Inventariseer vóór de start van het werkverdelingsproces de wensen van de teamleden ten aanzien van hun aanstelling, inzet, vaste werkdagen, een eventuele (ouderschaps)verlofopname etc. in het nieuwe schooljaar. Stel de overlegdata vast m.b.t. de besluitmomenten 3 t/m 6.

Download de nieuwe planner voor het komend schooljaar en importeer de teamgegevens van het team uit de oude planner of vul op het Formatieoverzicht de basisgegevens van elk teamlid in. Wis na het importeren op het Formatieoverzicht de teamleden die na de zomervakantie niet terugkeren en voer bij vacatures voorlopig als naam Vacature 1, 2 enz. in.
   Vul het eerste werkblad Lesurenberekening zo volledig mogelijk in. Wanneer van elk teamlid de werktijdfactor (bij de vacatures de gewenste wtf), de categorie van de duurzame inzetbaarheid (houd bij de vacatures voorlopig <57 aan), de vaste werkdagen (bij de vacatures de gewenste dagen) en bij de verlofopnemers de opname van het verlof duurzame inzetbaarheid is ingevuld, is van elk teamlid de ingeroosterde jaartaak (voorlopig) berekend.
   Een aparte groep hierbij vormen de opnemers van een verlof duurzame inzetbaarheid omdat hun arbeidsduur doorgaans moet worden verdeeld over een aantal vaste werkdagen per week en een aantal losse dagen door het jaar heen.

LEES MEER

Het verschil tussen de eerste en de tweede inroostering.

Neem met het team een besluit over het aantal (en de samenstelling daarvan) te vormen groepen in het nieuwe schooljaar. Je kunt hierbij het werkblad Groepsverdeling gebruiken door alleen de groepsnummers en -letters in te vullen, met in de namenkolom het aantal leerlingen.

Bespreek met elk teamlid de mogelijke inzet in het nieuwe schooljaar. Bespreek daarnaast aan de hand van een afdruk van de jaartaakberekening, de mogelijkheden van eventuele extra in- of uitroostering van les- en/of arbeidsuren.
   Maak eventueel ook afspraken over de inzet van de uren voor de duurzame inzetbaarheid en de professionalisering. Bij de invulling van deze twee laatstgenoemde taakonderdelen kan natuurlijk ook gekozen worden voor een verantwoording van de besteding achteraf.

Importeer na het afspreken van de te vormen groepen de teamgegevens uit het Formatieoverzicht naar het werkblad Groepsverdeling (het werkblad groepsverdeling kan ook handmatig worden ingevuld). Met dit werkblad (zie hieronder) maak je heel gemakkelijk één of meerdere scenario’s van de personele bezetting van de te vormen groepen.
   Begin met de bezetting van groep 1 en bouw de verdeling op t/m groep 8. Sorteer na elke regel invoer zodat alles meteen volgens groep gerangschikt wordt en je overzicht houdt. Voer onder de groepen tenslotte de ambulante functies met de werkdagen in.
   Maak afdrukken (in kleur!) van de indeling, zodat iedereen daar tijdens het werkverdelingsoverleg over kan beschikken en een goed overzicht heeft van de mogelijkheden. Neem vervolgens met het team een besluit over de personele bezetting van de groepen.

Zoals je bij de voorbereidende stappen hebt gelezen, heb je als het goed is op de lijst o.t. al een overzicht van het het totaal van de benodigde uren voor de te verdelen taken. Op het werkblad lijst o.t. is nu ook te zien hoeveel uren er binnen het team in totaliteit beschikbaar zijn voor de Overige taken. Wanneer de benodigde tijd de beschikbare tijd overtreft, moet samen met het team worden beslist welke taken afvallen, of aan welke taken minder teamleden kunnen deelnemen dan aanvankelijk gepland.
   De uiteindelijke verdeling van de taken over de teamleden kan gebeuren met behulp van de intekenlijst (zie voorbeeld hieronder) die je (vanaf versie 4.5) op het werkblad act. overzicht kunt maken. In verband met het te maken overzicht voor het werkverdelingsplan (punt 6), kun je de afgesproken verdeling van de overige taken alvast invullen op de teamlidbladen.

Wanneer de groepsverdeling, personele bezetting en de verdeling van de Overige taken is afgesproken en ingevuld in de planner, kan een kant-en-klaar werkverdelingsplan worden afgedrukt en voorgelegd aan de PMR.

Werk de teamlidbladen bij t.a.v. de eventuele extra in- en uitroostering van de minder of meer ingeroosterde les- en arbeidsuren volgens de aanstelling, bespreek dit indien nodig met elk teamlid en verstrek iedereen vóór de zomervakantie een afdruk van de 2 pagina’s van het teamlidblad. De teamlidbladen kunnen op papier of per mail als PDF-bijlage worden verspreid. Met behulp van het PDF-menu kunnen alle teamlidbladen in één opdracht als afzonderlijke PDF-bestanden worden afgedrukt (1e optie – zie hieronder).