De inroostering van de arbeidsuren

Van 2014 naar 2018

Na de onfortuinlijke invoering van de 40-urige werkweek en het overlegmodel in 2014, werd in 2018 het roer 180 graden omgegooid. Het overlegmodel werd weer afgeschaft en in plaats van de strakke regels rond de strikte beperking van de wekelijkse arbeidsduur tot de aanstellingsuren, kwam het werkverdelingsplan.

het werkverdelingsplan
De 40-urige werkweek, stelt de CAO-PO nu, is bij de werkverdeling geen factor meer; alleen bij de vaststelling van het salaris en de omvang van een verlof speelt deze nog een rol.

Het uitgangspunt is duidelijk: bij de werkverdeling worden de (les)taken en activiteiten verdeeld over het team en vastgelegd in het werkverdelingsplan. Bij die verdeling wordt rekening gehouden met ieders jaarlijkse arbeidsduur: het tijdsbeslag van alle taken en activiteiten die een leerkracht krijgt, mag de jaarlijkse arbeidsduur dus niet overschrijden. En omdat na vaststelling van het werkverdelingsplan iedereen weet wat hem of haar te doen staat, is met uitzondering van de lesuren, een verdere inroostering daarvan niet nodig.

over de inroostering van de werkdagen zegt de CAO-PO niets
De aanwezigheidstijd, dus de tijd die je op een werkdag verplicht op school aanwezig bent, wordt voortaan door het team zelf bepaald, maar over de relatie tussen de aanstelling en het aantal werkdagen op week- en jaarbasis zegt de CAO-PO niets, en de vakorganisaties en de PO-raad in hun toelichting hierop slechts dat deze in redelijkheid en goed overleg bepaald wordt. Maar goed overleg garandeert geen overeenstemming en wie bepaalt wat redelijk is?

Waarom inroostering werkdagen noodzakelijk is
Op het eerste gezicht lijkt het voldoende ieders aanwezigheid te laten afhangen van de vaste werkdagen. Een voltijder is er dan de hele week en een deeltijder alleen op zijn of haar vaste werkdagen. Maar in de praktijk werkt dit niet.

Ten eerste is er de vraag hoeveel vaste werkdagen per week passen bij een bepaalde aanstelling. Zonder afspraken daarover is dat nogal arbitrair. En de beschikbaarheidsregeling* helpt daarbij ook niet meer, want ook deze werd in 2018 afgeschaft.

* In de beschikbaarheidsregeling werd het wekelijks maximaal aantal in te roosteren dagdelen bij een bepaalde aanstellingsomvang geregeld.

Ten tweede hebben deeltijders met eenzelfde aantal vaste werkdagen per week, onderling vaak niet precies dezelfde aanstelling. Maar hoe komt dan dat verschil in aanstellingsuren (dus verschil in salaris) naast een verschil in toebedeelde taken, ook in het jaarlijks aantal werkdagen tot uiting?

Als, ten derde, van een deeltijder bijvoorbeeld wordt verlangd een studiedag bij te wonen die wél in het takenoverzicht van deze leerkracht is opgenomen (en dus zo te zien past binnen de arbeidsduur), maar op een nietwerkdag valt, hoe maak je dan zichtbaar of die extra werkdag ook past binnen het op jaarbasis totaal aan plaats- en tijdgebonden in te roosteren werkdagen?

En ten vierde, als je van het team verlangt een aantal dagen in de zomervakantie ter afsluiting of voorbereiding van het schooljaar op school aanwezig te zijn, hoe maak je dan bij elk teamlid zichtbaar dat deze extra werkdagen passen binnen de totale ingeroosterde arbeidsduur in werkdagen?

Redelijkheid of goed overleg geeft op al dit soort vragen natuurlijk geen antwoord, maar een transparant en voor iedereen gelijk model van inroostering wél!

Binnen het inroosteringsmodel van TaakberekeningPO telt een werkdag voor iedereen evenveel arbeidsuren
Uitgangspunt binnen het model waarop TaakberekeningPO is gebaseerd, is dat in de berekeningen een werkdag een voor iedereen gelijk aantal arbeidsuren telt. Hiertoe wordt binnen de school of het bestuur afgesproken hoe de uren van de 40-urige werkweek over de weekdagen worden verdeeld (let op: het gaat hierbij dus om de arbeidsuur per werkdag waarmee gerekend wordt en niet over benoemingsuren – zie hieronder).

