De verdeling van de overige taken in het PO
Alle activiteiten die samenhangen met het werk moeten zijn ondergebracht in één van de vier jaartaakonderdelen: het PDI-budget, de lestaak, het voor- en nawerk of de overige taken. Activiteiten die niet horen bij het PDI-budget of de lestaak, horen bij het voor- en nawerk of de overige taken. Bij sommige activiteiten is het niet zo duidelijk of ze bij het voor- en nawerk horen of bij de overige taken. Afspraken daarover beïnvloeden de benodigde grootte van de opslagfactor: hoe meer activiteiten binnen het voor- en nawerk vallen, hoe groter de opslagfactor moet zijn.
De urenberekening en verdeling van de overige taken op het teamlidblad
de urenberekening op de eerste pagina
Op het teamlidblad worden de uren van het PDI-budget berekend op basis van de aanstelling, het salarisnummer (bij beginnende leerkrachten) en de leeftijd. Op basis van de lesdagen worden de ingeroosterde uren van de lestaak berekend en met een opslagfactor hierover de uren voor het voor- en nawerk. De uren die dan nog van de arbeidsduur overblijven, zijn bestemd voor de overige taken. Deze berekening vind je op de eerste pagina van elk teamlidblad.
de verdeling van de overige taken op de tweede pagina
Op de tweede pagina kunnen in rubriek B de afgesproken taken/activiteiten worden ingevuld met het bijbehorend aantal uren dat daarvoor volgens afspraak voor elke activiteit is uitgetrokken.
Wanneer er aan een teamlid teveel activiteiten worden toebedeeld waardoor het urentotaal hiervan groter is dan het berekend beschikbare aantal, ontstaat in feite overwerk. Er kunnen dus voor de overige taken nooit méér uren worden gepland dan er beschikbaar zijn.
De lijst o.t.
Op het werkblad ‘lijst o.t.’ kun je een lijst maken van alle afgesproken overige taken, de afgesproken uren per taak en het aantal deelnemers aan een activiteit. Houd er rekening mee dat als je een overzicht maakt van wie bij welke activiteit is ingedeeld, alleen de activiteiten worden meegenomen die in de lijst staan.
het invoerscherm voor de overige taken
Als je de planner voor het eerst gebruikt, kun je via het activiteiteninvoerscherm (klik in rubriek B op de nummerbalk) een nieuwe activiteit zowel aan de lijst als aan het betreffende teamlidblad toevoegen. Bij het ingebruiknemen van een nieuwe planner, kun je de aangelegde lijst importeren uit je oude planner.
Gebruik deze lijst en het invoerscherm zoveel mogelijk bij het invullen van rubriek B op de teamlidbladen, want alleen activiteiten die op de lijst en het teamlidblad identiek gespeld zijn, worden in het overzicht meegenomen.
een activiteit op meerdere teamlidbladen tegelijk invullen
Je kunt een activiteit op meerdere teamlidbladen in één keer invullen. Selecteer de tabs van de betreffende teamlidbladen en vul de activiteit op de onderste regel* van rubriek B in. Omdat het invoerscherm bij de selectie van meerdere bladen niet werkt, moet je dat in dit geval met de hand invullen. Zorg er dus voor dat de activiteit net zo wordt gespeld als in de lijst.
* Door het op de onderste regel in te vullen, voorkom je dat een al ingevulde activiteit wordt overschreven. Let er op dat wanneer je op deze manier nog meer activiteiten invult, je op de tweede pagina van elk ingevuld teamlidblad bovenaan op de sorteerknop klikt. Hierdoor wordt de onderste regel weer leeg en voorkom je dat deze alsnog wordt overschreven.
Wat te doen als bij iedereen veel te veel activiteiten zijn ingevuld
Wanneer in het verleden van de verdeling van de overige taken niet zo veel werk werd gemaakt, kan de eerste invulling soms nogal confronterend zijn wanneer blijkt dat veel teamleden veel meer taken hebben toebedeeld gekregen dan waarvoor zij volgens de berekening tijd voor hebben. Lees hier wat je daaraan doen kunt.