Downloaden, inhoud inschakelen en delen
De knoppen en berekeningen in de planner worden bestuurd door zelfgeschreven programma’s die ervoor zorgen dat alles automatisch verloopt. Deze programma’s worden in Excel ook wel macro’s of ‘de inhoud’ genoemd.
Na het downloaden van de planner is het programmabestand opgeslagen in je map Downloads, maar is de ‘inhoud’ standaard nog uitgeschakeld waardoor de knoppen en berekeningen nog niet werken.
Hieronder lees je hoe je na het downloaden de inhoud weer inschakelt, het bestand in je documentenmap plaatst en tenslotte een snelkoppeling op je bureaublad maakt, zodat je de planner daarna altijd met één klik en met ingeschakelde inhoud kunt openen.
Je kunt de planner delen met anderen, zodat er op meerdere locaties mee gewerkt kan worden. Denk eraan dat Excelprogramma’s met inhoud niet werken in een browser, maar alleen op je pc of laptop in de bureaubladmodus. Hieronder lees je daar meer over.
Wanneer je digitaal onzeker bent of onderstaande aanwijzingen niet zo duidelijk vindt, kun je bij het downloaden, inschakelen of delen misschien even assistentie vragen van je ICT’er.
inhoud
Downloaden en inschakelen van de inhoud (macro’s)
Het inschakelen van de inhoud (macro’s) kan op verschillende manieren. Onderstaande manier is het simpelst.
De gedownloade planner na het downloaden opslaan in je documentenmap
Als je de planner na het downloaden opent en vervolgens opslaat (Opslaan als…) in je documentenmap, kun je de daarna de inhoud voor altijd inschakelen.
Doe het als volgt:
- Klik op de downloadknop op deze website (Downloads);
- Open de planner door rechtsboven in je scherm op de naam van het gedownloade bestand te klikken
let op: in Edge opent de planner eerst in je browser en moet je daarom bovenaan nogmaals op Bestand downloaden klikken;
- Klik bovenaan in de gele regel op ‘Bewerken inschakelen’
- Klik daarna niet op ‘Meer informatie‘, maar sla de planner nu eerst op (met Opslaan als…
) in je documentenmap* - Sluit de planner en Excel nu af;
- Open Verkenner en dubbelklik in je documentenmap op het zojuist opgeslagen bestand
- Als de planner geopend is, klik je bovenaan in de gele regel op Inhoud inschakelen;
- Maak tenslotte een snelkoppeling op je bureaublad door op het eerste werkblad Start op de knop Snelkoppeling maken te klikken
De planner zal nu voortaan altijd met ingeschakelde inhoud openen.
Activeren
Delen en werken in de cloud
Wanneer je de planner opslaat in de cloud, kun je deze vanaf elke locatie waar je over Excel beschikt openen en bewerken.
Opslaan in de cloud
Zet het schuifje (zie afbeelding hierboven) ‘Automatisch opslaan‘ op aan en kies dan je cloudservice.
Je kunt het bestand van de planner in Windows Verkenner ook handmatig in/naar je cloudlocatie plaatsen/slepen.
Snelkoppeling naar bestand in de cloud
Wanneer je het bestand van de planner in de cloud hebt opgeslagen, kun je de hierbovengenoemde knop om een snelkoppeling te maken beter niet gebruiken, omdat de planner dan steeds in je browser zal worden geopend en je dan via Bewerken steeds weer eerst naar de bureaubladmodus moet omschakelen.
Wanneer je in Windows Verkenner echter handmatig een snelkoppeling maakt, zal deze de planner wél meteen in de bureaubladmodus openen.
Excelprogramma’s met inhoud werken alleen in de bureaubladmodus
Macro’s (de inhoud) werken om technische redenen niet in een browser. Excelprogramma’s met inhoud werken alleen op een lokale pc of laptop (bureaubladmodus). Daarom is het noodzakelijk dat Excel ook op je pc of laptop is geïnstalleerd. Zowel bij Office als Microsoft 365 is dat altijd het geval.
