Handleiding Groepsplanner
Met de groepsplanner maak je handige overzichten van de personele bezetting per groep gedurende het gehele schooljaar. Naast de geplande vaste bezetting houd je er heel gemakkelijk alle mutaties en incidentele inzet zoals de vervanging gedurende het schooljaar mee bij. Je gebruikt de planner bij de opzet van de werkverdeling zodat iedereen aan het begin van het schooljaar een duidelijk rooster heeft. Daarna gebruik je de planner om er gedurende het schooljaar alle mutaties mee bij te houden, zodat je een perfect overzicht hebt op het verloop van de bezetting in elke groep. Naast de jaaroverzichten per groep is er een weekoverzicht van alle groepen onder elkaar per gekozen week. Op dat weekoverzicht zie je in één keer de vaste en incidentele personeelsinzet van elke groep in een bepaalde week.
Je kunt de planner gratis downloaden vanaf de pagina Downloads.
inhoud
Handleiding groepsplanner
Inhoud groepsplanner
De planner bestaat uit 31 werkbladen: 1 weekoverzicht en 30 groepsbladen. Op het eerste werkblad weekoverzicht kan niets worden ingevuld; er kan alleen een weekkeuze worden gemaakt. Op de groepswerkbladen houd je de personele bezetting en de incidentele mutaties bij.
Weekoverzicht
Op dit groepsoverzicht is de bezetting van alle groepen in de eerste schoolweek te zien.
Navigatie
Vanuit het weekoverzicht ga je snel naar een groepsoverzicht door op de blauwe pijl naast het weekoverzicht van de betreffende groep te klikken. Vanuit een groepsoverzicht ga je weer naar het weekoverzicht terug door éénmaal op de rechtermuisknop te klikken.
Je kunt uiteraard ook navigeren door op de tabs onderaan te klikken, maar dat is wat omslachtiger.
Basisgegevens
Het invullen van de basisgegevens gebeurt op het eerste groepsoverzicht. Linksboven vul je de schoolnaam en het schooljaar in en op het datumvak van de eerste week de datum van de eerste maandag van de eerste schoolweek. De ingevulde gegevens op het eerste groepsoverzicht gelden voor alle groepswerkbladen.
Op het eerste groepsoverzicht vul je linksboven de schoolnaam en het schooljaar in en in het eerste datumvak de datum van de maandag van de eerste schoolweek.
Groepsnamen
In het vak rechtsboven op elk groepsoverzicht vul je het groepsnummer of de groepsnaam in. Wanneer je daarna op de pijlen naast dit vak klikt, komt deze naam ook onderaan op de tab van het groepswerkblad te staan. In verband met de overzichtelijkheid kunnen lange groepsnamen beter afgekort worden. Denk erom dat elke naam maar éénmaal mag voorkomen en dat de volgende tekens in tabnamen verboden zijn: / \ : * ?
Een tabnaam mag verder nooit leeg zijn, dus laat de nummers van de ongebruikte groepswerkbladen ongewijzigd! Er kunnen maximaal 30 groepen worden ingevoerd.
Vakanties en studiedagen
Zet op het eerste groepsoverzicht in de witte vakjes boven elke vakantiedag de letter v. Deze vakantiedagen worden vanzelf op alle groepsoverzichten overgenomen. Vul dus alleen de vakantiedagen in die voor alle groepen gelden.
Vakantiedagen die voor bepaalde groepen afwijken kun je op de betreffende groepsoverzichten met een kleur aangeven (zie hieronder).
Studiedagen voor de hele school, geef je op dezelfde manier aan met de letter s.
Het kleurenpalet
Met het kleurenpalet kun je elk vakje op het groepsoverzicht een verklarende kleur geven door op het groepsoverzicht het vakje of de vakjes te selecteren (door er op te klikken) en vervolgens op één van de kleurvlakjes op het palet te klikken. De betekenis van de kleuren kun je zelf aanpassen. De aanpassingen sla je op door op de diskette te klikken. Met de ABC-knoppen kun je bij donkere achtergrondkleuren de tekst wit maken (en weer blauw indien nodig). Een gekleurd vakje maak je weer wit door het te selecteren en vervolgens op het gummetje te klikken.