We blijven daarbij uitgaan van de (theoretische) 40-urige werkweek, omdat dit o.a. voor een juiste verlofberekening noodzakelijk is. Op een school met 5 gelijke lesdagen ligt een verdeling van 5 x 8:00 uur voor de hand, en op een school met een kortere lesdag bijvoorbeeld 4 x 8:30 uur en 1 x 6:00 uur*. 

Op scholen die echter ook bij een kortere les(woens)dag een benoemingsschema van 8:00 per dag hanteren, wordt dit benoemingsschema vanzelfsprekend ook in het inroosterschema aangehouden ( dus 5 x 8:00 uur).

Dit inroosterschema vul je in op de tweede pagina van het eerste werkblad lesurenberekening in rubriek G. De ingeroosterde arbeidsuren worden dan bij iedereen volgens dit schema en de vaste werkdagen berekend.

Uitgaande van het les- en vakantierooster, is nu door de planner eenvoudig te berekenen hoeveel arbeidsuren op basis van de vaste werkdagen bij elk teamlid zijn ingeroosterd. Het zal daarbij, zeker bij ‘oude’ benoemingen (van vóór 2014), vaak voorkomen dat de ingeroosterde arbeidsduur per week enigszins afwijkt van de aanstellingsuren. Wie op basis van het gekozen schema wekelijks iets minder arbeidsuren wordt ingeroosterd dan zijn of haar aanstelling, zal doorgaans ook op jaarbasis minder arbeidsuren zijn ingeroosterd dan zijn of haar jaarlijkse arbeidsduur volgens de aanstelling en omgekeerd.

* Een verdeling die enigszins in verhouding staat tot de lestijd, levert per formatie meer lesuren op!

Let op: Deze verdeling is geen schema van benoemingsuren
Deze verdeling is dus iets anders dan een eventueel te hanteren schema van benoemingsuren, want benoemingen gebeuren sinds 2014 altijd in héle uren met een minimum van 8:00 uur.

Binnen veel besturen of scholen is afgesproken voor benoemingen 8 uur (wtf 0,2) per werkdag te rekenen*. Dit is niet erg handig, want een benoeming voor bijvoorbeeld twee hele lesdagen van 16 uur, levert vrijwel altijd onvoldoende lesuren op om het gehele jaar les te kunnen geven zonder de maximale lestaak te overschrijden. Zo’n benoeming leidt er dus toe dat wanneer de leerkracht niet met een langere lestaak akkoord gaat, een aantal lesdagen zal moeten worden uitgeroosterd en vervangen. Die overschrijding kan men voorkomen door voor een benoeming van twee dagen geen 16 uur, maar bijvoorbeeld 17 uur te rekenen. Deze extra benoemingsuren wegen op tegen de vervangingskosten die anders gemaakt zouden worden, zijn dus formatief neutraal, maar voorkomen onnodige wisselingen in de groepsbezetting!

Wanneer een benoeming van twee dagen een hele dag en een kortere leswoensdag betreft, zal een benoemingsomvang van 16 uur juist weer teveel lesuren opleveren. Deze moeten dan weer op andere dagen extra ingeroosterd worden, wat vervelend is. En zie je daarom maar van extra inroostering op andere dagen af, dan gooi je dus kostbare formatie weg. Niet zo handig allemaal dus!

* Zo’n uniforme verdeling van 8:00 benoemingsuren voor elke werkdag, wordt binnen een bestuur vaak afgesproken om wat de werkverdeling en inroostering betreft, een uniforme toepassing van de CAO-PO op alle scholen te garanderen. Maar gelijke benoemingsuren garandeert natuurlijk helemaal niet een gelijke inroostering van deze uren op alle scholen!

Optimale benoemingsomvang is afhankelijk van het les- en vakantierooster
Wat de optimale benoemingsomvang voor een bepaald aantal dagen is, is afhankelijk van het les- en vakantierooster van de school en kan dus per school verschillend zijn. Met behulp van de planner is eenvoudig te berekenen wat bij een bepaald aantal vaste werkdagen de optimale benoemingsomvang is waarbij de deeltijder de maximale lestijd niet overschrijdt, niet hoeft te worden vervangen, maar er ook geen formatie verspild wordt.

Voltijders en veel deeltijders zullen binnen de schoolweken minder arbeidsuren zijn ingeroosterd
Voltijders en veel deeltijders zullen bij 38 tot 39 schoolweken minder arbeidsuren zijn ingeroosterd dan hun jaarlijkse arbeidsduur. Voor de werkverdeling heeft die kortere inroostering geen gevolgen, omdat de werkverdeling immers gebaseerd is en blijft op de gehele jaarlijkse arbeidsduur volgens de aanstelling. Wie op jaarbasis wat korter plaats- en tijdgebonden is ingeroosterd dan de arbeidsduur volgens de aanstelling, verricht dus (in theorie) een klein deel van de toebedeelde taken en activiteiten buiten de ingeroosterde plaats- en tijdgebonden werkdagen.

