Tips & tricks, afdrukken en PDF's maken
Door meerdere teamlidbladen te selecteren kun je meerdere bladen tegelijk invullen en afdrukken. Je kunt in één keer een PDF van alle ingevulde werkbladen maken, of een PDF per werkblad
inhoud
Welke icoontjes zijn handig in het snelmenu?
Werkbalk snelle toegang aanpassen – klik hierop voor het kiezen of verwijderen van de onderdelen van het snelmenu.
Opslaan – Klik hierop om de ingevoerde tussentijds gegevens op te slaan of vóór het afsluiten.
Opslaan als– Klik hierop als je de planner onder een andere naam wilt opslaan. Na het opslaan werk je automatisch verder in het nieuwe bestand; de planner onder de oude bestandsnaam blijft behouden.
Snel afdrukken – Klik hierop als je het actieve werkblad of de geselecteerde werkbladen wilt afdrukken. Je kunt het geselecteerde afdrukapparaat niet veranderen en je hebt geen controle over éénzijdig of dubbelzijdig afdrukken.
Afdrukvoorbeeld en afdrukken – Je ziet hoe de afdruk er uit komt te zien en je kunt uit alle afdrukopties kiezen.
Typen ongedaan maken of herhalen – De pijl naar links maakt het laatst getypte ongedaan en de pijl naar rechts herhaalt dit weer. Het ongedaan maken (pijl naar links) is handig als er iets verkeerd is gegaan.
De afdrukopties
Het afdrukken kan middels de beschikbare iconen in het snelmenu of via de tab Bestand linksboven in het scherm.
Het maken van PDF-afdrukken is handig wanneer de planner als geheel of per werkblad als bijlage van een E-mail moet worden verspreid binnen het team.
Icoon Snel afdrukken
Door op het printericoon in het snelmenu te klikken wordt het actieve werkblad (het werkblad dat op het scherm is afgebeeld) afgedrukt. Wanneer meerdere werkbladen geselecteerd zijn Zie hieronder), worden deze alle afgedrukt.
Je hebt bij deze optie echter geen controle over éénzijdig of dubbelzijdig afdrukken en op welk afdrukapparaat de afdruk gemaakt wordt. (Wanneer je de muiswijzer boven het printericoontje houdt, kun je zien welk afdrukapparaat (op papier of als PDF) op dat moment geselecteerd is).
Icoon Afdrukoverzicht
Door op het icoon Afdrukoverzicht te klikken, zie je hoe de afdruk er komt uit te zien en heb je een uitgebreide keuze aan afdrukmogelijkheden.
Optie Afdrukken onder tab Bestand
Door linksboven op de tab Bestand te klikken en daarna op Afdrukken verschijnt hetzelfde dialoogscherm als bij de voorgaande optie.
De planner of de afzonderlijke werkbladen afdrukken als PDF en verspreiden per email
Wanneer de planner in zijn geheel of per werkblad(en) moet worden verspreid binnen het team, kan dit in gedrukte vorm of als PDF-bestand. Deze PDF-bestanden kunnen dan als bijlage worden meegestuurd met een email. Klik linksboven een werkblad op het PDF-icoon om onderstaand dialoogscherm op te roepen.
Afdrukopties via PDF-formulier van TaakberekeningPO
- Wil je meerdere werkbladen als aparte PDF’s afdrukken, selecteer (zie hieronder) dan eerst de betreffende werkbladen, klik op het PDF-icoon linksboven en kies in het dialoogscherm de eerste optie. Elke PDF krijgt dan automatisch de naam van het teamlid. Deze optie is handig wanneer je in één keer meerdere teamlidbladen als aparte PDF’s wilt afdrukken;
- Wil je alleen de werkbladen van het WVP afdrukken, kies dan de tweede optie. Zorg er dan voor dat op het werkblad ‘act.overzicht’ een overzicht van de overige taken is gemaakt;
- Wil je vooraf geselecteerde werkbladen als één bestand afdrukken, kies dan de derde optie en geef het bestand een zelfgekozen naam.
Wanneer gebruik wordt gemaakt van de eigen PDF-app of de PDF-standaardapp van Microsoft, is het niet mogelijk in één opdracht meerdere geselecteerde werkbladen apart onder een eigen naam af te drukken. De hele werkmap of de geslecteerde werkbladen worden dus altijd als één bestand onder één naam afgedrukt.
1. Wanneer je linksboven op ‘Bestand’ klikt, verschijnt onderstaand dialoogscherm en kies je onder ‘Printer’ je eigen PDF-maker of, zoals in dit voorbeeld, Microsoft Print to PDF.
2. Kies daarna onder ‘Instellingen’ één van de drie afdrukopties. Vervolgens kun je in onderstaand dialoogscherm de map kiezen waarin het PDF-bestand moet worden opgeslagen en onder welke naam (zie hieronder)
3. Klik tenslotte op ‘Opslaan’.
Foutmelding ‘onvoldoende systeembronnen’
Wanneer veel printopdrachten achter elkaar, of veel werkbladen in één opdracht worden afgedrukt, kan het voorkomen dat het afdrukproces wordt onderbroken met de foutmelding: ‘onvoldoende systeembronnen …’. Of en na hoeveel afdrukken zich dit voordoet, is afhankelijk van het interne geheugen van je computer.