Het palet wordt bij het openen van de planner automatisch geladen. Je kunt het via de blauwe bovenbalk verslepen naar een plek waar het niet in de weg zit. Het palet blijft op alle werkbladen op de gekozen plek zichtbaar en hoeft niet gesloten te worden. Het is na onbedoelde sluiting weer op te roepen door naast het eerste groepsoverzicht op de afbeelding van het palet te klikken.
Groepsoverzichten
Iedere dag is in drie kolommen verdeeld:
- de eerste kolom is voor de vaste groepsleerkrachten en assistenten zoals zij in deze groep voor het gehele jaar zijn ingeroosterd;
- de tweede smalle kolom is bedoeld voor een eventuele verklarende kleuraanduiding;
- de derde kolom is voor de tijdelijke inzet als vervanging of incidentele extra inzet.
Elke kolom is in drie vakken verdeeld en elk vak is weer onderverdeeld in twee regels: één voor de ochtend en één voor de middag.
Het brede vak onderaan elke dag kan voor opmerkingen worden gebruikt. Er kan meer tekst in worden geplaatst dan in het vak past. De tekst wordt weer geheel zichtbaar wanneer het vak wordt geselecteerd, maar bij afdrukken wordt alleen het zichtbare gedeelte afgedrukt.
Vaste bezetting
Wanneer in de linkerkolom van elke dag in de eerste schoolweek de namen van de vaste leerkrachten en assistenten worden ingevuld, worden deze in de weken eronder automatisch doorgevoerd voor het gehele schooljaar. Wanneer een leerkracht de groep de hele dag lesgeeft moet de naam twee maal worden ingevuld: éénmaal in de ochtend en éénmaal in de middag.
Mutaties gedurende het schooljaar
Wanneer zich een mutatie voordoet in de vaste bezetting, vervang je op de eerste dag van ingang de naam van de oude leerkracht door de naam van de opvolger. Ook deze naam zal dan in de weken eronder automatisch worden doorgevoerd. Herhaal dit voor de dagen waarop de mutatie van toepassing is.
Let op: een nieuwe naam invullen in de linkerkolom onderbreekt de doorvoer naar de weken eronder. Wanneer dus in een week per ongeluk in de linkerkolom een naam gewist wordt, verdwijnt deze dus ook in de weken eronder. Je kunt dit herstellen door de gewiste naam opnieuw in te vullen.
Vervanging en incidentele inzet
In de drie vakken rechts worden de namen ingevuld bij korttijdelijke vervanging en incidentele extra inzet. De naam van een vervanger zet je op dezelfde regels als de vervangen leerkracht. Bij een héle dag vul je de naam van de vervanger ook tweemaal in. Extra incidentele inzet zoals bijv. een assistent die niet structureel, maar gedurende een dag of dagdeel extra in een groep wordt ingezet, zet je bij voorkeur achter een leeg vak, zodat deze inzet niet voor vervanging wordt aangezien.
Kleurgebruik
Door een naamvakje een kleur te geven kan worden aangegeven wat de aard van een mutatie is. Dit geldt zowel voor de linker- als de rechterkolom. Wanneer een leerkracht ziek is, kan dit worden aangegeven door het naamvakje van de zieke leerkracht donkerrood te maken. Het vakje met de naam van de vervanger kan dan worden gekleurd met een kleur die aangeeft of de vervanging bijv. voor rekening van het vervangingsfonds is, of dat er sprake is van reguliere formatie of inzet van andere middelen.
Op bovenstaand palet staan mogelijke betekenisverklaringen. Je kunt de kleuren niet wijzigen, maar de verklaringen wél. Sla eventuele wijzigingen op door op de diskette te klikken vóór je het programma sluit.
