Verlofberekening
Op deze pagina bespreken we het verlof duurzame inzetbaarheid, het ouderschapsverlof, het overig verlof en het verlof lerarenbeurs.
TaakberekeningPO
inhoud
De verlofberekening in TaakberekeningPO
In de jaartaakberekening onderscheiden we enerzijds het verlof duurzame inzetbaarheid en anderzijds het overig verlof, waaronder o.a. het ouderschapsverlof.
Het verlof duurzame inzetbaarheid is geïntegreerd in de jaartaakberekening en de verlofopname wordt ingevuld op het invoerformulier van het formatieoverzicht waarna de juiste jaartaak berekend wordt.
Al het andere verlof wordt niet opgenomen in de taakberekening op het teamlidblad, maar apart ingevuld en berekend op het werkblad overig verlof. Naast de vermelding van de verlofopname onderaan rubriek J – zie hieronder – en eventueel een opmerking over het verlof in het opmerkingenvak, is op het teamlidblad van zo’n verlofopname niets terug te vinden!
Een afdruk van de taakberekening op het teamlidblad en het ingevulde werkblad overig verlof, geven dan alle partijen alle benodigde informatie over de verlofopname.
Alleen de arbeidsuren van een verlof tellen
Sinds 2014 wordt elk verlof in arbeidsuren afgeschreven van de jaarlijkse arbeidsduur. Met uitzondering van het verlof duurzame inzetbaarheid, is een verlof niet gerelateerd aan een bepaald aantal lesuren. Hoeveel lesuren een ouderschaps- of overig verlof bevat, hoeft dus niet te worden berekend en is verder ook niet relevant. Wanneer binnen de verlofdagen lesuren vallen, worden deze eenvoudigweg niet gegeven en de bijbehorende uren voor het voor- en nawerk niet benut.
Alleen de arbeidsuren die op werkdagen vallen tellen mee
Bij het tellen van het aantal arbeidsuren dat het verlof omvat, moeten alleen de uren van de verlofdagen die op werkdagen vallen worden meegeteld, en natuurlijk niet de uren van verlofdagen die in vakanties of op vrije dagen vallen, want vakantiedagen bevatten nu eenmaal geen arbeidsuren!
Een verlofopname maakt de jaartaak kleiner
Omdat de verlofopname de op jaarbasis ingeroosterde arbeidsduur kleiner maakt, worden de 5 jaartaakonderdelen ook kleiner dan oorspronkelijk berekend. Zoals hierboven al gezegd behoeven de uitgevallen lesuren en de bijbehorende uren voor het voor- en nawerk niet te worden berekend.
Van de overige drie taakonderdelen: duurzame inzetbaarheid, professionalisering en overige (school)taken, zullen de aanvankelijk berekende uren wél moeten worden aangepast.
Daarom wordt op het teamlidblad onderaan rubriek J het aantal uren van de verlofopname ingevuld. Het programma berekent dan zelf de kleinere omvang van de drie taakonderdelen en past dan de uren in rubriek K en op de tweede pagina automatisch aan. Het kan dus zijn dat een aantal oorspronkelijk toebedeelde taken geschrapt moet worden.
Op het teamlidblad is onderaan rubriek J de verlofopname ingevuld. In het blauwe vak ernaast is de kleinere omvang van de budgetten d.i., prof. en o.t. berekend.
Let op:
Het invullen van de verlofopname in rubriek J doe je alleen bij het overig verlof en niet bij een verlof duurzame inzetbaarheid. Bij een verlof duurzame inzetbaarheid is immers de juiste jaartaak al berekend!
Het verlof duurzame inzetbaarheid
Een verlofopname duurzame inzetbaarheid verschilt op drie punten van alle andere verloven:
- De verlofopname bestrijkt (m.u.v. wellicht het eerste jaar van opname) altijd een geheel schooljaar;
- De verlofopname in arbeidsuren is gerelateerd aan een maximale lestaak;
- Bij een verlofopname d.i. blijft het budget professionalisering ongewijzigd.