Wanneer dit probleem zich voordoet, sluit je de planner én Excel helemaal af en controleer je in de bestandsmap van de planner (waar de PDF’s zijn opgeslagen) t/m welk werkblad de PDF’s correct zijn afgedrukt. De niet correct afgedrukte PDF’s herken je in het bestandsoverzicht aan het geringe aantal Kb’s – bijv. 5, of de mededeling bij het openen van de PDF dat het bestand corrupt is.
Vervolgens start je de planner (en Excel) opnieuw op en geef je een nieuwe afdrukopdracht voor de nog resterende nietcorrect afgedrukte werkbladen.
Hoe selecteer je meerdere werkbladen tegelijk?
Aaneengesloten werkbladen selecteren
Klik onderaan op de tab van het eerste werkblad dat je wilt afdrukken of invullen en houd daarbij de Shifttoets ingedrukt. Klik vervolgens op de tab van het laatste te selecteren werkblad en laat de Shifttoets weer los. De tabs van de geselecteerde werkbladen zijn nu wit gekleurd. Alle bewerkingen zoals afdrukken en invullen gebeurt nu gelijktijdig op alle geselecteerde werkbladen.
Verspreide werkbladen selecteren
Houd de Ctrl-toets ingedrukt terwijl je één voor één de tabs van de te selecteren werkbladen aanklikt. Alle bewerkingen zoals afdrukken en invullen gebeurt nu gelijktijdig op alle geselecteerde werkbladen.
Je heft de selectie weer op door op de tab van een niet-geselecteerd werkblad te klikken.
Het afdrukken van alle, of meerdere geselecteerde werkbladen
- Selecteer de werkbladen die je af wilt drukken (zie boven)
- Geef de afdrukopdracht (op papier of als PDF – zie hierboven bij de Afdrukopties).
Let op: Om ervoor te zorgen dat bij dubbelzijdig afdrukken op papier van de teamlidbladen aan weerskanten de juiste pagina’s worden afgedrukt, kun je bij het dubbelzijdig afdrukken van meerdere teamlidbladen het beste alleen teamlidbladen selecteren en de afdrukopdracht dus niet combineren met andersoortige werkbladen.
Hoe vul je meerdere werkbladen gelijktijdig in?
Het maken van dezelfde opmerking in het opmerkingenvak van meerdere teamlidbladen tegelijk
- Selecteer de betreffende teamlidbladen;
- Maak de opmerking in het opmerkingenvak;
- Deselecteer tenslotte de geselecteerde teamleden.
Denk er aan dat eventueel eerder ingevulde opmerkingen op de geselecteerde teamlidbladen overschreven kunnen worden. Kies daarom bij het invullen van activiteiten in rubriek A t/m C op de tweede pagina van meerdere teamlidbladen altijd voor de onderste regel. Na sortering komt de activiteit dan vanzelf op de juiste plek – zie ook hieronder.
Het invullen van extra uit- of ingeroosterde les- en/of arbeidsuren in rubriek E en F
Wanneer bij meerdere teamleden les- en/of arbeidsuren extra uit- of ingeroosterd moeten worden, selecteer je de betreffende teamleden en vul je de gegevens in de betreffende rubriek in.
Wanneer bijvoorbeeld is afgesproken dat alle teamleden in de zomervakantie een aantal dagen op school zijn, vul je op deze wijze bij alle teamleden de arbeidsuren van deze dagen in in rubriek F.
Doe dit alleen op de eerste regel van deze rubriek als er nog bij geen enkel teamlid in deze rubriek iets is ingevuld, anders wordt dit overschreven. Als er bij sommige teamleden in de betreffende rubriek al iets is ingevuld, kies je, als deze nog bij iedereen leeg is, de onderste regel.
Het invullen van eenzelfde activiteit op de 2e pagina van meerdere teamlidbladen
Bij het invullen van eenzelfde activiteit op de tweede pagina van meerdere teamlidbladen tegelijk, kan geen gebruik worden gemaakt van het invoerformulier. De activiteit moet daarom in dat geval handmatig worden ingevoerd. Zorg er voor dat de betreffende activiteit ook is opgenomen in één van de drie lijsten en dat deze identiek gespeld is (dit is belangrijk i.v.m. het maken van overzichten). Ga als volgt te werk:
- Selecteer de betreffende teamlidbladen;
- Vul op de onderste regel *) van de betreffende rubriek de activiteit in en het bijbehorend aantal uren;
- Deselecteer tenslotte de geselecteerde teamlidbladen weer;
Wanneer de activiteit nog niet in één van de drie lijsten was opgenomen, voer je deze daar alsnog (identiek gespeld!) in.