Wanneer je in Excel een bestand opent met inhoud, zal deze doorgaans vanzelf in de bureaubladmodus (dus niet in je browser) openen.
Meerdere planners bewaren in ‘historisch archief’
Het kan handig zijn het plannerbestand in een bepaalde staat van invulling te bewaren, zodat je later terug kunt zien hoe de formatieve situatie op een bepaalde datum was.
Ga als volgt te werk:
- Kies Opslaan als… en voeg achter de naam van de planner een volgnummer, datum of ander kenmerk toe en sla de planner op. De planner met de nieuwe naam is nu geopend en de oude gesloten. Omdat we de nieuwe planner willen bewaren en met de oude weer verder willen gaan, sluit je de planner.
- Open met behulp van je snelkoppeling je oude planner weer om verder te werken.
Op deze manier blijft je oude snelkoppeling werken en hoef je niet steeds een nieuwe te maken.
Tip:
Het is handig om in je documentenmap voor de planners een eigen map te maken met submappen per schooljaar. Zorg er ook voor dat in de bestandsnaam altijd het betreffende schooljaar (zonder slash*) wordt opgenomen. Let er op dat de extensie (.xlsm) ongewijzigd blijft!
*Een slash is in bestandsnamen een verboden teken, dus typ i.p.v. bijv. 23/24: 23-24 of 23_24
*Wanneer na het downloaden alle opmerkingen zichtbaar zijn
Wanneer je na het downloaden op Bewerken inschakelen klikt, kunnen soms alle opmerkingen tegelijk worden uitgeklapt. Je kunt deze in dat geval weer sluiten door bovenaan op de tab Controleren te klikken, vervolgens op Notities en tenslotte op Alle notities weergeven (zie afbeelding hieronder).
De planner delen
Hieronder staat beschreven hoe je de planner kunt delen en openen in de bureaubladmodus.
Delen
Zorg ervoor dat je Excel-bestand is opgeslagen op OneDrive, want dit is essentieel voor realtime samenwerking en het delen van koppelingen.
2. Klik op Delen:
Open het Excel-bestand en klik op de knop Delen in de rechterbovenhoek.
3. Voer de gegevens in:
Typ de e-mailadressen van de personen met wie je het bestand wilt delen in het vak “Voer een naam of e-mailadres in”.
4. Kies de machtigingen:
- Bewerker: Hiermee kunnen anderen de inhoud van het bestand wijzigen.
- Alleen-lezen: Hiermee kunnen anderen het bestand alleen bekijken.
5. Verzenden of koppeling kopiëren:
- Verzenden: Klik op Verzenden om de uitnodiging rechtstreeks te versturen.
- Koppeling kopiëren: Je kunt ook een koppeling genereren om te delen in een e-mail of chat.
Alternatieve methode: Als bijlage verzenden (minder geschikt voor samenwerking)
- Ga naar Bestand: Klik op Bestand.
- Selecteer Delen: Kies vervolgens Delen > Per e-mail verzenden.
- Kies als bijlage: Selecteer de optie Als bijlage verzenden.
- Verzend het bericht: Er wordt een e-mail geopend met het bestand als een kopie van de bijlage, die je kunt verzenden.
Bureaubladmodus
Om Excel bestanden standaard in de bureaubladmodus te openen, ga je in Excel naar Bestand > Opties > Geavanceerd.Onder het gedeelte Bestands- en browservoorkeuren verander je de optie “Voorkeur voor openen van bestand” naar Bureaublad en klik je op OK.
Stappenplan:
- Open Excel: en ga naar het menu.
- Klik op Bestand in de linker menubalk.
- Selecteer Opties uit de lijst.
- In het venster dat verschijnt, klik je op Geavanceerd in het linkermenu.
- Scroll naar het gedeelte met de titel Bestands- en browservoorkeuren.
- Zoek de optie “Voorkeur voor openen van bestand” (of iets soortgelijks zoals ‘Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden openen met:’).
- Selecteer in de vervolgkeuzelijst de optie Bureaublad.
- Klik op OK om de wijziging op te slaan.
Vind je dit allemaal te technisch, vraag hierbij dan assistentie van je it’er.