Help, ik zie allemaal rode cijfers op het formatieoverzicht!
Wanneer je de planner voor de allereerste keer invult, kan het gebeuren dat je op het formatieoverzicht en de teamlidbladen veel rode getallen ziet verschijnen. De ontdekking dat je veel teamleden misschien al jaren veel te veel lesuren, overige taken of werkdagen hebt ingeroosterd, kan confronterend zijn en je misschien doen besluiten de boel maar weer in een hoek te smijten onder het motto: wat niet weet, wat niet deert. Maar bedenk dat de planner, mits correct ingevuld, alleen maar de boodschapper is, dus don’t kill the messenger, maar wees blij eindelijk eens duidelijkheid te hebben. En vooral, doe er iets mee!
Een ontmoedigend overzicht
Als je in voorgaande jaren nooit een instrument gebruikte bij de inroostering en werkverdeling, bestaat natuurlijk de kans dat bij eerste invulling blijkt dat je je collega’s misschien al jaren ongemerkt met veel te veel ingeroosterde lesuren, werkdagen of overige taken hebt opgezadeld.
De jaartaakoverzichten dan toch zonder verder commentaar doorsturen naar het team is dan niet zo handig en daarom geen optie. Maar wat dan wel te doen?
Plan van aanpak
werkblad lesurenberekening
ingeroosterde les- en arbeidsuren
werkblad lesurenberekening – checklist
rubriek A
- Zijn de groepsnummers ingevuld en is bij de aparte lestijd van één groep het groepsnummer wel twee keer ingevuld?
- Zijn alle tijden correct ingevuld met een dubbele punt?
- De middagpauze telt niet mee bij de lestijd; houd deze dus buiten het aantal lesuren per dagdeel.
rubriek B
- Klopt het aantal weken van elke vakantie?
rubriek C
- Is bij de studiedagen de v wel in een s veranderd?
rubriek D
- Kloppen de ingevulde les- en arbeidsuren?
rubriek E
- Is de netto lestijd wel 7520 of meer?
Als de berekende netto lestijd veel meer dan 7520 uur is, zullen de meeste leerkrachten gezien hun aanstelling (veel) te veel lesuren worden ingeroosterd.
rubriek G
- Is de standaardverdeling van de arbeidsuren over de weekdagen goed ingevuld en is dit wel 40 uur in totaal?
- Is de afgesproken opslagfactor juist ingevuld?
De ingeroosterde lesuren
voltijders
Dat voltijders bij eerste invulling meer lesuren worden ingeroosterd dan hun maximale lestaak van 940 uur, is bij een netto onderwijstijd (voor de leerlingen) van meer dan 940 uur onvermijdelijk. Bij gelijke lestijden in alle groepen moet de minimale onderwijstijd 940 uur zijn, en omdat we een kleine marge voor noodgevallen zullen aanhouden, komt de netto onderwijstijd idealiter uit op 945 tot 950 uur. Een overschrijding van 5 tot 10 uur is dus niet te voorkomen. Als de leerkracht bereid is de extra 5 á 10 uur les te geven (waardoor deze wat minder uren voor de overige taken overhoudt) is dat prima.
Zo niet, dan moeten deze uren worden vervangen. Dit laatste betekent overigens niet dat de leerkracht dan vrij is, want het aantal in te roosteren arbeidsuren op de werkdagen wordt door voltijders in ongeveer 38 á 39 werkweken en enkele dagen in de vakantie, nooit overschreden.
deeltijders
Daarnaast vallen vakantiedagen en studiedagen niet altijd bij elke deeltijder in gelijke mate op hun vaste lesdagen. Elk jaar een kleine variatie in het aantal ingeroosterde lesuren is dus normaal.
het lesrooster sluit niet aan bij de aanstellingen
Op veel scholen worden aanstellingen gegeven van 8 uur per dag.
Dit sluit prima aan op een school met 5 gelijke lesdagen, maar in veel gevallen niet op een school met bijvoorbeeld een kortere lestijd op woensdag.
De aanstelling bepaalt de maximale lestaak. Een aanstelling van bijvoorbeeld 16 uur voor twee lange lesdagen, bijvoorbeeld een maandag en een dinsdag, levert te weinig lesuren op om een heel jaar les te kunnen geven, terwijl een aanstelling van 16 uur voor een dinsdag en een woensdag juist weer een maximale lestaak oplevert die eigenlijk groter is dan nodig.
Hoe op zo’n school de aanstelling aansluit bij de benodigde lesuren, is dus afhankelijk van de combinatie van de lesdagen.