I.v.m. punt 3 kan een verlofopname duurzame inzetbaarheid niet berekend worden door de wtf van het teamlid te verminderen met de wtf van de verlofopname. Een verlofopname duurzame inzetbaarheid is daarom geïntegreerd in de jaartaakberekening en is het enige verlof dat rechtstreeks op het invoerformulier kan worden ingevoerd.
Invulling verlofopname d.i. op het invoerformulier
Op het invoerformulier van een teamlid kan in rubriek 2 gekozen worden voor een reguliere verlofopname (3e categorie) of een opname volgens de overgangsregeling (4e categorie). Er wordt dan in rubriek 3 vanzelf berekend hoeveel verlofuren er kunnen worden opgenomen. Het verlof kan geheel of gedeeltelijk worden opgenomen. Na het opslaan van de gegevens wordt de juiste jaartaak berekend.
Doorgaans zal bij het teamlid de wens bestaan het verlof op een bepaald dagdeel op te nemen. Door dit dagdeel op het invoerformulier in rubriek 4 uit te klikken, wordt vanzelf duidelijk hoeveel les- en arbeidsuren dan alsnog extra moeten worden in- of uitgeroosterd. Zie voorbeelden hiervan in de voorbeeldplanner.
Let op: Ga er bij eerste invulling niet automatisch van uit dat elke verlofopnemer dit verlof volledig opneemt en betaalt.
Wanneer géén verlof d.i. wordt opgenomen en ook niet wordt gespaard
Wanneer een leerkracht >57 jaar géén verlof opneemt en niet spaart, klik je gewoon de derde optie aan, maar laat je in rubriek 3 het aantal op te nemen verlofuren op 0 staan, waarna op basis van het grotere budget duurzame inzetbaarheid de juiste jaartaak zonder verlofopname of sparen berekend wordt. Het resultaat is dan dat door het grotere budget duurzame inzetbaarheid, het aantal uren dat overblijft voor de overige taken, kleiner is.
Op het invoerformulier kies je in rubriek 2 de categorie d.i. en in rubriek 3 de verlofopname, of het aantal te sparen uren, of niets wanneer geen verlof wordt opgenomen of gespaard. Rubriek 3 past zich automatisch aan aan de categoriekeuze in rubriek 2.
Wanneer het verlof aaneengesloten (geclusterd) wordt opgenomen
Soms wordt het verlof d.i. geclusterd tot één of meer aaneengesloten weken. Hoe verwerk je dat in de planner?
- Bereken eerst het totaal van de op te nemen les- en (arbeids)verlofuren van de betreffende verlofperiode(n).
- Vul op het invoerformulier de betreffende d.i.-categorie in en vul het aantal op te nemen (arbeids)verlofuren in. Hierbij kan het totaal van de beschikbare verlofuren worden ingevuld, of alleen het berekend aantal arbeidsuren van de betreffende verlofweken*).
- Klik de normale vaste werkdagdelen aan.
- Rooster vervolgens op het teamlidblad in rubriek E het totaal van de op te nemen verlofuren + bijbehorende lesuren van die verlofweken uit.
- Beoordeel tenslotte of er nog iets moet gebeuren met het verschil tussen de ingeroosterde les- en arbeidsuren en het maximale aantal les- en arbeidsuren volgens de aanstelling (minus het opgenomen verlof).
*) Wanneer het aantal verlofuren van de verlofperiode(n) kleiner is dan het beschikbaar aantal verlofuren, is het voor de werknemer uiteraard voordeliger minder verlofuren op te nemen.
De berekening van een verlof duurzame inzetbaarheid in het eerste jaar van opname
Wanneer een teamlid OP en OOP de leeftijd van 57 jaar bereikt, krijgt deze naast het basisbudget van 40 uur, recht op het bijzonder budget van 130 uur (bij wtf 1,0). Dit recht gaat in op de 1e dag van de maand volgend op de maand waarin het teamlid 57 wordt. Hoe verwerk je dit nu in de taakberekening als de uren halverwege het schooljaar geheel of gedeeltelijk worden ingezet voor verlof?
Als bovenbedoelde ingangsdatum in de loop van het nieuwe schooljaar valt, zijn er 2 mogelijkheden:
Mogelijkheid 1: de extra verlofuren worden pas uitgeroosterd vanaf de ingangsdatum
In dit geval wordt het teamlid in eerste instantie dus gewoon ingeroosterd op basis van de taakberekening waarin op het invoerformulier de tweede categorie (<57 jr.) is aangeklikt.