Wanneer de aanstelling kleiner is dan het wekelijks aantal arbeidsuren volgens het schema, kunnen op jaarbasis juist méér uren zijn ingeroosterd dan de jaarlijkse arbeidsduur. In dat geval ontstaat er dus een verhoudingsgewijze overmaat aan ingeroosterde werkdagen, dat gecompenseerd kan worden met enkele uitgeroosterde vrije dagen of geld.

Beter is het echter om in zo’n geval dan iemands aanstelling iets te vergroten waardoor een overschrijding van de arbeidsduur wordt voorkomen. Omgekeerd, wanneer op basis van de vaste werkdagen erg veel oningeroosterde arbeidsuren overblijven, kan om veel extra inroostering naast de vaste werkdagen te voorkomen, worden voorgesteld de aanstelling iets te verkleinen.

Het inroosteringspercentage van de voltijder als maatstaf bij de deeltijders
Hierboven werd al aangestipt dat alle voltijders en veel deeltijders inclusief een paar extra werkdagen in de zomervakantie, op jaarbasis in veel gevallen minder arbeidsuren blijken te zijn ingeroosterd dan hun feitelijke arbeidsduur. Omdat de inroostering op de afgesproken werkverdeling geen enkele invloed heeft, is dat op zich geen probleem. Dat de mate van inroostering tussen voltijders en deeltijders, en deeltijders onderling erg kan verschillen, kan vanuit het oogpunt van gelijke behandeling echter wél als problematisch worden ervaren.

Dit inroosterverschil kan worden ondervangen door met elkaar af te spreken* welke mate van inroostering acceptabel is, en welke wordt gecorrigeerd met extra in- of uit te roosteren werkdagen. Als maatstaf kan men daarbij uitgaan van het inroosteringspercentage van de ingeroosterde voltijder (inclusief eventuele in de zomervakantie extra ingeroosterde werkdagen!). Wanneer bijvoorbeeld op een school in een jaar alle voltijders voor ongeveer 95% van hun arbeidsduur van 1659 uur in werkdagen zijn ingeroosterd, kan men afspreken dit inroosteringspercentage ook bij de deeltijders aan te houden. Gelijk met deze afspraak, spreek je dan ook af welke marge bij een eventuele extra in- of uitroostering wordt aangehouden. Zo zou je bijvoorbeeld kunnen afspreken dat de extra in- of uitroostering wordt afgerond op hele werkweken van de betreffende leerkracht. Als een teamlid minder dan een week te weinig of teveel is ingeroosterd in vergelijking met de (verhoudingsgewijze) arbeidsduur, vindt er dan geen correctie plaats.

Dit hierboven beschreven model voor de inroostering geeft op uniforme en transparante wijze een glashelder antwoord op elke inroosteringsvraag.

* De verdeling van de arbeidsuren over de weekdagen op het eerste werkblad en het hanteren van het inroosteringspercentage van de voltijders bij de vaststelling van het aantal in te roosteren werkdagen, kan door het team worden afgesproken binnen het werkverdelingsoverleg. besluiten hierover kunnen dan met de afgesproken meerderheid van stemmen worden genomen.

Voorbeeld
Een deeltijder woont een of meerdere studiedagen op nietwerkdagen bij. De arbeidsuren (volgens het schema) van deze dagen worden in de jaartaakberekening van deze leerkracht extra ingeroosterd. Wanneer nu het aantal ingeroosterde arbeidsuren de jaarlijkse arbeidsduur (óf het afgesproken percentage daarvan) niet overschrijdt, is het duidelijk dat deze extra dagen passen binnen de arbeidsduur van deze leerkracht. Wanneer die extra inroostering echter tot een overschrijding leidt, zullen de teveel ingeroosterde uren in geld of enkele vrije dagen gecompenseerd moeten worden.

Inroostering arbeidsuren is een optie

De inroostering van de arbeidsuren en de verhoudingsgewijze toepassing daarvan, wordt niet genoemd in de CAO-PO en is dus een optie waartoe op school- of bestuursniveau kan worden besloten. Wanneer geen gebruik wordt gemaakt van het inroosterpercentage van de voltijders als referentiepunt, laat je dit in rubriek G van het eerste werkblad leeg.

