De inroostering van de arbeidsuren

Van 2014 naar 2018

Na de onfortuinlijke invoering van de 40-urige werkweek en het overlegmodel in 2014, werd in 2018 het roer 180 graden omgegooid. Het overlegmodel werd weer afgeschaft en in plaats van de strakke regels rond de strikte beperking van de wekelijkse arbeidsduur tot de aanstellingsuren, kwam het werkverdelingsplan.

het werkverdelingsplan
De 40-urige werkweek, stelt de CAO-PO nu, is bij de werkverdeling geen factor meer; alleen bij de vaststelling van het salaris en de omvang van een verlof speelt deze nog een rol.

Het uitgangspunt is duidelijk: bij de werkverdeling worden de (les)taken en activiteiten verdeeld over het team en vastgelegd in het werkverdelingsplan. Bij die verdeling wordt rekening gehouden met ieders jaarlijkse arbeidsduur: het tijdsbeslag van alle taken en activiteiten die een leerkracht krijgt, mag de jaarlijkse arbeidsduur dus niet overschrijden. En omdat na vaststelling van het werkverdelingsplan iedereen weet wat hem of haar te doen staat, is met uitzondering van de lesuren, een verdere inroostering daarvan niet nodig.

inroostering werkdagen
De aanwezigheidstijd, dus de tijd die je op een werkdag verplicht op school aanwezig bent, wordt voortaan door het team zelf bepaald, maar over de relatie tussen de aanstelling en het aantal werkdagen zelf, zegt de CAO-PO slechts dat deze in redelijkheid en goed overleg bepaald wordt. Maar wie bepaalt wat redelijk is?

Waarom inroostering werkdagen noodzakelijk is
Op het eerste gezicht lijkt het voldoende ieders aanwezigheid te laten afhangen van de vaste werkdagen. Een voltijder is er dan de hele week en een deeltijder alleen op zijn of haar vaste werkdagen. Maar in de praktijk werkt dit niet.

Ten eerste is er de vraag hoeveel vaste werkdagen per week passen bij een bepaalde aanstelling. Zonder afspraken daarover is dat volstrekt arbitrair. En de beschikbaarheidsregeling* helpt daarbij ook niet meer, want ook deze werd in 2018 afgeschaft.

*) In de beschikbaarheidsregeling werd het wekelijks maximaal aantal in te roosteren dagdelen bij een bepaalde aanstellingsomvang geregeld.

Ten tweede hebben deeltijders met eenzelfde aantal vaste werkdagen per week, onderling vaak niet precies dezelfde aanstelling. Maar hoe komt dan dat verschil in aanstellingsuren (dus verschil in salaris) ook in het jaarlijks aantal werkdagen tot uiting?

Als, ten derde, van een deeltijder bijvoorbeeld wordt verlangd een studiedag bij te wonen die wél in het takenoverzicht van deze leerkracht is opgenomen (en dus past binnen de arbeidsduur), maar op een nietwerkdag valt, hoe maak je dan zichtbaar of dat ook past binnen de op jaarbasis ingeroosterde plaats- en tijdgebonden* arbeidsduur van die leerkracht?

*) Van elke ingeroosterde werkdag is overigens alleen de afgesproken aanwezigheidstijd plaats- en tijdgebonden.

En ten vierde, als je van het team verlangt een aantal dagen in de zomervakantie ter afsluiting of voorbereiding van het schooljaar op school aanwezig te zijn, hoe maak je dan bij elk teamlid zichtbaar dat deze extra werkdagen passen binnen de totale ingeroosterde arbeidsduur in werkdagen?

Redelijkheid of goed overleg geeft op al dit soort vragen geen antwoord, een transparant en voor iedereen gelijk model van inroostering wél!

Het inroosteringsmodel van TaakberekeningPO
Uitgangspunt binnen het model waarop TaakberekeningPO is gebaseerd, is dat een werkdag een voor iedereen gelijk aantal arbeidsuren telt. Hiertoe wordt binnen de school of het bestuur afgesproken hoe de uren van de 40-urige werkweek over de weekdagen worden verdeeld. We blijven daarbij uitgaan van de (theoretische) 40-urige werkweek, omdat dit o.a. voor een juiste verlofberekening noodzakelijk is. Op een school met 5 gelijke lesdagen ligt een verdeling van 5 x 8:00 uur voor de hand, en op een school met een kortere lesdag bijvoorbeeld 4 x 8:30 uur en 1 x 6:00 uur*. Deze verdeling is dus wat anders dan een eventueel te hanteren schema van benoemingsuren, want benoemingen gebeuren sinds 2014 altijd in héle uren met een minimum van 8:00 uur.