Voorafgaande aan de datum waarop het teamlid recht krijgt op het bijzonder budget, wordt een nieuwe taakberekening gemaakt, waarbij dan op het invoerformulier bij de categorie duurzame inzetbaarheid nu de optie >57 jaar wordt gekozen.
Op basis van het dan opnieuw berekende kleinere aantal les- en arbeidsuren, rooster je vervolgens het teamlid opnieuw in. Deze nieuwe inroostering houdt in dat je op het invoerformulier de categorie >57 kiest, het aantal op te nemen verlofuren invult en de lesdag of het lesdagdeel wist waarop het verlof wordt opgenomen. Het teamlid werkt vervolgens vanaf de ingangsdatum volgens dit nieuwe rooster. In veel gevallen zal er dan op het teamlidblad in rubriek E of F nog een aantal les- en arbeidsuren extra uit- of ingeroosterd moeten worden om het aantal ingeroosterde les- en arbeidsuren in overeenstemming met de kleinere netto arbeidsduur te brengen.
Aangezien ook deze nieuwe berekening het hele schooljaar betreft, moet een eventueel resterend aantal nog extra in of uit te roosteren uren in verhouding worden gebracht tot de periode van het nog resterende schooljaar. Dus wanneer er bijv. naast de vaste werkdagen over het gehele berekeningsjaar nog 60 arbeidsuren zouden moeten worden in- of uitgeroosterd en er nog 1/3e*) van het schooljaar te gaan is, worden er nog 20 arbeidsuren extra in- of uitgeroosterd. Hetzelfde geldt voor de resterende nog in of uit te roosteren lesuren.
*) Let op: Bij het bepalen van dat deel gaan we in dit geval niet uit van de berekeningsperiode 1 okt -1 okt, maar van de periode 1 aug – 1 aug. De berekeningsperiode 1 okt – 1 okt wordt in de planner immers alleen gebruikt om de juiste gemiddelde lengte van een schooljaar te bepalen!
Mogelijkheid 2: het verlof wordt over het gehele schooljaar gespreid opgenomen
Het is natuurlijk ook mogelijk om het (toekomstig) verlof alvast over het gehele schooljaar te verdelen, zodat tijdens het schooljaar geen wijziging van de inroostering meer hoeft plaats te vinden. Uiteraard bedraagt het op te nemen verlof dan over het hele jaar gerekend niet de volle 170 uur, maar een deel*) daarvan.
*) Bij het bepalen van dat deel gaan we in dit geval niet uit van de berekeningsperiode 1 okt -1 okt, maar van de periode 1 aug – 1 aug. De berekeningsperiode 1 okt – 1 okt wordt in de planner immers alleen gebruikt om de juiste gemiddelde lengte van een schooljaar te bepalen!
Rekenvoorbeeld:
Een teamlid bereikt op 12 november de leeftijd van 57 jaar en wil vanaf 1 december het basisbudget en bijzonder budget geheel als verlof opnemen, samen 170 uur. Het verlof wordt dus berekend over december t/m juli = 8 maanden. Het verlof dat in dat schooljaar nog kan worden opgenomen is dus 8/12 x 170 = 113 uur
Bij de invulling van de planner voor het nieuwe schooljaar, wordt voor dit teamlid op het invoerformulier meteen de categorie >57 jaar aangeklikt, en bij de op te nemen verlofuren: 113 uur. Er zal in de berekening in dit voorbeeld dan nog een aantal uren voor de duurzame inzetbaarheid overblijven. Dit kan verder genegeerd worden.
Het sparen van de uren duurzame inzetbaarheid
Sparen tot 57 jaar
Het budget duurzame inzetbaarheid kan tot 57 jaar 3 jaar worden gespaard voor een vastgelegd doel. De gespaarde uren kunnen niet als verlof worden opgenomen.
