De verdeling van de overige taken in het PO

De verdeling van de overige taken over het team

Met behulp van het werkblad activiteitenoverzicht verdeel je de taken eerlijk en transparant over het team. Voordat je met die verdeling begint, is het noodzakelijk eerst met elkaar af te spreken welke taken in welke bezetting verricht worden, en te beoordelen of het totale urenbeslag daarvan wel past binnen de tijd die daarvoor binnen het gehele team beschikbaar is.
Wanneer de o.t.-lijst volledig is ingevuld en alle teamleden zijn ingeroosterd, is naast het werkblad o.t.-lijst te zien hoe de benodigde tijd zich verhoudt tot de beschikbare tijd.

Wanneer je de planner voor het eerst gebruikt en de verdeling van de overige taken op je school nog niet goed (inclusief afspraken over de uren per taak) geregeld is, raad ik je aan deze rubriek C op de tweede pagina van elk teamlidblad voorlopig leeg te laten totdat je hierover afspraken hebt gemaakt met het team. Je kunt eventueel wel beginnen met een taakverdeling in te vullen zonder er de bijbehorende uren bij te zetten.

Van taakbeleid naar werkverdelingsbeleid

De verdeling van de overige taken over het team vormt een belangrijk onderdeel van het werkverdelingsplan en valt daarom binnen het werkverdelingsbeleid. De term taakbeleid als aanduiding van een apart omschreven beleid voor de verdeling van de overige taken, zal ik hier daarom niet gebruiken.

Wel of geen uren tellen?

Op veel scholen is het gebruikelijk voor elke taak een aantal arbeidsuren te rekenen, zodat het totale tijdsbeslag van de toebedeelde taken voor iedereen inzichtelijk is.
In het VO wordt hier en daar geëxperimenteerd met een verdeling die niet is gebaseerd op het toe te delen aantal uren voor een taak, maar op de affiniteit met de taak. De achterliggende gedachte daarbij is dat wanneer men een taak interessant en leuk vindt om te doen, het minder belangrijk is hoeveel tijd daarmee gemoeid is. Met een speciaal ontwikkelde tool hiervoor (Werkbalans) worden de taken onderling verdeeld volgens een op het eerste gezicht nogal intensief en ingewikkeld traject, waardoor het gevaar bestaat dat alleen de verdeling van de taken op zich weer een behoorlijke taak erbij wordt.

Met TaakberekeningPO kies je er zelf voor of je wel of geen uren aan elke taak koppelt. Maar om vaagheid en op de loer liggende willekeur bij de verdeling te vermijden, adviseer ik om dit wél te doen. Bovendien maakt de koppeling van taken en uren juist duidelijk of het team wat het tijdsbeslag betreft, niet te veel hooi op zijn vork neemt.

De urenberekening van de drie taakonderdelen op pagina twee van elk teamlidblad, staat helemaal los van de urenberekening op de eerste pagina!

De samenhang tussen de berekende uren voor elk taakonderdeel op de eerste pagina en de invulling van de taken en activiteiten op de tweede pagina van het teamlidblad, wordt vaak slecht begrepen.
Die samenhang bestaat er uit dat op de eerste pagina is berekend hoeveel uren er beschikbaar zijn voor de professionalisering, duurzame inzetbaarheid en overige (school)taken, en dat op de tweede pagina slechts een overzicht kan worden ingevuld van hoe die uren over de verschillende taken en activiteiten zijn verdeeld.
De invulling van de tweede pagina heeft dus geen enkele invloed op de urenberekening op de eerste pagina!

Het totaal aantal uren van de ingevulde activiteiten mag in elk geval nooit groter zijn dan het aantal uren dat er voor dat taakonderdeel berekend is!

Elk onderdeel van het werk moet passen binnen één van de vijf jaartaakonderdelen

Er wordt nog al eens uit het oog verloren dat élke binnen het onderwijs te verrichten taak ondergebracht moet zijn binnen één van de 5 jaartaakonderdelen. De overige taken zou je dan ook kunnen beschrijven als alle taken die níet binnen de taakonderdelen professionalisering, de duurzame inzetbaarheid, de lestaak en het voor- en nawerk vallen.