Het enige dat er op zo’n school dus opzit, is óf het lesrooster omzetten naar 5 gelijke lesdagen, óf het benoemingsschema aanpassen naar bijvoorbeeld 8:30 uur voor een lange lesdag en 6 uur voor de woensdag. Een aanstelling voor twee lange dagen wordt dan 17 uur, voor maandag t/m woensdag 23 uur, voor 4 lange lesdagen 34 uur, enz..
veranderen benoemingsschema meestal geen optie
Het veranderen van het benoemingsschema echter zal in de praktijk geen optie zijn, omdat het bestuur dat niet wil of omdat dan ook bestaande aanstellingen moeten worden aangepast.
het lesrooster aanpassen aan het benoemingsschema is de beste optie
Overstappen op een 5 gelijke lesdagenmodel is dus verreweg de beste optie. En als we eerlijk zijn is er eigenlijk geen enkele reden meer waarom je op woensdag korter les zou geven dan op de andere dagen. Behalve dan ‘dat we het zo gewend zijn‘ , maar dat is natuurlijk geen reden.
Lees meer over de disbalans tussen aanstellingen en benodigde lesuren
de netto lestijd niet boven de 940 á 950 uur laten uitkomen
Een andere oorzaak van de misaanpassing tussen aanstellingen en de benodigde lesuren, is een les- en vakantierooster dat jaarlijks een netto onderwijstijd oplevert dat ver boven de 940 uur uitkomt.
Bij geljke lestijden in alle groepen is een onderwijstijd van 940 uur voldoende. Met een kleine marge van 5 á 10 uur voor calamiteiten volstaat dus 940 á 950 uur.
De ingeroosterde arbeidsuren in werkdagen
Als teamleden méér arbeidsuren zijn ingeroosterd dan hun jaarlijkse arbeidsduur, is het aantal ingeroosterde werkdagen te groot en is er in feite sprake van overwerk.
Dit kan allen maar gecorrigeerd worden door een aantal werkdagen uit te roosteren, of door deze dagen extra uit te betalen.
Voltijders zullen in 38 á 39 schoolweken overigens nooit volledig, dus voor 1659 uur, in werkdagen worden ingeroosterd. Dit is zoals elders al uitvoerig besproken, geen enkel probleem, omdat het geen invloed heeft op de volgens de werkverdeling toebedeelde taken (die immers altijd voor de volledige arbeidsduur is ingepland met (les)taken – m.u.v. wellicht van het PDI-budget).
Voltijders zullen inclusief enkele extra werkdagen in de zomervakantie) op de meeste scholen voor ongeveer 96% van hun arbeidsduur in werkdagen zijn ingeroosterd.
Wanneer een deeltijder volgens de vaste werkdagen elk jaar steeds te veel werkdagen wordt ingeroosterd, betekent dat dus dat deze gewoon een te kleine aanstelling heeft. Zo’n deeltijder zal in veel gevallen dan ook volgens de vaste lesdagen veel te veel lesuren worden ingeroosterd.
De geplande overige taken
Wanneer in het verleden de verdeling van de overige taken een beetje uit de losse pols gebeurde, moet je niet vreemd opkijken dat wanneer je dat eens precies in kaart brengt, blijkt dat veel collega’s veel meer taken krijgen toebedeeld dan waarvoor binnen de voor de overige taken berekende uren ruimte is. Hoe los ik dat op?
Hoe weet ik of er in het team wel voldoende tijd is voor alle taken die in de lijst o.t staan?
Je kunt dit heel eenvoudig zelf uitrekenen.
Onderaan het formatieoverzicht staat onder regel 100 het wtf-totaal van de aanstellingen van het OP en dit OOP. Een voltijder die 940 lesuren is ingeroosterd, heeft 220 uur overige taken. Als je het wtf-totaal vermenigvuldigt met 220 heb je een vrij nauwkeurige schatting van het totaal aantal beschikbare uren voor de overige taken binnen het team.
Rechtsonderaan het werkblad lijst o.t. staat het totaal van de activiteiten op basis van het aantal deelnemers aan elke activiteit. Als het hierboven berekende beschikbare aantal uren past binnen dit lijsttotaal, is er in theorie dus voldoende tijd binnen het team beschikbaar.
En als dat niet zo is, ontkom je er niet aan het aantal activiteiten en/of deelnemers zodanig te verkleinen dat het wél binnen de beschikbare uren past.
voorbeeld
Het wtf-totaal onder regel honderd is 16,8
16,8 x 220 = 3696 uren
Het urentotaal onderaan de lijst o.t. is 4032 uren
Dit past dus niet; er zullen taken geschrapt moeten worden en/of het aantal deelnemers bij sommige activiteiten verminderd.
De verkeerde ‘oplossing’
Niet zelden wordt een teveel aan geplande lesuren of overige taken ‘opgelost’ door deze collega’s dan toe te staan een aantal dagen ‘eerder naar huis te gaan‘. Om een paar redenen is dat natuurlijk onzin.
