Help, ik zie allemaal rode cijfers op het formatieoverzicht!
Wanneer je de planner voor de allereerste keer invult, kan het gebeuren dat je op het formatieoverzicht en de teamlidbladen veel rode getallen ziet verschijnen. De ontdekking dat je veel teamleden misschien al jaren veel te veel lesuren, overige taken of werkdagen hebt ingeroosterd, kan confronterend zijn en je misschien doen besluiten de boel maar weer in een hoek te smijten onder het motto: wat niet weet, wat niet deert. Maar bedenk dat de planner, mits correct ingevuld, alleen maar de boodschapper is, dus don’t kill the messenger, maar wees blij eindelijk eens duidelijkheid te hebben. En vooral, doe er iets mee!
Een ontmoedigend overzicht
Als je in voorgaande jaren nooit een instrument gebruikte bij de inroostering en werkverdeling, bestaat natuurlijk de kans dat bij eerste invulling blijkt dat je je collega’s misschien al jaren ongemerkt met veel te veel ingeroosterde lesuren, werkdagen of overige taken hebt opgezadeld.
De jaartaakoverzichten dan toch zonder verder commentaar doorsturen naar het team is dan niet zo handig en daarom geen optie. Maar wat dan wel te doen?
Plan van aanpak
De ingeroosterde lesuren
voltijders
Dat voltijders bij eerste invulling meer lesuren worden ingeroosterd dan hun maximale lestaak van 940 uur, is bij een netto onderwijstijd (voor de leerlingen) van meer dan 940 uur onvermijdelijk. Bij gelijke lestijden in alle groepen moet de minimale onderwijstijd 940 uur zijn, en omdat we een kleine marge voor noodgevallen zullen aanhouden, komt de netto onderwijstijd idealiter uit op 945 tot 950 uur. Een overschrijding van 5 tot 10 uur is dus niet te voorkomen. Als de leerkracht bereid is de extra 5 á 10 uur les te geven (waardoor deze wat minder uren voor de overige taken overhoudt) is dat prima. Zo niet, dan moeten deze uren worden vervangen. Dit laatste betekent overigens niet dat de leerkracht dan vrij is, want het aantal in te roosteren arbeidsuren op de werkdagen wordt door voltijders in ongeveer 38 á 39 werkweken en enkele dagen in de vakantie, nooit overschreden.
Bij deeltijders is de maximale lestaak afhankelijk van de aanstelling. Als er elk jaar op de vaste lesdagen op jaarbasis teveel lesuren worden ingeroosterd, is de grootte van de aanstelling gewoon te klein. Net zoals wanneer een deeltijder elk jaar (zonder ambulantie) elk jaar veel nietingeroosterde lesuren overhoudt, de aanstelling kennelijk te groot is.
Daarnaast vallen vakantiedagen en studiedagen niet altijd bij elke deeltijder in gelijke mate op hun vaste lesdagen. Elk jaar een kleine variatie in het aantal ingeroosterde lesuren is dus normaal.
het lesrooster aanpassen
Als de netto onderwijstijd bij gelijke lestijden ver boven de 940 uitkomt, moet er iets veranderen aan het les- of vakantierooster. Hoe meer de onderwijstijd boven de 940 uur komt, hoe meer lesuren voltijders en deeltijders boven hun maximale lestaak uitkomen.
Lees hier hoe je een lesrooster maakt dat beter aansluit.
De geplande overige taken
Wanneer in het verleden de verdeling van de overige taken een beetje uit de losse pols gebeurde, moet je niet vreemd opkijken dat wanneer je dat eens precies in kaart brengt, blijkt dat veel collega’s veel meer taken krijgen toebedeeld dan waarvoor binnen de voor de overige taken berekende uren ruimte is. Hoe los ik dat op?
De verkeerde ‘oplossing’
Niet zelden wordt dit ‘opgelost’ door deze collega’s dan toe te staan een aantal dagen ‘eerder naar huis te gaan‘. Om een paar redenen is dat natuurlijk onzin.
Ten eerste is een school geen sigarenfabriek en verandert ‘eerder naar huis mogen gaan‘ helemaal niets aan de hoeveelheid toebedeelde overige taken. De tijd die je op school doorbrengt staat namelijk niet gelijk aan werktijd. Je werktijd (arbeidsduur) wordt bepaald door de ingeroosterde lesduur, het voor- en nawerk en de geplande activiteiten PDI en overige taken. Dus je korter of langer ‘binnen de schoolmuren bevinden‘ verandert helemaal niets aan je volgens het werkverdelingsplan hoeveelheid toebedeelde taken en activiteiten. Buiten de lestaak kunnen de andere taken deels op school en deels op eigengekozen plaats en tijd verrichten.
aanwezigheidstijd
In samenhang daarmee dient sinds 2018 op elke school samen met het team te worden afgesproken hoe lang iedereen voor en na lestijd minimaal op school aanwezig is voor noodzakelijke intercollegiale en andere contacten, de zogenoemde aanwezigheidstijd.