Alledaagse zaken als het bijwonen van studiedagen, vergaderingen en het toezicht houden bijvoorbeeld, worden daarbij nogal eens over het hoofd gezien, ‘omdat ze nu eenmaal bij het werk horen’. En dat laatste is natuurlijk wel zo, maar dat neemt niet weg dat de tijd die hiermee gemoeid is, wel moet passen binnen de arbeidsuren van de jaartaak.

Op veel scholen wordt hier echter bij de vaststelling en verdeling van de overige taken geen rekening mee gehouden, waardoor er binnen het team feitelijk onvoldoende tijd beschikbaar is voor alle voorgenomen taken en veel teamleden ongemerkt met meer taken worden opgezadeld dan waar binnen ieders jaartaak tijd voor is!

De tijd voor een activiteit op de eerste pagina hoeft niet gelijk te zijn aan de tijd voor diezelfde activiteit op de tweede pagina

Soms wordt op de eerste pagina van het teamlidblad in rubriek F een extra werkdag ingeroosterd voor een activiteit die ook op de tweede pagina vermeld staat.

Omdat, zoals hierboven al gezegd, de ureninvulling op de tweede pagina helemaal los staat van de berekening op de eerste pagina, hoeven de uren die voor die activiteit op de eerste pagina zijn ingevuld niet per se gelijk te zijn aan de uren die voor diezelfde activiteit op de tweede pagina zijn ingevuld.

Voorbeeld

Een deeltijder woont een studiedag bij op een nietwerkdag. Omdat dit voor deze deeltijder een extra werkdag is, is deze extra ingeroosterd in rubriek F op de eerste pagina van het teamlidblad. We houden daarbij de standaardtijd van die dag aan, dus bijv. 8:30 uur.
Omdat de studiedagactiviteit in werkelijkheid ongeveer vijf uur duurt, worden op de tweede pagina alleen de uren van de activiteit ingevuld, dus vijf uur.
Dit laatste vullen we overigens ook in bij de voltijders en de deeltijder die de studiedag op hun werkdag bijwonen; ook bij hen vullen we op de tweede pagina alleen de uren in die de activiteit zelf duurt.
Op deze wijze voorkomen we dat de uren van sommige activiteiten een te groot beslag leggen op de beschikbare uren voor het betreffende taakonderdeel.

Hoeveel uren zijn er binnen het team totaal beschikbaar voor de overige taken?

Door in de planner in de lijst o.t. alle taken in te vullen met de daarbij benodigde uren per taak en het gewenste aantal deelnemers per taak, is onderaan de lijst het benodigd totaal aantal uren te zien (zie hieronder). Denk er daarbij aan hierin ook alle studiedagen en vergaderingen op te nemen die niet binnen één van de andere vier jaartaakonderdelen vallen.

studiedagen
De uren van de studiedagen gaan in veel gevallen van de uren voor de Overige taken af. Voor een extra ingeroosterde dag (in rubriek F) waarop een deeltijder op een nietwerkdag een studiedag bijwoont, rekenen we de uren van een hele dag, dus bijv. 8 of 8:30 uren. Aangezien de activiteiten van een studiedag zelf doorgaans korter zullen duren, vullen we daarom bij de overige taken in rubriek C (tweede pagina teamlidblad) alleen de uren in van de activiteit zelf, dus bijv. 4 of 5 uur (zie ook het al genoemde voorbeeld hierboven).
Aanbevolen wordt deze studiedagen elk jaar in de lijst op het werkblad lijst o.t. op te nemen, met in de eerste kolom het aantal uren per deelnemer (zie hierboven) en in de kolom daarnaast het aantal deelnemers. De deelname aan een studiedag kan dan bij elk teamlid op de tweede pagina in rubriek C (overige taken) vanuit de lijst worden toegevoegd, of -in dit geval handiger- in één keer handmatig op alle geselecteerde teamlidbladen. Wanneer alle teamleden in principe alle studiedagen bijwonen, kunnen de uren van alle studiedagen in de ot-lijst ook met het urentotaal op één regel geclusterd worden.

vergaderingen
Ook het bijwonen van vergaderingen behoort doorgaans tot de overige taken. Uiteraard kan niet elke vergadering op een aparte regel in de o.t.-lijst vermeld worden. Zet de activiteit ‘vergadering’ daarom op de lijst met het geschat totaal aantal uren voor teamvergaderingen en pas dit aantal bij de invoer op de teamlidbladen aan wanneer een teamlid deze niet allemaal bijwoont.
Vergaderingen van werkgroepen worden niet apart vermeld, want de benodigde tijd hiervoor wordt inbegrepen in de afgesproken tijd per werkgroep.

toezichthoudende taken
De korte ochtendpauze wordt zowel voor de leerlingen als de leerkrachten doorgaans tot de lestijd gerekend, maar eventuele toezichthoudende taken tijdens de middagpauze behoren ook tot de uren voor de Overige taken.