Ten eerste is een school geen sigarenfabriek en verandert ‘eerder naar huis mogen gaan‘ helemaal niets aan de hoeveelheid toebedeeld werk volgens het werkverdelingsplan.
Aanwezigheid op school staat dus niet gelijk aan werktijd – het is slechts aanwezigheidstijd. De werktijd (arbeidsduur) wordt bepaald door de ingeroosterde lestaak, het voor- en nawerk, de geplande activiteiten PDI en de overige taken. Je korter of langer ‘binnen de schoolmuren bevinden‘ verandert helemaal niets aan de volgens het werkverdelingsplan hoeveelheid toebedeelde taken en activiteiten. Buiten de lestaak kun je veel andere taken deels op school en deels op eigengekozen plaats en tijd verrichten.
aanwezigheidstijd
In samenhang daarmee moet sinds 2018 op elke school samen met het team worden afgesproken hoe lang iedereen voor en na lestijd minimaal op school aanwezig is voor noodzakelijke intercollegiale en andere contacten; de zogenoemde aanwezigheidstijd.
Wat dus niet betekent dat de aanwezigheidstijd per definitie ook gelijk staat aan werktijd. Het staat namelijk iedereen vrij deze aanwezigheidstijd naar eigen goeddunken in te vullen, mits naast de lestaak alle andere afgesproken taken (voor- en nawerk, overige taken etc.) maar naar behoren verricht worden en of dat op school, thuis of elders gebeurt, doet in veel gevallen niet ter zake.
Lees meer over de valkuilen bij de inroostering
Mogelijke oplossingen
Als er bij veel teamleden veel te veel uren voor de overige taken blijken te zijn ingepland, zijn er verschillende mogelijkheden om dit (deels) op te lossen.
1. de toekenning van uren aan de overige taken
teamvergaderingen
studiedagen
De uren die worden besteed aan studiedagen vallen normaal gesproken onder de overige taken. Wanneer er op een school 6 studiedagen zijn gepland en een werkdag 8 uur is, hakken de daarvoor benodigde 48 uren vooral bij deeltijders al flink in het beschikbare aantal uren voor de overige taken.
Maar vaak worden ‘studiedagen’ slechts deels en soms helemaal niet besteed aan een studieonderwerp met een spreker of gespreksleider, maar aan activiteiten die vallen onder het voor- en nawerk of andere activiteiten die al tot de overige taken behoren, zoals werkgroepen of (bouw)vergaderingen, waarvan de uren in rubriek B al ingevuld zijn.
Maar ook als een studiedag wél een echte studiedag is, zal slechts een deel van de werkdag daadwerkelijk aan de activiteit studiedag besteed worden, dus in de praktijk misschien exclusief pauzes maar drie of vier uur.
Dus al hebben we extra ingeroosterde deeltijders per studiedag de standaarduren van 8 of 8:30 uur per werkdag extra ingeroosterd in rubriek F op de eerste pagina, betekent dat dus niet dat we in rubriek B op de tweede pagina voor de activiteit studiedag óók 8 of 8:30 per studiedag moeten invullen, maar alleen de uren die écht aan deze activiteit besteed worden.
2. uitroosteren lesuren
Ook een striktere afpaling van wat wel of niet tot de ingeroosterde lesuren moet worden gerekend kan een beetje helpen. Bepaalde activiteiten ‘onder lestijd’ waarbij voor de leerkracht eerder van een toezichthoudende dan van een lestaak kan worden gesproken, kunnen als lestijd worden uitgeroosterd. Dit levert bij een opslagpercentage van 40% per lesuur 1:24 uur extra overige taakuren op. De betreffende activiteit moet dan natuurlijk wel weer met de bijbehorende uren worden opgevoerd in rubriek B bij de overige taken.
Dit geldt bijvoorbeeld ook voor de uren waarop een vakleerkracht de groep overneemt. Het mes snijdt hierbij aan twee kanten, want ieder uitgeroosterd lesuur vermindert niet alleen de ingeroosterde lestaak, maar zorgt dus ook voor iets meer dan een uur aan overige takentijd op.
Als niets meer helpt
Als het aantal geplande activiteiten overige taken bij veel teamleden na toepassing van bovenstaande suggesties nog steeds te groot is voor het aantal beschikbare uren, is er geen andere conclusie mogelijk dan dat het aantal overige taken kennelijk te groot is. In dat geval neemt het team dus meer hooi op zijn vork dan waarvoor er binnen de arbeidsduur ruimte is.
Het schrappen van een aantal taken of het verminderen van het aantal deelnemers per activiteit is dan nog de enige oplossing.