Wat overigens niet betekent dat de aanwezigheidstijd per definitie ook gelijk staat aan werktijd. Het staat namelijk iedereen vrij deze aanwezigheidstijd naar eigen goeddunken in te vullen, mits naast de lestaak alle andere afgesproken taken (voor- en nawerk, overige taken etc.) maar naar behoren verricht worden en waar en wanneer dat gebeurt doet in veel gevallen niet ter zake.
Lees hier hier meer over valkuilen bij de inroostering.
Mogelijke oplossingen
Als er bij veel teamleden veel te veel uren voor de overige taken blijken te zijn ingepland, zijn er verschillende mogelijkheden om dit (deels) op te lossen.
De eerste mogelijkheid is om nog eens goed te kijken naar het realiteitsgehalte van het aantal afgesproken uren per taak. Misschien is hier en daar het aantal afgesproken uren wel wat erg ruim gesteld.
teamvergaderingen
Als bijvoorbeeld voor de deelname aan teamvergaderingen voor iedereen een vast aantal uren geldt, is het realistischer dit te laten afhangen van de werkelijke aanwezigheid hierbij. Als deeltijders hieraan op hun vaste werkdagen in ongeveer gelijke mate deelnemen, kan het aantal uren hiervoor worden vastgesteld in verhouding tot hun aanstelling.
studiedagen
De uren die worden besteed aan studiedagen vallen normaal gesproken onder de overige taken. Wanneer er op een school 6 studiedagen zijn gepland en een werkdag 8 uur is, hakken de daarvoor benodigde 48 uren vooral bij deeltijders al flink in het beschikbare aantal uren voor de overige taken.
Maar vaak worden ‘studiedagen’ slechts deels en soms helemaal niet besteed aan een studieonderwerp met een spreker of gespreksleider, maar aan activiteiten die vallen onder het voor- en nawerk of andere activiteiten die al tot de overige taken behoren, zoals werkgroepen of (bouw)vergaderingen, waarvan de uren in rubriek B al ingevuld zijn.
Maar ook als een studiedag wél een echte studiedag is, zal slechts een deel van de werkdag daadwerkelijk aan de activiteit studiedag besteed worden, dus in de praktijk misschien exclusief pauzes maar drie of vier uur.
Dus al hebben we extra ingeroosterde deeltijders per studiedag de standaarduren van 8 of 8:30 uur per werkdag extra ingeroosterd in rubriek F op de eerste pagina, betekent dat dus niet dat we in rubriek B op de tweede pagina voor de activiteit studiedag óók 8 of 8:30 per studiedag moeten invullen, maar alleen de uren die écht aan deze activiteit besteed worden.
2. uitroosteren lesuren
Ook een striktere afpaling van wat wel of niet tot de ingeroosterde lesuren moet worden gerekend kan een beetje helpen. Bepaalde activiteiten ‘onder lestijd’ waarbij voor de leerkracht eerder van een toezichthoudende dan van een lestaak kan worden gesproken, kunnen als lestijd worden uitgeroosterd. Dit levert bij een opslagpercentage van 40% per lesuur 1:24 uur extra overige taakuren op. De betreffende activiteit moet dan natuurlijk wel weer met de bijbehorende uren worden opgevoerd in rubriek B bij de overige taken.
Dit geldt bijvoorbeeld ook voor de uren waarop een vakleerkracht de groep overneemt. Het mes snijdt hierbij aan twee kanten, want ieder uitgeroosterd lesuur vermindert niet alleen de ingeroosterde lestaak, maar zorgt dus ook voor iets meer dan een uur aan overige takentijd op.
Als niets meer helpt
Als het aantal geplande activiteiten overige taken bij veel teamleden na toepassing van bovenstaande suggesties nog steeds te groot is voor het aantal beschikbare uren, is er geen andere conclusie mogelijk dan dat het aantal overige taken kennelijk te groot is. In dat geval neemt het team dus meer hooi op zijn vork dan waarvoor er binnen de arbeidsduur ruimte is.
Het schrappen van een aantal taken of het verminderen van het aantal deelnemers per activiteit is dan nog de enige oplossing.