OOP met toezichthoudende taken als een activiteit in het kader van de overige taken
Wanneer OOP wordt ingezet bij het toezicht tijdens de middagpauze, worden de uren hiervan binnen de overige taken opgenomen. Zij kunnen dan bijvoorbeeld een half uur vóór aanvang van de toezichthoudende taak van lesuren worden uitgeroosterd om zelf pauze te houden. De uitgeroosterde lesuren (+ de daarbijhorende tijd voor het voor- en nawerk) worden dan in de berekening automatisch bij de uren voor de Overige taken gevoegd.
Het uitroosteren van de lesuren tijdens de vervroegde pauze van het OOP dat toezicht houdt, kun je op het invoerformulier invullen onderaan rubriek 4 als de wekelijkse correctie van de lesuren. Je kunt deze als alternatief ook als jaartotaal uitroosteren in rubriek E (uiteraard alléén de lesuren en niet de arbeidsuren).

OOP met toezichthoudende taken als een activiteit die als lestaak wordt beschouwd.
Het is ook mogelijk om bij het OOP de toezichthoudende taak niet als overige taak, maar als lestaak te beschouwen. Wanneer de toezichthoudende taak bijvoorbeeld een half uur duurt, en het OOP-teamlid de eigen pauze tijdens de schoollestijd ervóór of erná houdt, komt dat op een verschuiving van de lestijd neer en behoeven er dus geen lesuren te worden uitgeroosterd.

Totaal beschikbare tijd voor de Overige taken
Op het werkblad lijst o.t. is naast de benodigde tijd voor alle overige taken samen, ook het totaal van het aantal uren te zien dat alle teamleden OP gezamenlijk beschikbaar* hebben voor de Overige taken, zodat duidelijk is of dat voldoende is voor alle te verrichten taken. Wanneer de benodigde tijd groter is dan de beschikbare tijd, zal dus moeten worden afgesproken welke taken komen te vervallen, of welke taken met minder mensen kunnen worden uitgevoerd.

*) Denk er aan dat dit beschikbare urentotaal pas klopt, wanneer bij de (deels) ambulante teamleden de beschikbare uren zijn verdeeld over de ambulante functietaken en de overige taken (op het teamlidblad in rubriek K).

Moeten bij elk teamlid alle uren voor de Overige taken helemaal worden ingepland?

Overigens is het de vraag of het verstandig is om álle voor elk teamlid beschikbare uren volledig in te plannen met activiteiten. Er is dan immers geen ruimte meer voor onvoorziene taken gedurende het schooljaar, of voor aanpassing i.v.m. individuele omstandigheden. Er zou daarom een streefpercentage van inplanning kunnen worden afgesproken. Op het Formatieoverzicht is in de drie kleurkolommen achteraan in elk geval in één oogopslag te zien welk percentage van de beschikbare uren voor de drie taakonderdelen duurzame inzetbaarheid, professionalisering en overige taken bij elk teamlid al is ingepland. Zie afbeelding hieronder.

Op het Formatieoverzicht is in de op één na laatste 3 kolommen bij elk teamlid aan de kleur in één oogopslag te zien welk percentage van de beschikbare uren voor elk onderdeel al is ingepland. De kleur varieert daarbij van wit (rond 0%) naar donkergeel (rond 50%) tot donkergroen (rond 100%).