Sparen vanaf 57 jaar
Vanaf 57 jaar kan het basisbudget en het bijzonder budget (40+130=170 uur) maximaal 5 jaar worden gespaard, waardoor er vanaf 62 jaar jaarlijks maximaal 340 uur verlof (deeltijders naar rato) kan worden opgenomen. Wat betekent dit sparen nu voor de jaartaak?
Het is niet zo dat in de jaren dat gespaard wordt er jaarlijks 170 uur van de arbeidsduur wordt afgehaald en in een spaarpotje gestopt. De term sparen is dan ook enigszins misleidend. Wat feitelijk gespaard wordt, is het recht om op een later tijdstip de in de voorgaande jaren niet aan duurzame inzetbaarheid bestede uren extra op te nemen met een maximum van 340 uur per jaar (deeltijders naar rato).
De jaartaakberekening tijdens de spaarperiode
Voor de jaartaak gedurende de spaarjaren betekent dit, dat er voor de duurzame inzetbaarheid 0 uren worden berekend (ervan uitgaande dat alle uren worden gespaard). De 1659 uur van de jaartaak worden dan dus verdeeld over de resterende 4 taakonderdelen professionalisering, lestaak, voor- en nawerk en overige taken. Vergeleken met de situatie tot 57 jaar betekent dat dat er 40 uur (bij wtf 1) extra bij de overige taken komt. Zie de voorbeelden hieronder.
Dit is de jaartaakberekening van een leerkracht van 56 jaar die 40 uur duurzame inzetbaarheid heeft. Er zijn 255 uur voor de overige taken berekend.
Dit is precies dezelfde berekening wanneer dezelfde leerkracht 57 jaar zou zijn en de duurzame inzetbaarheid spaart. De netto arbeidsduur blijft 1659 uur, er is 0 uur voor de duurzame inzetbaarheid en er zijn nu 40 uren meer voor de overige taken berekend (255 + 40 = 295). Het sparen heeft dus als gevolg dat de arbeidsduur onveranderd blijft en de uren voor de overige taken vermeerderd worden met het basisbudget.
N.B. Dat het aantal uren voor de overige taken in bovenstaande voorbeelden aan de hoge kant is, wordt veroorzaakt door de lage opslagfactor van 35%
De berekening van een ouderschapsverlof en het overig verlof
Berekening overig verlof
Bij een berekening van een verlof anders dan een verlof duurzame inzetbaarheid, gebruik je het werkblad overig verlof. Op dit werkblad worden de rubrieken B en D alleen gebruikt bij de berekening van een ouderschapsverlof.
Berekening ouderschapsverlof
Bij wtf 1,0 bedraagt het ouderschapsverlof 1040 uur, waarvan het betaalde deel 415 uur is (t/m het derde levensjaar van het kind waarvoor het verlof wordt aangevraagd).
M.i.v. 2 augustus 2022 wordt over het betaalde deel van het verlof 75% doorbetaald, mits dit wordt opgenomen in het eerste levensjaar van het kind waarvoor het verlof wordt aangevraagd. Na het eerste levensjaar kan tot het kind vier wordt, het betaalde verlof worden opgenomen met behoud van 55% van het salaris. Voor een kind in het vierde tot het achtste levensjaar kan dus nog alleen onbetaald verlof worden aangevraagd.
Werknemers bepalen zelf hoe zij dit verlof willen inzetten en op welke momenten. De werkgever kan alleen indien er sprake is van zwaarwegende belangen de invulling van het verlof in overleg met de medewerker wijzigen.
Als medewerkers hun ouderschapsverlof nog niet geheel hebben genoten op het moment dat hun dienstverband eindigt, mogen zij het resterende deel meenemen naar de volgende werkgever. De werkgever is daarom verplicht om bij te houden op hoeveel uur ouderschapsverlof een medewerker nog recht heeft en een verklaring daaromtrent aan de medewerker te verstrekken.
Afdruk van het werkblad overig verlof bewaren
Door op het werkblad Overig verlof steeds eerst alle vorige ouderschapsverlofopnamen over te nemen, worden alle opnamen bijgehouden en voldoe je aan bovenstaande eis. Het ingevulde werkblad wordt echter gewist bij een nieuwe opname. Het is dus noodzakelijk om van elke verlofopname een afdruk te maken van het werkblad en te bewaren in het dossier van het teamlid. De laatste afdruk bevat dan alle opnames.
