak van 1489 uur. Bij de werkverdeling worden aan deze leerkracht dus taken voor in totaal 1489 uur toebedeeld – zie hieronder in rubriek J de urenverdeling van deze 1489 uren over de jaartaakonderdelen. De 68 overblijvende nietingeroosterde uren worden dus niet plaats- en tijdgebonden naar eigen inzicht gewerkt. In onderstaand voorbeeld is de verhoudingsgewijze inroostering nog niet toegepast.
Lees hier meer over het verhoudingsgewijs inroosteren.

Stap 3b: De teamlidbladen - 2e pagina: activiteiten

Op de tweede pagina van elk teamlidblad kunnen de activiteiten worden ingevuld van de duurzame inzetbaarheid, de professionalisering en de overige taken. Er kunnen in de planner drie lijsten van deze activiteiten worden aangelegd, zodat je elke activiteit maar één keer hoeft te typen. Door op de nummerrij te klikken verschijnt een handig invoerscherm waarmee je uit deze lijsten een activiteit kunt kiezen om op het teamlidblad in te voegen.

Er kunnen drie lijsten worden aangelegd met activiteiten in het kader van de duurzame inzetbaarheid, de professionalisering en de overige taken. Met behulp van het invoerscherm kan uit deze lijsten bij het invullen van het activiteitenoverzicht op de teamlidbladen een keus worden gemaakt. 

Hieronder zie je een voorbeeld van een zelf aangelegde lijst overige taken waaruit met behulp van bovenstaand invoerformulier een keus kan worden gemaakt. Achter elke activiteit staat het afgesproken aantal uren voor deze activiteit en het aantal deelnemers. Een dergelijke lijst kun je ook maken voor de activiteiten duurzame inzetbaarheid en professionalisering. Bij het ingebruiknemen van een nieuwe planner, kun je deze aangelegde lijsten met enkele muisklikken importeren uit je oude planner.

 

 

Wanneer alle taken zijn verdeeld kan er een totaaloverzicht worden gemaakt waarop  bij elke activiteit te zien is welke teamleden daarbij zijn ingedeeld. Aan het begin van het werkverdelingstraject kan een leeg overzicht met alleen de activiteiten + uren en het aantal deelnemers, worden afgedrukt als intekenlijst.

Wat kun je nog meer met deze planner doen?

Met het werkblad Groepsverdeling maak je snel een opzet van een groepsindeling voor het nieuwe schooljaar of voor de inzet van het team. De overzichten zijn behulpzaam tijdens het werkverdelingsoverleg.

Met behulp van de planner kun je de overige taken eerlijk en transparant verdelen over het team. Van de ingeplande activiteiten overige taken kunnen twee overzichten worden gemaakt: per activiteit en alle activiteiten met de daarbij ingedeelde teamleden. Laatstgenoemde lijst kan tijdens het werkverdelingsoverleg ook als intekenlijst worden gebruikt.

Op het activiteitenoverzicht zijn de teamleden per activiteit te zien. De blauwe uren zijn de geplande uren per teamlid, de rode de standaarduren voor de activiteit en in de laatste kolom staat het afgesproken aantal deelnemers per activiteit.

Een lege lijst kan ook als intekenlijst worden afgedrukt

Met de werkbladen Overig verlof bereken je eenvoudig een ouderschapsverlof en het overig verlof. Met dit werkblad kan ook het totaal opgenomen ouderschapsverlof worden bijgehouden.

Op het werkblad Overig verlof wordt het opgenomen ouderschapsverlof bijgehouden en een nieuw verlof berekend. In dit voorbeeld wordt voor twee kinderen 323 arbeidsuren betaald verlof opgenomen. Na de berekening wordt een afdruk bewaard, zodat bij een nieuwe verlofopname de gegevens van de vorige opnamen kunnen worden overgenomen in rubriek B. Het aantal opgenomen verlofuren wordt ingevuld in rubriek J van het teamlidblad.

De bovengenoemde scenario’s voor de groepsindeling en -verdeling zijn verhelderend tijdens het traject van de  werkverdeling. Daarnaast vind je in deze planner de beschrijving van een werkverdelingstraject dat met de afdrukken van enkele werkbladen resulteert in een kant-en-klaar werkverdelingsplan ter goedkeuring door de P-MR.

De Groepsplanner - gratis tool

Met de groepsplanner maak je handige overzichten van de personele bezetting per groep gedurende het gehele schooljaar. Naast de geplande vaste bezetting houd je er heel gemakkelijk alle mutaties en incidentele inzet zoals de vervanging gedurende het schooljaar mee bij. Je gebruikt de planner bij de opzet van de werkverdeling zodat iedereen aan het begin van het schooljaar een duidelijk rooster heeft. Daarna gebruik je de planner om er gedurende het schooljaar alle mutaties mee bij te houden, zodat je een perfect overzicht hebt op het verloop van de bezetting in elke groep.

Naast de jaaroverzichten per groep is er een weekoverzicht van alle groepen onder elkaar per gekozen week. Op dat weekoverzicht zie je in één keer de vaste en incidentele personeelsinzet van elke groep in een bepaalde week. Je kunt de groepsplanner gratis downloaden vanaf de pagina Downloads.

 

Meer informatie over de Groepsplanner vind je hier.

weekoverzicht
groepsoverzicht

De Activiteitenkalender - gratis tool

Met de Activiteitenkalender maak je een overzicht van alle schoolactiviteiten gedurende het schooljaar. Je bepaalt zelf de startdatum en de betekenis van de kleurenlegenda. Je kunt de planner gratis downloaden en éénmalig gebruiken. De kalender is voor elk schooljaar te gebruiken en is vanaf deze website altijd in de nieuwste versie gratis te downloaden. Op het werkblad staat een gebruiksaanwijzing.

activiteitenkalender2