De verdeling van de overige taken in het PO
Alle activiteiten die samenhangen met het werk moeten zijn ondergebracht in één van de vier jaartaakonderdelen: het PDI-budget, de lestaak, het voor- en nawerk of de overige taken. Activiteiten die niet horen bij het PDI-budget of de lestaak, horen bij het voor- en nawerk of de overige taken. Bij sommige activiteiten is het niet zo duidelijk of ze bij het voor- en nawerk horen of bij de overige taken. Afspraken daarover beïnvloeden de benodigde grootte van de opslagfactor: hoe meer activiteiten binnen het voor- en nawerk vallen, hoe groter de opslagfactor moet zijn.
De urenberekening en verdeling van de overige taken op het teamlidblad
de urenberekening op de eerste pagina
Op het teamlidblad worden de uren van het PDI-budget berekend op basis van de aanstelling, het salarisnummer (bij beginnende leerkrachten) en de leeftijd.
Op basis van de lesdagen worden de ingeroosterde uren van de lestaak berekend en met een opslagfactor hierover de uren voor het voor- en nawerk. De uren die dan nog van de arbeidsduur overblijven, zijn bestemd voor de overige taken. Deze berekening vind je op de eerste pagina van elk teamlidblad.
de verdeling van de overige taken op de tweede pagina
Op de tweede pagina kunnen in rubriek B de afgesproken taken/activiteiten worden ingevuld met het bijbehorend aantal uren dat daarvoor volgens afspraak voor elke activiteit is uitgetrokken.
Wanneer er aan een teamlid teveel activiteiten worden toebedeeld waardoor het urentotaal hiervan groter is dan het berekend beschikbare aantal, ontstaat in feite overwerk.
Er kunnen dus voor de overige taken nooit méér uren worden gepland dan er beschikbaar zijn.
De lijst o.t.
Op het werkblad ‘lijst o.t.’ kun je een lijst maken van alle afgesproken overige taken, de afgesproken uren per taak en het aantal deelnemers aan een activiteit. Houd er rekening mee dat als je een overzicht maakt van wie bij welke activiteit is ingedeeld, alleen de activiteiten worden meegenomen die in de lijst staan.
het invoerscherm voor de overige taken
Als je de planner voor het eerst gebruikt, kun je via het activiteiteninvoerscherm (klik in rubriek B op de nummerbalk) een nieuwe activiteit zowel aan de lijst als aan het betreffende teamlidblad toevoegen. Bij het ingebruiknemen van een nieuwe planner, kun je de aangelegde lijst importeren uit je oude planner.
Gebruik deze lijst en het invoerscherm zoveel mogelijk bij het invullen van rubriek B op de teamlidbladen, want alleen activiteiten die op de lijst en het teamlidblad identiek gespeld zijn, worden in het overzicht meegenomen.
een activiteit op meerdere teamlidbladen tegelijk invullen
Je kunt een activiteit in één keer op meerdere teamlidbladen tegelijk invullen.
Selecteer de tabs van de betreffende teamlidbladen en vul de activiteit op de onderste regel* van rubriek B in. Omdat het invoerscherm bij de selectie van meerdere bladen niet werkt, moet je dat in dit geval met de hand invullen. Zorg er dus voor dat de activiteit net zo wordt gespeld als in de lijst.
* Door het op de onderste regel in te vullen, voorkom je dat een al ingevulde activiteit wordt overschreven. Let er op dat wanneer je op deze manier nog meer activiteiten invult, je op de tweede pagina van elk ingevuld teamlidblad bovenaan op de sorteerknop klikt. Hierdoor wordt de onderste regel weer leeg en voorkom je dat deze alsnog wordt overschreven.
De verdeling van de overige taken in de praktijk
intekenlijst ophangen of versturen per mail
Een intekenlijst om op te hangen maak je heel eenvoudig door het activiteitenoverzicht van de planner af te drukken, waarbij je zelf kiest hoeveel lege (inteken)regels tussen elk item moet worden overgeslagen.
Een intekenlijst kan ook aan iedereen uitgedeeld of naar iedereen als PDF gemaild worden. In het laatste geval kan ook de o.t.-lijst verzonden worden.
teamlidbladen versturen
Voor je als teamlid taken kunt kiezen, zul je wel bij benadering moeten weten hoeveel taakuren je in totaal beschikbaar hebt. Dat weet je pas precies als je na de eerste inroostering met iedereen hebt afgesproken in hoeverre nog lesuren in- of uitgeroosterd worden.
Maar in dit stadium ben je misschien nog niet zover, en kun je ook volstaan met de voorlopige berekening op het teamlidblad.
Naast de o.t.-lijst met items en de afgesproken uren en deelnemers per item, stuur je iedereen dus ook het (voorlopige) teamlidblad met het verzoek om voor de zekerheid niet meer dan zo’n 90% van de beschikbare overige takentijd te besteden*.