De (ouderschaps)verlofopname die een deel van het schooljaar bestrijkt
De jaartaak wordt berekend over de ‘normale’ situatie
De ingeroosterde jaartaak wordt berekend op basis van de aanstelling, het rooster en de op het invoerformulier aangeklikte vaste werkdagdelen en betreft daarom altijd het gehele schooljaar. Een incidenteel verlof betekent dat gedurende een periode van de op het teamlidblad in rubriek A vermelde ‘normale’ werktijden wordt afgeweken.
Omdat de jaartaakberekening altijd het gehele schooljaar betreft kan een tijdelijke afwijking hiervan door bijvoorbeeld een verlofopname, hierin niet worden opgenomen. Daarom wordt dit verlof op een apart werkblad (overig verlof) berekend.
De invulling van het werkblad overig verlof
Door op het werkblad overig verlof in rubriek A het regelnummer van het teamlid in te vullen, worden de naam en aanstelling gekoppeld. Op basis van de in te vullen gegevens in rubriek B berekent het programma het aantal nog beschikbare uren voor het betaald en onbetaald ouderschapsverlof.
Wanneer het werkblad wordt gebruikt voor de berekening van een ander overig verlof kan rubriek B en D leeg gelaten worden.
Rubriek C
In rubriek C wordt dan ingevuld gedurende welke periode en op welke werkdagen het verlof wordt opgenomen. Het aantal in te vullen arbeidsuren is het aantal arbeidsuren dat een dag telt volgens het standaardschema. Voor een hele dag zal dat dus in de meeste gevallen 8:00 of 8:30 uur zijn.
Bij het tellen van het aantal verlofweken moeten de vakantieweken niet worden meegeteld; deze maken immers al deel uit van het vakantieverlof. Ook de uren van eventuele losse vrije dagen die binnen de verlofperiode vallen, moeten worden afgetrokken van het totaal aantal op te nemen verlofuren.
Rubriek D
In rubriek D geef je tenslotte aan hoe de verlofuren worden verdeeld over het betaald en onbetaald verlof. Let er op dat het eronder vermelde totaal van de verlofuren overeen komt met het totaal in rubriek C.
Het gevolg van de verlofopname voor de 5 taakonderdelen
Op de berekende lesuren en uren voor het voor- en nawerk heeft de verlofopname geen invloed. Het in de verlofperiode besloten aantal lesuren en het daarmee samenhangende aantal uren voor het voor- en nawerk, hoeft niet apart berekend te worden. Als er op de verlofdagen les zou worden gegeven, worden deze eenvoudigweg niet gegeven en de daarbij behorende uren voor het voor- & nawerk niet gebruikt, en hoeveel uren dat precies zijn is verder niet van belang. Met uitzondering van het verlof duurzame inzetbaarheid wordt elk verlof alleen in arbeidsuren berekend en is er geen sprake van een lesgebonden deel daarvan.
Uren voor professionalisering, duurzame inzetbaarheid en overige taken
Wat wél verandert is het aantal oorspronkelijk berekende uren voor de taakonderdelen duurzame inzetbaarheid, professionalisering en overige taken. Door de verlofopname wordt de jaartaak immers kleiner en dienen deze drie jaartaakonderdelen dus ook kleiner te worden. Met hoeveel uren deze drie taakonderdelen moeten worden verminderd, wordt automatisch berekend wanneer je op het betreffende teamlidblad in rubriek J (bij het OOP in rubriek I) het aantal opgenomen arbeidsuren invult.
Een verlofopname verandert niets aan de bestaande taakberekening op het teamlidblad
Een verlofopname verandert verder niets aan de bestaande jaartaakberekening zoals die oorspronkelijk is ingevuld, en ook wanneer er al een verlofopname in het volgend schooljaar is gepland, vul je de taakberekening toch gewoon in op basis van de normale aanstelling zonder rekening te houden met de voorgenomen verlofopname. Elke verlofberekening komt er namelijk op neer dat van de gewenste verlofdagen de arbeidsuren worden uitgeroosterd, en je kunt nu eenmaal niet berekenen hoeveel arbeidsuren moeten worden uitgeroosterd als ze niet eerst íngeroosterd zijn!