Wanneer je de arbeidsuren helemaal niet wilt inroosteren, laat je het schema van de verdeling van de arbeidsuren over de weekdagen in diezelfde rubriek ook leeg. Het tonen van de arbeidsuren onderaan rubriek G, zet je dan op ‘nee’.

De werkverdeling en de arbeidsduur

Tot hiertoe hebben we alleen naar de plaats- en tijdgebonden inroostering van de arbeidsuren gekeken. Maar omdat de werkverdeling los staat van de inroostering, is het daarnaast ook van belang goed in de gaten te houden of alle toebedeelde taken en activiteiten qua tijdsbeslag passen binnen ieders (jaarlijkse) arbeidsduur.

Jaartaakopbouw op de eerste pagina van het teamlidblad
Op de eerste pagina van het teamlidblad is te zien hoeveel lesuren er zijn ingeroosterd en hoeveel uren daarbij voor het voor- en nawerk volgens het opslagpercentage zijn berekend. Na aftrek van de berekende uren voor de professionalisering en duurzame inzetbaarheid, zijn de overblijvende uren bestemd voor de overige (school)taken.

Verdeling taken en activiteiten op de tweede pagina
De lesuren en de uren voor het voor- en nawerk behoeven we uiteraard niet nader in te vullen met omschreven activiteiten. Alle andere taken en activiteiten die niet vallen binnen de lestaak of het voor- en nawerk, verdelen we op de tweede pagina over de overblijvende taakonderdelen professionalisering, duurzame inzetbaarheid en overige (school)taken.

Omdat we daarbij inzichtelijk moeten maken dat de afgesproken taken en activiteiten binnen de arbeidsduur passen, vermelden we bij elke activiteit het aantal uren dat daarvoor is afgesproken. Bij de taakonderdelen professionalisering en duurzame inzetbaarheid kan eventueel ook gekozen voor een verantwoording achteraf over de besteding ervan. Bij de Overige (school)taken benoemen we dan alle nietgroepsgebonden taken en activiteiten (+ uren) als teamvergaderingen, studiedagen, algemene ouderavonden, deelname aan werkgroepen of raden enz..

Uren van studiedagen vermelden op de tweede pagina van het teamlidblad
Wanneer we bij een deeltijder op de eerste pagina van het teamlidblad de arbeidsuren van extra studiedagen inroosteren, zullen we deze studiedagen (+ bijbehorende uren) dus ook bij het overzicht van de overige taken op de tweede pagina moeten vermelden. Want alleen op deze manier is dan duidelijk of de uren van deze extra ingeroosterde dagen ook passen binnen de uren die binnen de jaartaak beschikbaar zijn voor de Overige taken.

Wanneer dus zou blijken dat er op de eerste pagina nog wél voldoende arbeidsuren over zijn om de studiedagen als extra werkdagen in te kunnen roosteren, maar op de tweede pagina alle uren voor de overige taken al zijn volgepland met andere activiteiten, dan zit er dus niets anders op dan een al ingeplande taak of activiteit te schrappen om ruimte te maken voor de uren van die extra ingeroosterde studiedagen.

Overigens behoeven daarbij de op de tweede pagina te vermelden uren voor die studiedag(en), niet precies hetzelfde te zijn als de op de eerste pagina vermelde uren van de betreffende extra werkdagen. Als bijvoorbeeld het teamlid op de studiedag wél de hele dag op school is, maar de studiedag alleen ’s ochtends plaats vindt en er ’s middags andere activiteiten plaats vinden, worden alle arbeidsuren van die dag extra ingeroosterd in rubriek F op de eerste pagina, maar kunnen in rubriek C op de tweede pagina bij die studiedag, alleen de uren van de studieochtend worden vermeld. Dit kan het beslag dat de studiedagen op de uren voor de overige taken leggen, beperken.

Werkdrukverlaging door uniformiteit en transparantie van TaakberekeningPO
Een ervaring van hoge werkdruk wordt voor een niet onbelangrijk deel veroorzaakt door een gevoel van het ontbreken van grip op de eigen werksituatie. De planner TaakberekeningPO biedt een model en instrument waarmee de taak- en urenverdeling voor iedereen navolgbaar en transparant in beeld wordt gebracht. De helderheid voorkomt onvruchtbare discussies en brengt daarmee rust waardoor iedereen zich kan concentreren op de werkinhoud.

Voor de schoolleiding verlaagt de planner daarnaast ook op heel praktische wijze de werkdruk, want met een minimale tijdsinvestering levert de planner elk schooljaar een maximum aan informatie over de werkverdeling en de inroostering. De heldere overzichten geven houvast en dragen bij aan een goede werksfeer.