Downloaden, openen en opslaan

Deze planner bevat macro’s (programma’s in VBA) die alleen op een lokale (Windows)pc of laptop werken waarop Office Excel of Microsoft 365 is geïnstalleerd. Macro’s zijn programma’s die de knoppen, invoerformulieren en berekeningen besturen. Bij het bewerken van de planner moeten deze dus zijn ingeschakeld.

Door het programma op te slaan in de cloud (bijv. OneDrive) kun je deze met anderen delen en vanaf elke locatie bewerken.

Let op : macro’s en formulierbesturingselementen in Office-applicaties werken niet online. In Microsoft 365 wordt de planner daarom altijd ingevuld in de modus bureaubladtoepassing. Ook in Sharepoint en Teams bewerk je de planner altijd in de desktop-app. Lees daarover hieronder meer.

Downloaden en openen

Download vóór het activeren bij voorkeur eerst de nieuwste versie van de website.

De vervolgstappen na het downloaden zijn afhankelijk van je browser.

 

Chrome

Klik linksonder in het scherm op het pijltje en kies openen.

 

Edge
De planner wordt als tussenstap eerst getoond, maar werkt niet doordat de macro’s niet zijn ingeschakeld. Klik daarom vervolgens op de knop Bestand Downloaden en daarna op Openen.

 

Firefox
In Firefox verschijnt na het downloaden onderstaand dialoogscherm. Kies Openen met Excel en klik op OK.

 

 

Na het openen
Ook wanneer Microsoft 365 wordt gebruikt, zal de planner vanzelf openen in de bureaubladmodus en verschijnen er achtereenvolgens eerst twee beveiligingsvragen:

 

 

 

Klik dan achtereenvolgens op Bewerken inschakelen en Inhoud inschakelen.

De besturingsknoppen en berekeningsprogramma’s werken nu en de planner kan worden ingevuld.

De beveiligingsvragen worden standaard alleen gesteld na het downloaden van internet. Wanneer de planner hierna vanf de eigen pc/laptop of vanuit de cloud wordt geopend, zullen deze vragen doorgaans verder achterwege blijven.

 

Opslaan

Let op:
Laat de knop Automatisch opslaan op uit staan (zoals hierboven dus) als je de planner alleen op je laptop of pc wilt opslaan. Wil je de planner in de cloud opslaan, zet de knop dan op aan. Excel vraagt je dan in welke cloudservice je het bestand wilt opslaan en of je het bestand als een vertrouwd bestand wilt opslaan, kies dan OK. De planner opent voortaan dan automatisch met ingeschakelde macro’s.

 

Sla de planner op (klik op dit icoon in het snelmenu of klik linksboven op Bestand en Opslaan als…) onder een zelfgekozen naam en op een zelfgekozen locatie. Dit kan in je documentenmap op je pc/laptop zijn of in de cloud (bijv. via het gratis OneDrive van Microsoft). Het is handig een aparte map te maken waarin je de plannerbestanden bewaart.

 

De planner bewerken, opslaan en weer openen

De planner kan nu worden ingevuld. Wanneer je de planner op je eigen pc/laptop hebt opgeslagen staat het schuifje automatisch opslaan op uit en klik je eerst op Opslaan voordat je het programma sluit, anders gaan de ingevulde gegevens verloren (maar als je dit vergeet, zal Excel je helpen herinneren dit te doen).

Je opent het programma weer door in verkenner in je cloudservice of in je eigen documentenmap op het bestand te (dubbel)klikken. Om het programma met één klik te kunnen openen is het echter handiger om op je bureaublad een snelkoppeling naar het programma te maken.

Houd er rekening mee dat het openen en opslaan vanuit de cloud wel iets meer tijd in beslag neemt. Lees daar hieronder meer over.

 

Delen en werken in de cloud

Wanneer je de planner opslaat in de cloud, kun je deze vanaf elke locatie waar je over Excel beschikt openen en bewerken.

Let op:
Wanneer je de planner vanuit de cloud hebt geopend zal het PDF-afdrukformulier niet werken (je krijgt dan een (onterechte) foutmelding over onvoldoende geheugen). De standaard (PDF-)afdrukopties via Bestand -> Afdrukken enz. werken dan wél. In de planner 2023/2024 is dit probleem verholpen en kun je zelf de map kiezen waarin je de PDF’s wilt opslaan.

Opslaan in de cloud
Zet het schuifje ‘automatisch opslaan‘ op aan. Excel loadt dan de planner up naar de gekozen cloudservice (bijv. OneDrive, een gratis cloudservice van Microsoft). Maak een snelkoppeling naar het bestand in de cloud, zodat je voor het openen niet steeds in verkenner naar de bestandslocatie hoeft te zoeken.

 

Meerdere versies bewaren in archief

Het kan handig zijn de planner in een bepaalde staat van invulling te bewaren, zodat je later terug kunt zien hoe de formatieve situatie op een bepaalde datum was. In dat geval kies je voor Opslaan als en voeg je achter de naam van de planner een volgnummer of datum toe. Daarna sluit je deze nieuw opgeslagen planner en open je de originele planner weer om mee verder te gaan.

Maar je kunt ook de planner die geopend is en bewaren wilt, eerst gewoon Opslaan en vervolgens de planner nogmaals opslaan met Opslaan als… , een volgnummer aan de bestandsnaam toevoegen, en met deze nieuw opgeslagen planner weer verder gaan. De planner waarmee je begon blijft dan onder de oude naam gewoon in je documentenmap staan.

Tip:
Het is handig om in je documentenmap voor de planners een eigen map te maken met submappen per schooljaar.

 

Andere macrobeveiligingsprocedure Microsoft

In de loop van 2022 zal Microsoft de procedure om de macro’s in te schakelen veranderen. Om te voorkomen dat gebruikers van het internet gedownloade of met een e-mail meegestuurde Officebestanden (Excel, Word, Powerpoint etc.) de macro’s kunnen inschakelen door argeloos op de gele regel bovenaan het scherm te klikken (inhoud inschakelen) is er een tussenstap ingebouwd. De gele regels blijven achterwege en de gebruiker krijgt in plaats daarvan eerst een waarschuwing te lezen waarna wordt uitgelegd hoe de macro’s kunnen worden ingeschakeld.

In het kort komt het erop neer dat de applicatie eerst  moet worden opgeslagen en gesloten. Daarna moet in verkenner worden gerechtsklikt op de bestandsnaam en in het dan getoonde Eigenschappenscherm een vinkje worden gezet bij Unblock. Dit moet éénmalig gebeuren, daarna zal de planner altijd vanzelf met ingeschakelde macro’s openen.