Op de taakberekening van het teamlidblad zelf is van een opname ouderschapsverlof of overig verlof, op het aantal opgenomen verlofuren in rubriek J na, dus niets terug te vinden.
Wél is het handig om in het opmerkingenvak een notitie te maken betreffende het verlof, zoals de verlofperiode en de verlofdagen per week. Een afdruk van de jaartaakberekening en de verlofberekening op het werkblad overig verlof verschaffen alle partijen voldoende informatie.
Bewaar een afdruk van de verlofberekening
Een afdruk van de verlofberekening wordt bewaard in het dossier van het teamlid. Bij een nieuwe ouderschapsverlofberekening worden de gegevens van de vorige ouderschapsverloven overgenomen op de nieuwe berekening. De laatste afdruk geeft dus alle informatie over alle opgenomen ouderschapsverloven.
Een voorbeeld van een verlofberekening
Sinds 1 januari 2015 bepaalt de werknemer in principe zelf hoe het ouderschapsverlof wordt opgenomen. Hierbij kan het verlof over meerdere periodes worden verdeeld (maximaal 6 periodes van minimaal een maand).
Door in rubriek A het lijstnummer van het teamlid op het formatieoverzicht in te vullen worden de gegevens van het teamlid gekoppeld aan het werkblad en de beschikbare uren voor het ouderschapsverlof berekend.
Na invulling van eventuele eerdere ouderschapsverloven is onmiddellijk te zien hoeveel verlofuren nog overblijven. In bovenstaand voorbeeld van het werkblad overig verlof OP neemt deze leerkracht 391 uur betaald verlof op. Er blijven nog 649 uren verlof over, waarvan 24 betaald.
Onderaan rubriek J op het betreffende teamlidblad is de verlofopname ingevuld en zijn de uren voor de duurzame inzetbaarheid, professionalisering en overige taken automatisch opnieuw berekend. Deze nieuwe uren worden ook automatisch overgenomen op de tweede pagina van het teamlidblad. Er moet dan nog wel even gecontroleerd worden of de al geplande activiteiten in het kader van deze 3 taakonderdelen nog passen binnen de verminderde beschikbare uren.
Merk op dat in de blauwe kolom geen nieuwe uren worden vermeld voor de lestaak en het voor- en nawerk. Het aantal in het verlof begrepen lesuren (+ de daarbij horende uren voor het voor- en nawerk) is namelijk afhankelijk van hoeveel lesuren de betreffende verlofdagen eventueel bevatten en hoeft verder niet berekend te worden.
Een (ouderschaps)verlofopname die het gehele schooljaar bestrijkt
In dit voorbeeld worden gedurende het gehele schooljaar wekelijks 14:30 arbeidsuren verlof opgenomen. Vermenigvuldigd met het berekend aantal lesweken* van 39, zijn dat 566 verlofuren.
*Met lesweken worden in dit geval dus werkweken bedoeld.
De inroostering van een leerkracht met een lerarenbeurs
De werktijdfactor van de verlofopname is 0,1929. De virtuele werktijdfactor van deze voltijder die een verlof lerarenbeurs opneemt, is dus 0,8071
Deze kleinere virtuele wtf wordt op het invoerformulier van deze leerkracht ingevuld en de inroostering van deze leerkracht volgens deze kleinere wtf verloopt dan verder op de gebruikelijke wijze. In veel gevallen resulteert dit in een inroostering van minder vaste werkdagen/dagdelen per week, waarbij het eventuele nog berekende teveel of tekort aan ingeroosterde les- en arbeidsuren, bij de tweede inroostering in overleg met de leerkracht resp. kan worden uit- of ingeroosterd, of zo worden gelaten.
Geheugensteuntje
Het verdient aanbeveling om als geheugensteuntje in het opmerkingenvak van het betreffende teamlidblad de oorspronkelijke wtf te vermelden. Aan de echte aanstelling van deze leerkracht verandert natuurlijk niets; de kleinere werktijdfactor fungeert alleen maar als hulpmiddel voor een juiste inroostering.