*) Een verdeling die enigszins in verhouding staat tot de lestijd, levert per formatie meer lesuren op!

Uitgaande van het les- en vakantierooster, is nu door de planner eenvoudig te berekenen hoeveel arbeidsuren op basis van de vaste werkdagen bij elk teamlid zijn ingeroosterd. Het zal daarbij, zeker bij ‘oude’ benoemingen (van vóór 2014), vaak voorkomen dat de ingeroosterde arbeidsduur per week enigszins afwijkt van de aanstellingsuren. Wie op basis van het gekozen schema wekelijks iets minder arbeidsuren wordt ingeroosterd dan zijn of haar aanstelling, zal doorgaans ook op jaarbasis minder arbeidsuren zijn ingeroosterd dan zijn of haar jaarlijkse arbeidsduur volgens de aanstelling en omgekeerd.

Voltijders en veel deeltijders zullen bij 38 tot 39 schoolweken minder arbeidsuren zijn ingeroosterd dan hun jaarlijkse arbeidsduur. Voor de werkverdeling heeft die kortere inroostering geen gevolgen, omdat de werkverdeling immers gebaseerd is en blijft op de gehele jaarlijkse arbeidsduur volgens de aanstelling. Wie op jaarbasis wat korter plaats- en tijdgebonden is ingeroosterd dan de arbeidsduur volgens de aanstelling, verricht dus (in theorie) een klein deel van de toebedeelde taken en activiteiten buiten de ingeroosterde plaats- en tijdgebonden* werkdagen.

Wanneer de aanstelling kleiner is dan het wekelijks aantal arbeidsuren volgens het schema, kunnen op jaarbasis juist méér uren zijn ingeroosterd dan de jaarlijkse arbeidsduur. In dat geval ontstaat er dus overwerk dat gecompenseerd kan worden in uitgeroosterde vrije dagen of geld. Beter is het echter om in zo’n geval dan iemands aanstelling iets te vergroten waardoor de overschrijding van de arbeidsduur wordt voorkomen. Omgekeerd, wanneer op basis van de vaste werkdagen erg veel oningeroosterde arbeidsuren overblijven, kan om veel extra inroostering buiten de vaste werkdagen te voorkomen, worden voorgesteld de aanstelling iets te verkleinen.

Het inroosteringspercentage van de voltijder als maatstaf
Hierboven werd al aangestipt dat alle voltijders en veel deeltijders inclusief een paar extra werkdagen in de zomervakantie, op jaarbasis in veel gevallen minder arbeidsuren blijken te zijn ingeroosterd dan hun feitelijke arbeidsduur. Omdat de inroostering op de afgesproken werkverdeling geen enkele invloed heeft, is dat op zich geen probleem. Dat de mate van inroostering tussen voltijders en deeltijders, en deeltijders onderling wel erg kan verschillen, kan echter wél als problematisch worden ervaren.

Dit verschil kan worden ondervangen door met elkaar af te spreken welke mate van inroostering acceptabel is, en welke wordt gecorrigeerd met extra in- of uit te roosteren werkdagen. Als maatstaf kan men daarbij uitgaan van het inroosteringspercentage van de ingeroosterde voltijder (inclusief eventuele in de zomervakantie extra ingeroosterde werkdagen!). Wanneer bijvoorbeeld op een school in een jaar alle voltijders voor ongeveer 95% van hun arbeidsduur van 1659 uur zijn ingeroosterd, kan men afspreken dit inroosteringspercentage ook bij de deeltijders aan te houden.

Dit hierboven beschreven model voor de inroostering geeft op uniforme en transparante wijze een glashelder antwoord op elke inroosteringsvraag.

Voorbeeld
Een deeltijder woont een of meerdere studiedagen op nietwerkdagen bij. De arbeidsuren (volgens het schema) van deze dagen worden in de jaartaakberekening van deze leerkracht extra ingeroosterd. Wanneer nu het aantal ingeroosterde arbeidsuren de jaarlijkse arbeidsduur (óf het afgesproken percentage daarvan) niet overschrijdt, is het duidelijk dat deze extra dagen passen binnen de arbeidsduur van deze leerkracht. Wanneer die extra inroostering echter tot een overschrijding leidt, zullen de teveel ingeroosterde uren in geld of vrije dagen gecompenseerd moeten worden.