Teveel ingeplande uren overige taken moeten worden gecorrigeerd

Over het algemeen geeft men er zich te weinig rekenschap van dat de tijd die voor de overige taken beschikbaar is, beperkt is. Het voor de eerste keer inventariseren van alle taken met de tijd die daarvoor nodig is kan daarom nogal confronterend zijn. Het komt daarom nogal eens voor dat er voor de activiteiten veel meer uren worden ingepland dan er beschikbaar zijn. Op het Formatieoverzicht kleurt het vakje dat de mate van inplanning van de taken weergeeft, bij menig leerkracht dan rood. Dit kan niet genegeerd worden, want het betekent dat de omvang van de jaartaak dan is overschreden.
Dit wordt soms goedgepraat en weggestreept tegen eventueel minder ingeroosterde lesuren. Maar dat klopt natuurlijk niet, want de mínder ingeroosterde lesuren zijn in de jaartaakopbouw in rubriek J van het teamlidblad namelijk al automatisch verrekend met méér uren voor de overige taken!
Het niet corrigeren van teveel ingeplande uren bij de duurzame inzetbaarheid, professionalisering of overige taken, is dus in principe altijd fout. De teveel ingeplande uren moeten worden verminderd door activiteiten/taken te schrappen, of gecompenseerd worden door extra uitbetaling!

Lees hier meer over dit soort veelgemaakte fouten bij de inroostering.

Let op:

Voor een juiste berekening van het aantal beschikbare uren moet aan de volgende drie voorwaarden zijn voldaan:

Bij de berekening van het in totaal aantal beschikbare uren voor de overige taken zoals vermeld op de lijst o.t., worden door het programma per teamlid alleen de nog in te vullen uren opgeteld. Een correcte berekening kan dus alleen aan het begin van het werkverdelingstraject worden gemaakt, wanneer er op de teamlidbladen op de tweede pagina nog geen taken+uren zijn ingevuld.
Bij (deels) ambulante teamleden vormen de berekende nog in te vullen uren voor de functietaken en de (eventuele) overige taken één geheel. Voor een correcte berekening van de beschikbare uren voor de overige taken, moet bij deze teamleden bij de overige taken in rubriek K daarom eerst worden ingevuld hoeveel uren daarvan bestemd zijn voor de functietaken. Pas dan is het alleen voor de overige taken nog in te vullen aantal uren van deze teamleden correct.
Wanneer OOP wordt ingezet voor toezicht tijdens de middagpauze (zie hierboven) en daarbij lestijd wordt ingewisseld voor toezichttijd, moet bij dit OOP eerst de lestijd worden gecorrigeerd (wekelijks als correctie op het invoerformulier, of het jaartotaal in rubriek E), zodat de overblijvende tijd voor de overige taken bij hen op de jaartaakberekening vanzelf wordt vergroot.
Wanneer echter de toezichttijd als lestijd wordt gerekend, en voor hen alleen de pauzetijd verschuift, hoeft dit dus niet. Bij hen kan duidelijkheidshalve de toezichthoudende taak wél worden vermeld in rubriek C op de tweede pagina, maar dan zónder er uren bij te vermelden!

Het werkblad Activiteitenoverzicht

Aan het begin van het werkverdelingstraject kan dit werkblad worden gebruikt als intekenlijst voor de overige taken. Naast het werkblad kan daarbij worden aangegeven hoeveel regels onder elke activiteit ter invulling moeten worden leeg gelaten. De vetgedrukte uren zijn de afgesproken standaarduren per activiteit en het aantal personen in de laatste kolom is het afgesproken aantal deelnemers bij de betreffende activiteit.

Op het activiteitenoverzicht zijn de teamleden per activiteit ingedeeld.

Na verdeling van de overige taken en invulling daarvan op de tweede pagina op elk teamlidblad, kunnen twee verschillende overzichten worden gemaakt:

Activiteitenoverzicht: alle activiteiten met alle deelnemende teamleden (dit overzicht maak je vanaf het werkblad Activiteitenoverzicht-zie boven)
Teamoverzicht: per activiteit met de deelnemende teamleden (dit overzicht maak je vanuit het activiteiteninvoerscherm dat je vanuit elk teamlidblad of vanuit de drie lijsten kunt oproepen-zie hieronder). Dit overzicht is handig als je snel wilt zien welke teamleden bij een bepaalde activiteit zijn ingedeeld.

Door op het invoerscherm op de knop Teamoverzicht te klikken wordt er een overzicht gemaakt van de deelnemende teamleden bij de geselecteerde activiteit. Dit overzicht wordt afgebeeld onder de betreffende lijst.