Iedereen kan dan de gekozen taken invullen op de opgehangen intekenlijst of in rubriek B van het eigen teamlidblad**. In het laatste geval kan het teamlid zelf ook de afgesproken uren invullen en beter in de gaten houden of de gekozen taken passen binnen de beschikbare tijd
*Het is sowieso een goed idee niet alle taakuren vol te plannen, zodat er nog ruimte blijft voor nieuwe onvoorziene activiteiten die zich in de loop van het schooljaar kunnen voordoen, zoals een ingelaste studiedag, extra vergaderingen enz..
**Als de taken op het teamlidblad moeten worden ingevuld, is het handiger de teamlidbladen op papier af te drukken en uit te delen ipv. per mail versturen. Je kunt er dan ook voor kiezen alleen de 2e pagina van elk teamlidblad af te drukken.
Vul vooraf eerst de vaste taken/activiteiten in als vergaderingen en studiedagen voordat je de o.t.-intekenlijst en/of het teamlidblad rondstuurt
Teamvergaderingen en studiedagen vallen doorgaans binnen de overige taken. Het is niet handig wanneer na de taakverdeling blijkt dat sommigen geen overigetaakuren meer over hebben voor de teamvergaderingen of studiedagen.
Vul dus nog vóór je intekenlijsten en teamlidbladen rondstuurt bij iedereen eerst de uren in voor dit soort noodzakelijke activiteiten. Het is dan bij iedereen duidelijk hoeveel uren er nog over zijn voor de andere overige werkzaamheden.
bepaal het aantal uren voor vergaderingen en studiedagen naar rato van de aanstelling en deelname
De tijd voor het bijwonen van vergaderingen en studiedagen vul je op de o.t.-lijst in als de tijd die voor een voltijder geldt.
Het vooraf invullen van deze taken en tijden in rubriek B (2e pagina) op elk teamlidblad doe je heel snel door alle teamlidbladen te selecteren en dit dan slechts éénmaal in te vullen. Selecteer en vul 1 t/m 100 wel apart in van 101 t/m 120. Denk er ook aan de activiteit precies zo te spellen als op de o.t.-lijst, want het activiteiteninvoerformulier werkt niet bij meerdere geselecteerde teamlidbladen.
uren aanpassen
Aan de vooraf ingevulde tijden bij deze voor iedereen noodzakelijke activiteiten als teamvergaderingen en studiedagen, hoeven voltijders niets meer te veranderen.
Deeltijders passen de uren eventueel zelf aan naar rato van hun aanstelling of deelname. De vergadertijd* wordt dus berekend door de ingevulde standaardtijd van de voltijder te vermenigvuldigen met de eigen werktijdfactor, en de uren voor de studiedagen volgens het aantal dagen dat wordt deelgenomen.
Je kunt voordat je de teamlidbladen rondstuurt, dit aanpassen van de uren uiteraard ook eerst zelf doen.
*Het is dan wel zaak die vergaderingen gedurende het schooljaar gelijkmatig over het eerste en tweede deel van de week te verdelen. Ook studiedagen kunnen beter gelijkelijk over het eerste en tweede deel van de week verspreid worden.
het ingevulde aantal uren voor studiedagen in F en B zijn meestal niet even groot
In rubriek F op de eerste pagina van het teamlidblad worden per extra ingeroosterde studiedag/werkdag de standaarduren van een werkdag ingevuld, dus doorgaans 8 of 8:30 uur. Op die manier telt deze dag voor evenveel arbeidsuren als bij de teamleden bij wie een studiedag op een reguliere werkdag valt.
Bij iedereen die een studiedag bijwoont, dus ongeacht of deze op een reguliere werkdag valt of extra is ingeroosterd in F, moeten de uren van die studiedagen echter ook worden opgevoerd bij de overige taken in rubriek B op de tweede pagina. Maar de echte duur van de studiedag is meestal korter dan de standaard 8 of 8:30 uur van een werkdag. Vul hier dus alleen de uren in die echt aan de activiteit studiedag worden besteed. Op deze manier voorkom je dat de studiedagen een te groot beslag op de uren voor de overige taken leggen.
Wanneer een (deel van) een studiedag aan andere zaken wordt besteed, voer je die andere activiteiten en bijbehorende uren alleen in wanneer zij nog niet in B zijn genoemd. Wanneer dus (een deel van) de studiedag wordt besteed aan een plenaire vergadering waarvan de uren al binnen het item vergaderingen zijn begroot, of wanneer het team dan bijvoorbeeld aan taken werkt die al onder het voor- en nawerk vallen, hoeven deze activiteiten en bijbehorende uren uiteraard niet nogmaals te worden opgevoerd.
Wat te doen als bij iedereen veel te veel activiteiten zijn ingevuld?
Wanneer in het verleden van de verdeling van de overige taken niet zo veel werk werd gemaakt, kan een eerste invulling op de oude wijze nogal confronterend zijn, wanneer blijkt dat veel teamleden veel meer taken hebben toebedeeld gekregen dan waarvoor zij volgens de berekening tijd hebben.
Hier lees je wat je daaraan kunt doen.