Alle taken en activiteiten moeten passen binnen de arbeidsduur
Tot hiertoe hebben we alleen naar de plaats- en tijdgebonden inroostering van de arbeidsuren gekeken. Maar omdat de werkverdeling los staat van de inroostering, is het daarnaast ook van belang goed in de gaten te houden of alle toebedeelde taken en activiteiten qua tijdsbeslag passen binnen de (jaarlijkse) arbeidsduur.

Jaartaakopbouw op de eerste pagina van het teamlidblad
Op de eerste pagina van het teamlidblad is te zien hoeveel lesuren er zijn ingeroosterd en hoeveel uren daarbij voor het voor- en nawerk volgens het opslagpercentage zijn berekend. Na aftrek van de berekende uren voor de professionalisering en duurzame inzetbaarheid, zijn de overblijvende uren bestemd voor de overige (school)taken.

Verdeling taken en activiteiten op de tweede pagina
De lesuren en de uren voor het voor- en nawerk behoeven we uiteraard niet nader in te vullen met omschreven activiteiten. Alle andere taken en activiteiten die niet vallen binnen de lestaak of het voor- en nawerk, verdelen we op de tweede pagina over de overblijvende taakonderdelen professionalisering, duurzame inzetbaarheid en overige (school)taken.

Omdat we daarbij inzichtelijk moeten maken dat de afgesproken taken en activiteiten binnen de arbeidsduur passen, vermelden we bij elke activiteit het aantal uren dat daarvoor is afgesproken. Bij de taakonderdelen professionalisering en duurzame inzetbaarheid kan eventueel ook gekozen voor een verantwoording achteraf over de besteding ervan. Bij de Overige (school)taken benoemen we dan alle nietgroepsgebonden taken en activiteiten (+ uren) als teamvergaderingen, studiedagen, algemene ouderavonden, deelname aan werkgroepen of raden enz..

Uren van studiedagen vermelden op de tweede pagina van het teamlidblad
Wanneer we bij een deeltijder op de eerste pagina van het teamlidblad de arbeidsuren van extra studiedagen inroosteren, zullen we deze studiedagen (+ bijbehorende uren) dus ook bij het overzicht van de overige taken op de tweede pagina moeten vermelden. Want alleen op deze manier is dan duidelijk of de uren van deze extra ingeroosterde dagen ook passen binnen de uren die binnen de jaartaak beschikbaar zijn voor de Overige taken. Wanneer dus zou blijken dat er op de eerste pagina nog wél voldoende arbeidsuren over zijn om de studiedagen als extra werkdagen in te kunnen roosteren, maar op de tweede pagina alle uren voor de overige taken al zijn volgepland met andere activiteiten, dan zit er dus niets anders op dan een al ingeplande taak of activiteit te schrappen om ruimte te maken voor de uren van die extra ingeroosterde studiedagen. Overigens hoeven daarbij de op de tweede pagina te vermelden uren voor die studiedag(en), niet precies hetzelfde te zijn als de op de eerste pagina vermelde uren van de betreffende extra werkdagen. Als bijvoorbeeld het teamlid op de studiedag wél de hele dag op school is, maar de studiedag alleen ’s ochtends plaats vindt en er ’s middags andere activiteiten plaats vinden, kunnen op de tweede pagina alleen de uren van de studieochtend worden vermeld. Dit kan het beslag dat de studiedagen op de uren voor de overige taken leggen, beperken.

Werkdrukverlaging door uniformiteit en transparantie van TaakberekeningPO
Een ervaring van hoge werkdruk wordt voor een niet onbelangrijk deel veroorzaakt door een gevoel van controleverlies door het ontbreken van grip op de eigen werksituatie. De planner TaakberekeningPO biedt een model en instrument waarmee de taak- en urenverdeling voor iedereen navolgbaar en transparant in beeld wordt gebracht. De helderheid voorkomt onvruchtbare discussies en brengt daarmee rust waardoor iedereen zich kan concentreren op de werkinhoud.

Voor de schoolleiding verlaagt de planner daarnaast ook op heel praktische wijze de werkdruk, want met een minimale tijdsinvestering levert de planner elk schooljaar een maximum aan informatie over de werkverdeling en de inroostering. De heldere overzichten geven houvast en dragen bij aan een goede werksfeer.