Voorbeeld van kleurgebruik
Op onderstaande afbeelding zie je een voorbeeld van het kleurgebruik.
- In dit voorbeeld van de eerste weken van groep 1-2a zie je dat Jan en José de vaste groepsleerkrachten zijn waarbij zij op woensdag de groep om en om lesgeven. De roulerende werkdag wordt aangegeven door het middenvakje rose te kleuren.
- Op de ochtend van de eerste schooldag assisteert onderwijsassistent Kees. Met de kleur blauw is aangegeven dat dit uit de reguliere formatie is bekostigd.
- Kees assisteert in deze groep verder structureel de hele dinsdag en op donderdagochtend en vrijdagmiddag.
- José heeft eens in de vier weken een cursusdag (oranje) en wordt dan vervangen door Wilma. Deze vervanging wordt bekostigd uit de reguliere formatie.
- In de tweede week is Jan twee dagen ziek. Op maandag is er geen vervanging en is de groep verdeeld. Op dinsdag is Jan vervangen door Kees. En omdat Kees op dinsdag al structureel in die groep werkt, is de vervanging dus binnen de reguliere formatie opgelost. Als geheugensteuntje is hierover in het opmerkingenvak een notitie gemaakt.
- Op de vrijdag in diezelfde week is José een dag uitgeroosterd van lesuren, omdat zij op basis van haar vaste werkdagen teveel lesuren was ingeroosterd. Zij kon uit de reguliere formatie worden vervangen door Petra.
Handig invullen
Invullen gegevens op meerdere overzichten tegelijk
Door meerdere overzichten te selecteren kun je op dezelfde plek iets invullen op meerdere overzichten tegelijk. Lees hier meer over het selecteren van meerdere werkbladen. Het tegelijkertijd invullen van een gegeven in meerdere vakjes op één overzicht is niet mogelijk.
Niet kopiëren, knippen of plakken
Plakken of knippen zal in de meeste gevallen de layout beschadigen en moeten daarom niet gebruikt worden.
Vakjes vullen met een kleur in meerdere vakjes en op meerdere overzichten tegelijk
Meerdere vakjes tegelijk een kleur geven gebeurt door deze te selecteren en vervolgens op een kleur op het palet te klikken. Je selecteert meerdere aaneengesloten vakjes door een vakje te selecteren en vervolgens met ingedrukte linkermuisknop in de gewenste richting te gaan.
Uiteenliggende vakjes selecteer je weer één voor één met ingedrukte Ctrl-toets.
Wanneer je eerst meerdere overzichten hebt geselecteerd, kun je op deze wijze ook op meerdere overzichten tegelijk één of meerdere vakjes van een kleur voorzien.
Uiteenliggende werkbladen selecteer je één voor één met ingedrukte Ctrl-knop
Aaneengesloten werkbladen selecteer je door eerst het eerste werkblad te selecteren en vervolgens met ingedrukte Shift-knop het laatste.
Het wissen van gegevens en kleuren
Door na het op bovenbeschreven wijze selecteren van één of meerdere vakjes op één of meerdere overzichten kun je ingevulde gegevens wissen door op de Delete-knop van je toetsenbord te drukken.
Op dezelfde wijze kun je een achtergrondkleur wissen door op het palet op het gummetje te klikken.
Tekstkleur wijzigen
Wanneer een donkere achtergrondkleur is gekozen zal de blauwe tekst slecht leesbaar worden. Door het vakje te selecteren en op het palet op de witte ABC-knop te klikken, wordt de tekst wit.
Beeldinstelling
Rechtsonderin je scherm bevindt zich de zoomknop van Excel. Kies een zoomgrootte die je bevalt en zorg ervoor dat van de drie vierkantjes ernaast de meest linkse (met het raster) is geselecteerd. Meer schermruimte krijg je door op de Ctrl + F1-toets te drukken. Door dit te herhalen komt het grijze Excel-lint weer tevoorschijn.
